浅谈实验室如何提高报告及时率

侯美倩

(北京北达智汇微构分析测试中心有限公司，北京 102401)

报告及时率，为实验室在规定的或约定的时间内报告结果的比例。

实验室各项活动的主要目的之一就是确保检测结果的有效性，检测结果有效性不仅体现在“准确性”、“公正性”，还体现在“及时性”。客户选择实验室，会考虑资质和能力、价格、服务周期。合同评审[1，2]时，报告出具截止日期也是重要的评审内容之一。

很多实验室把“高效”作为实验室质量方针，把报告及时率作为实验室的质量目标，在管理评审时会作为输入项之一。尤其是第三方检验检测机构及检测和校准实验室，提高检测效率以及报告及时率，在一定程度上就是提高市场竞争力。

1 报告及时率的统计方法

实验室可阶段性统计报告及时率，每年或从上次管理评审至本次管理评审汇总一次。可参考以下统计公式：

其中，每一份报告算1(同一报告编号，一式多份时也算1)。客户不需要报告，且实验室未报告结果的情况下，此样品单记为1，只要该样品单有未及时告知客户检测结果的项目，建议整个样品单算为“不及时”。

2 实验室报告延迟情况统计

本人调查了有代表性的7家实验室的报告延迟情况，其中A为大型第三方检测实验室，业务量大、范围广；B为中型第三方检测实验室，业务量中等，领域较少；C为事业单位实验室(接受上级布置的检测任务)，其余4家为企业内部实验室。

4家企业内部实验室均表示极少发生报告结果不及时情况，主要因为内部实验室检测工作内容、时间、频次、方法较为固定，人员充足，同类设备多，消耗品储备量大，多方面保障结果报告的及时性。

表1为A、B、C 3家实验室2019年度报告延迟情况。

由表1、图1可知，A实验室中“测试量超出负荷”、“分包”、“设备”原因导致的报告不及时排前三位。说明对于大型第三方检测实验室而言，业务人员应充分了解现阶段业务量及试验进展，短期业务量较大时，在充分考虑样品有效期及客户接受的前提下，合同评审时适当协商延长报告结果时间，增加样品分包比例；另外应加强对分包实验室的监督及考核，必要时更换分包实验室；日常加强设备的管理，适当加配，避免或减少因设备导致报告延迟。

表1 A实验室报告延迟情况表

图1 A实验室报告延迟情况示图

由表2、图2可知，B实验室中“短期内样品量太大”、“消耗品短缺”、“结果报告复核和批准不及时”导致的报告不及时排前三位。说明对于中型第三方检测实验室而言，业务人员应充分了解阶段业务量及试验进展，适当协商延长报告结果时间，可能时将样品分包检测。如果实验室处于业务上升期，及时招聘人员、引入LIMS系统、加配设备等；关注消耗品库存量及消耗速度，及时补货；加强内部管理，避免或减少因报告复核和批准等原因导致报告延迟。

表2 B实验室报告延迟情况表

图2 B实验室报告延迟情况示图

由表3、图3可知，C实验室中“样品量超(人员、设备)负荷”、“复测”、“采样”导致的报告不及时排前三位。说明对于事业单位实验室而言，应在上级单位安排抽样和检测任务时，充分考虑实验室现有样品量，及实验室消化样品的能力；约定检测时限时应考虑结果异常时样品复测需要的时间；合理安排采样任务。

除了主要原因外，关注其他导致报告不及时的因素，针对原因采取纠正措施，整体降低报告延迟率。

表3 C实验室报告延迟情况表

图3 C实验室报告延迟情况示图

3 如何提高报告及时率

针对以上实验室报告延迟的原因分析，结合实验室工作的经验，总结出的减少报告延迟的方法，涉及实验室“人、机、法、料、环、测”所有要素，供参考。

3.1 与客户商定合理的检测周期

与客户商定合理的检测周期，一般为检测实际需用时间的2～5倍，不足1日按1日计。需综合考虑样品要求的保存期。如：较为稳定的样品，检测全过程及出报告、报告审核批准全流程实际需用2个工作日，实验室可和客户约定5～10个工作日内报告结果。

