事业单位人事档案信息化管理实践研究

胡溪溪

摘要：人事档案管理是事业单位内部管理工作中不可或缺的组成，同时也是开展人力资源工作的基础。随着信息技术的发展和互联网络的普及，人们已经迈入了信息时代，人事档案管理逐渐呈现出数字化、信息化的特点。基于此，要求事业单位要改变传统的管理理念与模式，加强信息化和标准化建设，推进事业单位人事档案管理的规范化，开创事业单位人事档案管理的新局面。本文主要分析了事业单位中的人事档案信息化管理措施，以期提升档案信息化管理水平，从而为事业单位的发展提供基础条件。

关键词：事业单位人事档案信息化管理实践档案管理

Research on the Practice of Information Management of Personnel Files in Institutions

Hu Xixi

（Human Resources Office of Feng County， Xuzhou， Jiangsu Province， 221700 China）

Abstract： The management of personnel files is an indispensable part of the internal management of public institutions， but also the basis of human resources work. With the development of information technology and the popularization of the Internet， we have entered the information age， and the management of personnel files gradually presents the characteristics of digitization and information. Based on this requirement， institutions should change the traditional management concept and mode， strengthen information and standardization construction， promote the standardization of the management of personnel files in institutions， and create a new situation of the management of personnel files in institutions. This paper mainly analyzes the information management measures of personnel files in public institutions， in order to improve the level of information management of archives， so as to provide basic conditions for the development of public institutions.

Key Words： Public institutions; Personnel files; Information management practices;File management

在人事档案中，详细地记载了工作人员的基本信息，包括工作经历、个人基本情况、政治面貌等，这些信息是单位开展人员管理工作，进行岗位调整及人事调动的关键依据。随着信息科技的不断发展，互联网已经广泛且深刻地融入人类社会的生产生活当中，带来了数字化变革，极大地改变了人们的生产生活以及学习方式[1]。作为基层县级单位，丰县的事业单位也在人事档案管理方面不断深化改革，积极与现代化信息技术相结合，这对于提升档案管理信息化水平起到了重要的促进作用。2021年10月，丰县入选“2021中国智慧城市百佳县市”榜单，可见丰县在信息化建设方面已然作出了成就，通过促进人事档案的信息化管理，对于提升丰县智慧城市建设水平具有重要意义。

1事业单位人事档案信息化管理的重要性

对于丰县来說，之所以能够入选全国百佳智慧城市，正是因为下属各个事业单位的通力合作，共同进步，加强对信息化技术的研究，而基于智慧城市建设背景，加强人事档案信息化管理的关键便是对信息化重要性的认知。

1.1提升人事档案管理效率

事业单位在进行人事档案管理的过程中，提升人事档案管理的信息化水平，能够显著提高人事档案管理的效率。在全面深化改革的大背景之下，事业单位的各项改革工作也在如火如荼地进行，伴随事业单位职能机构和岗位的调整，会出现较多的人员变动情况，一旦涉及到人员变动或者是干部任免，都需要进行人事档案的查阅和调取，因此对人事档案的使用频率在逐步提升[2]。在过去的档案管理工作中，由于信息化技术有限，基本上以纸质资料为主，有着较为复杂的调取和查阅流程，不仅需要进行登记，还需要工作人员根据有关的卷宗和档案目录一一进行查找，信息获取不够高效便捷，而通过实现信息化发展，借助于计算机技术，在单位内部建立信息化平台，实现了纸质向电子化的过渡，通过将人事档案以电子信息的方式在网络平台上存储，使用时直接通过关键词或者是目录检索，便能够查找到相应的信息，还能够实时进行更新与补充，这在很大程度上提升了档案管理的质量及效率，提高了人事档案的利用价值。

