学术交流档案管理工作

2021-04-12王艳婕王艳秋

吉林化工学院学报 2021年4期

王艳婕，王艳秋

(1.吉林化工学院人事处，吉林吉林 132022；2.吉化第一实验小学，吉林吉林 132022)

学术交流是指具有一定学术背景，科研能力或者工作经历的人前往国内外大学进行专业领域的短期进修和学习。旨在帮助交流访问学者本人获取新知识、拓展新视野，从而在相关领域(学术领域或者职业发展领域)取得新突破。近年来，随着我国开放程度扩大，教育国际化全球化成为必然[1]，教师到国外学术交流的数量不断增加，依照档案管理的相关要求，分析学术交流档案管理的重要性，并提出对此类档案整理的建议。

一、学术交流档案的内容

以高校为例，学术交流档案是高校对学术交流活动的相关管理规范文件和学术交流人员在友好访问、交流学习、联合办学、国际组织履职等因公出国活动中形成的相关资料[1-2]，是专业档案的重要组成部分。内容包括申报类别、申报条件、审核材料、审核结果、交流学习影音视频和文档材料、结业成果、成果价值、交流费用等。我校公派访学的申报类别有长白山青年骨干教师和国家留学基金委。以长白山青年骨干教师的申报为例，申报所需材料主要有毕业证、学位证，职称证，英语能力证书，申报业绩成果，面签材料清单，派遣证明，房产资金证明，协议等。公派访学交流课程，教师教学视频，专业报告，调研学术报告，交流学校管理制度、管理模式展示，作业，交流学校结业成果，高校主管部门学术成果论文，学术成果汇报等重要学术资料。申报审核流程繁琐，交流资料的多样性[3]，不断增加的交流人员，不断更新的交流内容和条件都对学术交流档案整理工作提出新的机遇和挑战。

二、学术交流档案管理的重要性

学术交流档案全面记录了个案在学术交流全过程中的管理流程、学术交流、参与活动、成果展示等重要环节，具有一定的指导意义。

(一) 学术交流档案管理是国际化办学的管理基础

学术交流档案管理工作是学术交流管理工作的必要环节。相关档案资料的管理是因公出国活动管理的重要环节，也是学术交流政策完善改革的依据[3-4]。学术交流活动是高校国际化办学的重要方式之一，对促进教学交流国际化、促进项目合作、增进师生交流、开拓科研方法、成果交流等具有重要意义。因此，学术交流档案管理是国际化办学的管理基础。

(二) 学术交流档案是业绩成果展示的重要材料、也是评价学术交流效用价值的资料

高校学术交流相关制度文件、交流计划、审批流程、访学过程、教学方法交流成果等数据全面反映了高校对国际交流的规范程度和重视程度，是高校主管部门对交流成果考核的依据之一。主管部门对学术交流的管理制度、学术交流申报类别、申报流程管理、访学成效等管理流程进行过程控制，对出访情况进行追踪评估，是制定后续学术交流计划的依据。

学术交流的个案资料，也是评估主体访学能力、科研能力、教学方法能力和本人交流能力的学术依据。也是评估个人素质的考核指标。在申报到成果结业全过程中，监控是否存在瞒报虚报的行为。对个人申报审批、学习路线日程、个人行为的监控手段，是否存在违反访学相关规定和国际法规的行为。

学术交流的学术成果，对于国际化学术交流具有重要意义。学术交流档案中，对学术成果的反馈，不仅反映了个人在访学过程中的学术能力提升、成果展示，也反映了交流学校在教学方法、学习管理、课程设置、师生交流、课程效果反馈、教学成果形式等与我校现有方式的差异和优势。而这些重要的影音文字资料，基本不会存储在高校主管部门的成果库中，主管部门一般只存储文字资料(如学术成果论文)。交流过程影音文字资料，作为学术交流档案的一部分，是国际交流成果的另一种展示。对教师教学能力提升、个人科研方式方法提升、教师队伍整体能力的提升，具有重要的指导意义。