“加急”、“特加急”样品承诺客户的时间应满足正常检测样品、编制报告和审查记录和结果报告的需求。

实验室业务人员应掌握实验室的动态，实验室未处理或处理中样品较多时，或有关键人员不在岗时，应在客户可接受，并且符合样品检测要求的前提下，商议尽量长的报告结果截止日期。

3.2 方法

实验室计划长期开展的方法在对外开展检测服务前，应经过充分的验证或确认，并模拟若干次。避免因方法细节不明确或人员不熟悉、操作不熟练导致耽误时间。

如有客户委托样品检测项目为实验室未开展过的，且资源充分，可适当争取服务周期。

3.3 消耗品保障

实验室常规消耗品库存量应充分，常做的检测项目不能因为缺少试剂、标准物质或耗材等消耗品耽误时间。

常用的消耗品应设定最低库存量。除特殊的物品外，如保质期短的、价格昂贵的，建议一般实验室以3个月用量为最低库存量。阶段用量可通过统计以往用量及业务量走发展趋势进行估计。每月核实库存量，到达最低库存量附近时通知使用人员，及时提出采购申请。

供应商评价应考虑供货期。每种消耗品的合格供应商至少保留两家。

3.4 仪器设备

保证仪器设备状态正常，按时检定/校准、维护保养、期间核查，规范操作，尽量避免设备因超过检定周期或故障导致影响样品消耗。

设备操作人员应掌握简单的设备排故、简单的维修、更换配件的方法。

3.5 样品检测过程

样品检测过程应操作规范，质量控制项目如样品空白、样品加标、平行样按规定的要求进行，不私自减少或增加，尽量避免返工复测。

3.6 记录

记录应规范。优先采用自动化生成记录，节约时间，避免人为的错误。常用的计算，可实验室内部在受控的电子表格中编辑好计算公式，供实验室相关人员使用。

3.7 检测顺序

实验室样品，除了加急样品单外，应先进先出，按收样的顺序检测。避免因遗漏样品，导致报告结果超过委托合同规定的日期。

三方实验室不能因某样品单样品少就放着，计划着明天后天还有同样的样品来一起处理。如果时间暂时充分，等待时间最好不超过一天(该时间由实验室自行综合评估确定)。

实验室应有文件化的程序和实用的措施避免遗漏检测样品、提示快到报告结果截止日期的样品。

3.8 复核和批准

实验室不可因复核和批准耽误时间，理论上在无错误的情况下，上午收到的原始记录和报告，下午工作结束前应审核完毕，盖好章发出。下午收到的，第二日上午工作结束前应发出。有错误的，当天反馈，不得拖延。

3.9 人员

避免因人员请假耽误工作。实验室与检测工作相关的所有的岗位都不应该只有一个人胜任。建议实验室设置关键岗位代理人，避免因人员请假或休假导致工作延误。

人员正式上岗前充分培训和监督，确保操作正确且熟练后再独立顶岗。根据人员熟练程度安排工作量。

定期组织人员交流，各自表达工作心得和一些工作中总结的小窍门。

3.10 长期加班的情况

长期加班的实验室应分析原因。必要时考虑引入LIMS系统(自动抓取数据、自动计算、自动报告结果等)、购入自动化或半自动设备，或增加人员。

3.11 设施和环境

必要时，实验室应监测并记录环境条件。实验室宜定期检查实验室设施，如空调、排风设施等，避免因环境条件不满足导致延误报告结果。

3.12 后勤保障

实验室应做好其他保障工作，如网络维护、电脑升级等。必要时，实验室可安装备用电源，避免因实验室长期停电影响工作。

4 结论

实验室应充分记录报告“不及时”的原因、责任人、客户反馈的问题以及其他影响。针对影响报告及时率的因素做出改进[1，2]。“不及时”报告责任人较为集中时，应与相关责任人进行充分有效的沟通，分析原因，针对原因实施纠正和纠正措施[1，2]。

质量目标中包括报告及时率的实验室，在管理评审[1，2]时应将目标实现情况进行输入，并按准则要求进行输出，必要时可调整质量目标。在实验室内部实现良性循环，提高或保持试验效率，确保结果准确及时，提高客户满意度。