1.2降低人事档案管理成本

在开展人事档案工作的过程中，单位通常会设置专门的档案部门来对所有的档案进行保存和管理，尤其是对于纸质档案，还需要加强防护，以免出现损坏，这样就会耗费较多的人力及物力资源。然而即便是采取了非常好的保管措施，一些档案仍旧会由于存放时代久远或者自然环境影响而出现损坏的情况，以致档案损毁，进而对档案的后续利用产生不利影响[3]。而通过对档案管理进行信息化建设，可以实现无纸化操作，只需要将相关的信息资料录入到相应的人事档案信息化管理系统当中，并且做好安全备份，就可以实现对人事档案信息资料的永久保存，极大地节省了事业单位人事档案管理的人力及财力支出，节省一部分的管理经费，更加有助于事业单位的科学高效运转。

1.3保障信息资料安全

在人事档案中，由于记录着工作人员的所有信息，因此这是单位进行人事调动、评优晋级的重要依据。但是在传统的管理中，由于纸质档案较多，而且时间长远，很容易出现档案丢失的情况，这样就有可能出现人为篡改的情况，因此一旦出现损坏或者丢失，就会影响到档案信息的完整性及真实性。通过实现对人事档案的信息化管理，可以运用加密技术来进行档案保管，从而保障信息资料的安全[4]，防止出现人为改动的情况，并且利用大数据技术还能够直接实现云存储，避免出现信息资料丢失的情况，这也就在极大程度上提升了档案管理的可靠性与安全性。

1.4推动构建科学的人才评价机制

人事档案管理具有客观性、动态性特点，它客观真实地记录工作人员的基本情况，同时又动态化地收录工作人员的工作实际情况。事业单位在进行选拔考察以及监督考核的过程中，都需要查阅有关的人事档案来提供基本的依据和支持。通过人事档案管理信息系统，能够进一步推动事业单位构建科学的人才评价机制，借助于先进的大数据技术以及云计算技术等，可以实现对人事档案信息的集成化处理，通过信息挖掘和信息分析，能够建立横向、纵向等多个维度的人才评价模型[5]，从而为单位内部的人事调整，提高人力资源管理水平奠定基础。

2人事档案信息化管理实践的优化策略

丰县作为百佳智慧城市，其在信息化技术应用方面也取得了一定成就，这是智慧城市建设的基础支持，因此，针对其中存在的问题，进一步优化档案信息化管理措施至关重要[6]。

2.1健全和完善人事档案信息化管理制度体系

事业单位要深入开展人事档案信息化管理实践，切实提高人事档案信息化管理质量和水平，基础就在于健全和完善人事档案信息化管理的制度体系，以制度为保障，提升人事档案信息化管理的专业化、规范化与科学化程度。首先，政府有关部门要加强顶层设计，出台有关档案信息化建设的指导文件，统一各级事业单位人事档案信息化管理的平台，统一人事档案信息化管理标准与操作规范，避免事业单位在信息化建设中的盲目性与随意性，奠定管理的重要基础。其次在强化顶层设计的前提下，各级事业单位要完善内部的各项体制机制[7]。一是要建立完善的岗位责任机制，事业单位要将人事档案管理在办公室管理中分离出来，可以设置专门的职能机构，配置信息化管理岗位，细化人才招聘与考核标准，明确管理内容和职责分工，以完善的责任机制来提升管理的专业性和有效性。二是要制定相应的考核与评价机制，将信息化建设纳入到事业单位的年度考评当中，实行部门效能评价和个人评价，切实提升信息化效能。

2.2加大技術、设备投入

事业单位在推进人事档案信息化管理的过程中，必须要加大相关技术及设备的投入，为档案管理提供平台与技术支撑。首先，事业单位要设立专项资金，专门用于相关的基础设施建设，用于配置软硬件设备，如各类计算机、扫描仪等。其次，依托于统一的管理系统，事业单位可以搭建相应的数据库，为干部职工提供跨单位、跨地区的档案服务，更加方便进行数据抓取，提高信息化管理的效率。再次，要加快实现纸质向电子档案的转化，制定有关的工作计划，分批次地完成档案转化工作。最后，事业单位要重视对电子档案的安全管理，面对复杂的网络环境，要想确保档案信息不被篡改，就必须要引进先进的数字水印技术和数字加密技术[8]，设置安全访问权限，对非法操作进行拦截，做好电子档案的备份工作，以确保档案管理的安全性。

