外事档案收集工作高质量开展思考

徐 涛

（绥滨县人民政府外事办公室，黑龙江 鹤岗 156200）

1 外事档案

外事档案是在外事活动中所形成的历史资料，是外事活动的历史凭证和现实凭证。随着一带一路建设及全球一体化的新发展态势，国家之间的合作日益增多，区域经济合作日益加强，在这个过程中形成了越来越多的外事档案。充分发挥外事档案的历史凭证与现实凭证属性，更好地记录历史和为当前外事工作提供有益的决策参考。外事档案涉及内容众多，包括经济、科研、人才等经济社会发展的各个领域中的各类资料与凭证，通过对外事档案中的影音资料、图片资料、文字资料的有效管理，不单能够体现外事工作的成效，保存好历史凭证，同时也能够为后续开展外事工作提供相应的决策参考文献和参考数据。在外事档案管理工作中，应明确以下几个方面的内容。一是外事档案的管理岗位与职责设定应当明确。随着外事活动的增多，外事档案作为档案管理工作中的分支，已经独立成为一项重要的档案管理内容，这就要求在外事档案管理工作中设立相应岗位和明确岗位职责，使外事档案管理工作能够合法合规的开展。二是外事档案管理信息化程度应不断提升，随着外事活动的增多，相应的档案资料不断增加，应依托于现代化的信息技术不断提升档案管理的水平，使外事档案能够合规、有效、安全的保存和开发利用，更好的服务外事工作。三是外事档案管理的纪律要求应严格。外事档案与其他普通档案有着安全性要求更高的特点。因此，外事档案管理工作中除按照档案管理法律法规的要求，还应按照外事工作相关规定，设定外事档案管理制度，使外事档案管理工作符合外事管理工作规范。

2 外事档案收集工作高质量开展路径

新时代外事档案在区域经济社会发展中发挥着越来越突出的作用，尤其是对于边境区域，通过外事档案的收集、整理、鉴定、保管、开发利用能够更好地服务相关领域工作。从当前外事档案收集工作的实际看，努力实现外事档案收集高质量开展应从收集的范围、收集的原则、收集的程序、岗位职责的明确等方面进行探索与尝试。具体言之，一是新时代外事档案收集的范围确定。外事档案是在外事活动中所形成的档案内容，在外事档案收集工作中，明确外事档案的收集范围是外事档案收集工作的基础和前提，在具体工作开展中，应从区域、部门工作的实际出发，制定和明确外事档案的收集范围，即不扩大收集范围，也不能缩小收集的范围，应按照国家法律法规，结合工作实际尽可能得清晰、精准明确外事档案的收集范围。二是新时代外事档案收集的原则。对于新时代外事档案收集的原则，各个区域、各个部门应结合自身实际进行确定，一般而言，应包括价值原则、规范准确原则、信息安全等方面的原则，也就是说外事档案收集应保证外事档案具有历史价值与现实价值，并保证档案收集的规范化、准确化原则，最为重要的是从外事档案的实际出发，保证外事档案在收集、保管等全过程的信息安全原则。三是新时代外事档案收集的程序。外事档案收集工作是外事档案管理工作的一项起步工作，也是外事档案管理的基础性工作，在具体工作中应从工作实际出发制定档案收集的程序，以程序的严谨保证档案收集的规范性，通过程序的设定，明确档案收集的发起、档案收集的责任人，以及相关的步骤，使外事档案收集工作能够符合国家法律法规规范，也能够符合外事工作的规范，进而保证外事档案收集工作的合法合规性。四是新时代外事档案的岗位职责。外事档案管理工作涉及内容众多，对于外事档案管理工作中的每一项工作内容应根据实际情况在具备条件下应设立专门岗位，对尚不具备条件的部门也应明确岗位职责，通过岗位设置和岗位职责的明确确保档案收集工作不越位、不缺位，真正履行和发挥好外事档案收集工作的职责，为后续外事档案编研工作、信息资源开发利用工作等提供有力支持，更好地发挥外事档案的历史凭证作用和决策参考作用。

3 外事档案收集工作建议

外事档案是新时代外事档案管理工作的基础性工作，在外事档案收集工作中，应从区域、部门外事工作的实际出发，充分学习和掌握新时代档案管理工作的理论，加强外事档案收集的业务总结，更好的运用信息技术提升外事档案收集的效率和实效，使外事档案管理工作从收集工作做起，起好步、开好头。对于外事档案收集工作高质量开展而言，结合工作实践，本文提出以下三个方面的工作建议。一是新时代外事档案收集工作应加强新时代档案管理创新理论的学习。外事档案是档案管理工作中的具体工作，在外事档案管理工作中应加强对于新时代档案管理创新理论的学习，以理论指导实践工作，通过创新理论与实践工作的深度融合，提升外事档案管理工作的水平和质量，尤其是在外事档案收集工作中的收集范围、收集原则等方面的创新理解，对于实践工作具有更强的指导意义。二是新时代外事档案收集工作应加强工作总结和业务交流。随着国内、国外双循环的新格局构建，外事档案收集工作与以往相比较具有了新内容、新特点，这就需要外事档案管理工作人员加强业务总结、业务交流，动态修正、完善外事档案收集工作的内容、程序、规范，使外事档案收集工作能够符合外事管理工作的需求，更好地发挥外事档案的凭证价值和参考价值，为外事工作提供更加有力的文献支持。三是新时代外事档案收集工作应更好的运用信息技术提升外事档案收集以及管理的全过程。信息技术的发展为档案管理提供了强有力的技术支持，在外事档案管理工作中应充分发挥信息技术所带来的新科技、新成果，将信息技术的最新应用与外事档案收集及相关工作进行深度的融合，形成外事档案收集信息技术支撑体系，特别是从外事档案信息安全的角度出发，更好的保证外事档案收集及管理全过程的信息安全。