因此，学术交流档案是业绩成果展示的重要资料、也是评价学术交流效用价值的资料，有助于学术交流的成果交流。

三、学术交流档案管理的建议

鉴于学术交流档案管理的重要性，结合档案管理的相关工作经验，对此类专业档案的管理提出如下建议。

(一) 建立并完善学术交流档案管理体制，保证学术交流档案归档内容的完整性和时效性

随着教学体系交流化地不断推进，学术交流带给高校的国内访学国外访学的教师数量大幅度增加。高校教职工学术交流学习、科研合作、国际参会的人次不断增加，产生的学术交流档案的数量随之增加，学术交流人员涉及教师发展中心、国际交流处、人事处、教学院等相关部门。各部门根据分管业务协同进行学术交流的档案整理。明确各部门和相关负责人员的档案管理职责，由专业档案人员进行最后汇总归档。明确学术交流档案的归档内容和时效性。

(二) 加强培训档案管理专业知识，提高档案管理水平

借鉴其他企事业单位的交流模式，也是学术交流发展的方式之一。学术交流档案的管理规范，可以在高校中相互借鉴。多数专业档案管理都是由相关部门业务负责人员兼职处理。这类人员基本没有档案管理的相关经验[5-6]。致使学术交流档案整理，只是停留在简单的文档规整，便于查找，但是没有系统性的比较和交流意义。在档案内容的收集过程，因为只能是兼职处理，往往没有考虑到学术交流的时效性。高校可以通过集中培训、档案专业知识交流、专业课题等方式，对档案整理规范和方法进行提升。这不仅可以提高档案工作的效率，也是对业务人员办公素质和技能的提升。由于学术交流档案属于专业档案，具有一定的特殊性和专业性，档案工作人员需要通过相关制度的学习，提升政治觉悟和敏感性。

(三) 加强学术交流成果展示，促进学术交流发展

成果展示是评价机制的方式之一。学术交流成果展示可以更好地对学术交流成果进行反馈，将个案学习的过程成果展示给更多的学习者，也是个案是否能够毕业的重要衡量指标。以长白山青年骨干教师为例，教育厅的结业结果要求是以论文的形式，论文有相应的质量和字数限制，要求答辩。那么结业论文作为学术交流的一部分，在教育厅相关部门存储。而高校对于成果展示，主要采用交流会的方式，各类学术交流成果在交流会上互相分享成果和经验，这些交流经验在高校相关部门存储。有了学术交流档案之后，和交流相关的有价值的资料都需要统一存储。档案整理的系统性，要求资料的完备性。学术交流档案可以使学术交流从申报到审批，从交流准备到交流考核，从文件规范到费用审核，从个人资料到主管部门，档案整理工作可以将整个流程中所涉及的所有内容进行信息整合。系统科学的档案整理，能够给所有学术交流的业务部门提供业务检查数据，方便高层部门对学术交流活动的整体监控，便于各部门的业务沟通，更便于在现有制度基础上对学术交流的某些环节进行深度改革。档案整理更加便利于学术成果的交流[7]，交流的方式也从传统的交流会延伸成信息化交流。

(四) 将信息化建设引入到学术交流档案管理中，构建高校大数据学术交流管理体系

信息化建设作为高校改革的重要手段之一，在高校发展的各个方面都发挥着举足轻重的作用。将信息化引入到学术交流档案建设中，可以极大提高档案资源的利用率，实现资源共享。多数学术交流申报审批及交流成果为保证其真实有效，都是以纸质存储，交流基本信息按照电子文档编写，便于纸质文件查阅。在学术交流过程中产生的影音文件按一定原则进行存放。但是没有真正实现信息化[7-8]，电子纸质文件单独存放，没有实现系统管理。没有实现系统管理的弊端很多[9]，比如不便于查找，纸质文件破损[10]，电子资源和纸质资源需要通过相应索引才能结合在一起，最大的弊端是不便于使用和交流学习。大数据条件下的学术交流体系，可以很好保护原始资源，便于资源的调用交流。