2.3提升管理人员的信息化素养

事业单位要做好人事档案工作，还必须要提升管理人员的信息化管理能力以及综合素质。首先，要建立完善的人员培训模式与考核机制，定期对管理人员进行信息技能的培训，同时增强档案管理人员对信息化管理的重要性认识，从思想和技术两个层面入手，切实提升管理人员的信息化管理能力。其次，事业单位要注意培养复合型档案管理人才，使其不仅能够胜任人事档案信息化管理的各项工作，还要具备主动服务的意识以及沟通协调能力，能够借助信息化平台来进行档案检索目录的编制及实时更新，以便于在进行档案信息查询时提高准确度。同时，增强部门沟通和协调能力，更为高效地进行有关部门人事档案变更信息的收集和整理。

3丰县事业单位人事档案信息化管理的实践成效

3.1实现了档案集约化管控

人事档案信息化管理水平的提升大大提高了档案管理的数字化效果，在单位内部通过构建档案管理平台，便可以实现对所有人事档案的随时调阅与查询，这大大提升了档案管理的规范性、高效性。而且针对所有的人事档案都做好了编码，明确了整理标准，已经初步实现了集约化管控的“大档案”格局。

3.2实现档案全生命周期管理

人事档案信息化管理的实践成果是建立了线上的档案管理平台，这样线上便能够对零散资料进行收集、审核及整理，由此大大提升了工作效率，并且记录了档案从最初形成到永久保存的整个生命周期，对于档案借阅未还、档案信息错漏等都能够实时提醒，这在很大程度上解决了纸质档案管理中的碎片化、离散化问题，大大提升了档案数据的归档速度、利用效率及服务效能。全生命周期管理模式的实现大大提高了档案管理的规范化水平。

3.3大大提升了档案利用水平

在实现人事档案管理信息化之后，对于档案管理系统的构建更加注重其与各项业务之间的关联性，并且根据各个业务之间节点关系及要求，开发与之相对应的数据接口，从而构建出具有穿透性的业务体系，促进档案信息查询的一键式操作。例如，在前端提交关于人事任命的审批表后，系统会自动形成相关人员的信息，审核无误后便能够立刻入档并生成目录，这样便避免了纸质档案重新制作目录的情况。而且由于统一档案管理平台的建成，实现了对相关人事档案资源的统一调度，最大程度上提升了档案信息的查阅效率、利用效率及审核效率，充分发挥了人事档案的利用效能，为单位发展提供信息支持。

4结语

综上，事业单位要深入开展人事档案信息化管理实践，就要从制度建设、系统完善、人才服务等几个方面入手，就当前的人事档案管理情况进行不断的优化与改进，从而实现信息化水平的不断提升。在完成优化措施后，成效也是显而易见的，不仅大大提高了档案的集约化管控水平，实现了档案的全生命周期管理，同时也确保能够最大限度地应用档案信息，提高利用水平，以充分发挥档案信息的价值，这对于单位更好地开展人事管理，提高人力资源管理效益具有重要意义。在未来的发展过程中，也仍旧要充分重视对于人事档案的信息化建设，建立起更加完善和安全的信息平台，实现档案资源的合理利用，发挥其应用的效用价值，为人事管理提供更多的信息支持，从而为事业单位的长远发展增砖添瓦。

参考文献

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[2]刘宏.机关事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].参花（下），2021（10）：49-50.

[3]李丽.事业单位人事档案信息化管理研究[J].档案天地，2021（9）：56-58，53.

[4]徐晓莹.事业单位人事档案管理信息化对策研究[J].办公室业务，2021（14）：99-100.

[5]班德才.大数据背景下电子档案管理创新途径分析[J].科技资讯，2021，19（25）：84-85，89.

[6]杨典.基于知识图谱的我国档案信息化研究态势可视化分析[D].贵阳：贵州财经大学，2021.

[7]张丹.“互联网+”背景下高校人事管理信息化建设探析[J].文化创新比较研究，2021，5（2）：121-123.

[8]XINMING LU.Application of Computer Digital Technology in the Personnel File of University Cadres[J].Journal of Physics： Conference Series，2020，1648（3）.