浅谈医疗设备档案的规范管理

郝书轻

医疗设备档案是每台仪器设备的身份证明及履历鉴定，从设备的采购流程、开箱验收，运行维修记录、年检报告、到档案成册保管，档案制度化、规范化管理水平，直接体现医疗机构的救治水平及工作能力。做好仪器设备档案规范管理工作，对加速医疗机构设备建设与医疗事业发展有积极推动作用。

一、设备档案规范管理在工作中的价值和意义

建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、维修返修记录、设备使用精准度、资金的投入、创造的效益等。 完整的医疗设备档案，对于全面了解设备的性能，特别是使用和维护设备具有重要意义，建立和管理医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。

二、设备档案在归档工作中的有效措施及方法

（一）设备开箱时档案资料的收集

设备在开箱验收时，设备的使用资料同时获得，随箱资料无论说明书是英文还是中文，无论合格证是大是小，是圆还是方，无论资料塑封还是成册，都要一一收齐，不要遗漏。验收时档案员务必在场，及时填写验收记录表，并做到档案员、采购员、使用人员、供货商代表四方人员同时验收签字，资料存档。

（二）设备档案“身份证号”的获得——设备唯一编码

每台设备都是国有资产，每台设备登录进国资委的系统平台上，每台设备就会产生一个“身份证号”——固定资产编号，这个编号与设备档案盒号，就形成了这台设备的唯一编码，所以这个编码不是设备的出厂编码。

（三）设备履历表的填写

设备履历表就好比我们人这一生的经历记载，履历表填写内容较多，由使用科室兼职档案员填写，并负责对设备的使用记录、维护保养记录、检定记录进行统一登记。履历表最容易被遗忘的记录就是报废论证报告，档案员在年底收到科室待报废设备详单时，要及时告知使用科室兼职档案员填写报废报告，使仪器履历表更加完善。

（四）设备档案部分材料原件的留存

设备档案材料中供货商的备案资质，及采购中索要的一些手续资料基本都是复印件，档案员在整理归档资料时，要告知提供资料方在复印件上加盖红色印章，方能存入档案，作为有效资料保存。

（五）设备档案材料的整理

档案材料的归档整理是一项细致工序，尤其设备档案材料最五花八门，比如合格证就有大的、小的、圆的、方的，采取处理方式是，将合格证黏在A4纸上，这样做不容易丢失，方便排序和保管;对于塑封的资料，右上角无法盖归档章，处理方式为双面胶黏上口取纸，再加盖归档章;档案材料不允许使用订书钉，采用将两三页的材料用胶布黏贴成一份，较厚的档案材料，如说明书、操作指南等有的60、70页，档案员就用档案线将材料缝起来，然后排序盖归档章。

（六）设备档案互见号的建立

设备档案现在最常见的就是除说明书外，增加了光盘，光盘是不可以存放在設备档案盒内的，而要存放到声像档案中，放在防磁柜中。在档案目录中建立互见号，在纸质档案盒中可以查找说明书，同时到防磁柜中查找光盘。这个互见号是指文件与文件的互见号，不是文件与存放地点的互见号，不能只注明见防磁柜第几排第几盒，如果档案换地点存放了，那互见号就没意义了，档案就会找不到。所以要在设备档案盒内目录及声像档案目录中建立互见号，方便我们在工作中借阅、查找和归还。

三、医疗设备档案规范管理遇到的问题

（一）设备报废后，档案如何处理

仪器设备报废后，档案继续保存及撤销时限由单位根据工作情况而定，由于档案销毁程序复杂，有储存空间的单位建议，对报废的医疗设备档案继续保存三年以上，方可进行档案销毁，销毁流程与文书档案审批手续流程一致。

（二）档案员意识低，业务培训覆盖率低

档案员及兼职档案员正规继教及培训机会较少，对档案保管、收集的重要性认识不足，造成设备档案建档资料不齐全、不完善，兼职档案员对档案资料填写不认真、不及时，对设备档案使用、维修、保养、检定记录不详实，应通过档案部门的业务培训，培养和提升档案人员的理论素质和管理水平。

（三）医疗设备档案借阅高于利用开发

医疗设备档案在工作中，借阅频次较多，说明书的使用率较高，在业务资质评审与业务检查时为必查项，但档案的开发利用较少。各学科医务人员可通过设备档案资料，撰写个人学术论文，档案员可根据设备淘汰、报废原因撰写学术报告。提升设备档案重视度，促进设备档案管理规范。