“互联网+”视域下高职院校档案信息化建设路径探析

王 琴

（甘肃林业职业技术学院，甘肃 天水 741020）

1 概述

2015 年7 月4 日，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，为此，“互联网+”成为一种国家发展战略，代表着一种新的社会形态。近几年，互联网的创新成果深度融合于经济、社会各领域，从而提供更精准、个性化、人性化的服务。“互联网+”缔造了一个又一个行业的新机遇、新生命，在这种大环境下，档案事业也应该紧随时代发展风向标，抓住机遇。但是当前的高职院校档案管理存在诸多的问题，如档案存放空间严重不足，档案管理制度不健全，信息化水平低，缺乏有效的档案管理与监管平台，学生档案转递费时费力，查询和获取档案信息困难等。互联网时代节约了成本，带来了机遇。档案管理急需改造升级，主动适应大趋势，不断探索创新，推进学生档案电子化、数字化工作的同时，建立一个庞大的档案信息数据库，信息中心构建互联网高职数字档案馆，进行档案信息的共享与融合，使学生对档案信息的获取更便捷。

2 “互联网+”视域下高职院校学生档案信息化建设的意义

2.1 “互联网+”视域下的高职院校档案管理

“互联网+”的诞生来源于计算机技术与互联网技术的高度普及。起先，高职院校档案管理进程中,凭借“互联网+”不但能提升档案管理的效率而且还能显著地服务于其他行业。再者因为“互联网+”技术带动了许多行业的飞速发展,通过互联网平台上可以让诸多行业实现信息交流从而达到资源共享。档案信息化可以让人们非常方便的查询与查阅。从而让学生对档案信息的获取更为便捷，最终，借助互联网平台，可以实施资源、信息的共享,这样不仅能使高职院校的学生档案资源得到合理配置。而且可以将这些资源借助于信息化的技术实现资源的整合,使档案信息化管理通过互联网平台展现前所未有的亮点。

2.2 高职院校档案信息化建设的意义

“互联网+”视域下，给高职院校的学生档案管理带来了全新的挑战。档案信息化已迫在眉睫。信息化就是指将纸质文件都通过其他介质转换成数字的形式进行保存。针对高职院校档案来说，信息化就是将纸质档案转换成数字的形式进行长期保存,来节省材质及空间。因此,高职院校学生档案信息化建设主要有以下特点：一是提高工作效率，节省资源；二是人才匹配，发挥优势；三是提升服务质量。

（1）节省资源,提高工作效率。目前高职院校的档案管理都是运用传统的人工进行整理纸质档案的方式,如此费时也费力，工作效率也不高，一旦出现差错。将有可能前功尽弃，要想通过便捷方式进行档案管理，档案信息化应是不二之选。它不仅能节省时间，还可以将档案进行规范归整，防止出现遗漏。因此，档案信息化不但省时省力，而且提高了高职院线档案管理的效率。

（2）人才分类培养，发挥个体优势。高职院校是为国家和社会培养高质量的技能型人才。为了避免人才培养的盲目性,要求高职院校在人才培养的进程中要有的放矢。也就是要取长补短，充分发扬学生的优点,扬长避短，使其成为某些行业的能工巧匠，技术能手。但是,目前在诸多高职院校中,这一点都被忽略。教育活动也没有推崇学生的发展差异。而经过对高职院校档案进行信息化管理,运用信息化技术手段就可以进行筛选,选出具有不同差异类型的学生，针对各自的优势特点来进行分类培养。以此来实现人才的分类培养，充分展现各自亮点,从而实现人才资源的有效整合。

（3）使用方便快捷，提升服务质量。纸质档案的保存不仅浪费时间，也浪费空间，对存储空间的环境条件有一定的要求，纸质档案的保存,时间越久，越容易失去档案的价值和作用。所以纸质档案的保存尽管浪费大量的人力和物力，但是保存效果往往不理想。因此,与信息化档案管理相比,纸质档案有很多不足之处。档案信息化创建之后,所有纸质档案均以数字的形式进行长久的存储。这样，不仅有利于长久保存，而且查询检索也很快捷方便，省事省力，从而为学生提供更加优质服务。

3 目前高职院校档案管理中拟解决的问题

3.1 档案管理制度不健全

目前高职院校缺乏有效适应学校自身发展的学生档案管理制度，使档案在收集、整理、归档、督查、专递等环节无法可依、无章可循，因此会出现高职院校有些职能部门的学生档案管理存在着各自为政的现象。

3.2 广大师生对档案严肃性认识不足

广大师生对档案的重要性，严肃性认识不够、因此会出现档案丢失、档案任意拆封的现象，填写个人档案时不够准确、完整、规范，字迹潦草、建档工作人员缺乏应有的责任心。所以，应从思想教育入手，提高学生对自身档案重要性的认识，让他们能够规范、准确、完整地填写个人档案，同时也要加强档案管理人员对档案重要性认识。

3.3 缺乏必要财政支持

档案信息化所需的现代化设备需要一定量的资金，然而，在高职院校建设中将大量的资金运用到学科建设，或者实训室建设中，在档案室建设或者管理方面投入资金甚少，信息化的建设需要必要的设备支持，因此，在资金不到位的情况下，无法建立信息化的学生档案室，也就无从谈起高效率的档案管理。

4 “互联网+”视域下,高职院校档案信息化建设的路径

4.1 更新管理理念,创新管理方式

要实现档案信息化管理，不仅要求档案管理人员要转变管理理念，而且要求档案管理人员要顺应信息化时代发展的要求，接受“互联网+”视域下对各行各业的挑战，足够认识新视域下“互联网+”技术对档案管理的推动作用。具体的实施中要充分展现“互联网+”的优势,让“互联网+”技术与档案管理服务完美融合。当然档案管理人员除了更新管理理念,创新管理方式外，还要不断地学习信息化技术，学习互联网知识，这样加快档案管理信息化进程，最终形成档案信息化管理系统。

4.2 加大财政支持,配套信息化的相关设备

高职院校学生档案信息化建设进程中资金是不可或缺的。首先一定要有档案信息化所需的相应设备，这样才能更好地促进高职院校档案信息化建设。当然，信息化设备是档案信息化建设的前提，是必要的硬件设施，比如:数据存储服务器、数据应用服务器，光纤交换机，备份一体机等硬件设备，除了必要的硬件设备以外，还需一些软件系统，如防火墙、档案管理系统软件、人脸识别系统及指纹识别系统等，防火墙主要给系统建立起天然屏障，防止非法用户的侵入，起到控制访问的作用，人脸识别系统主要是对人脸的捕获与跟踪功能，防止他人利用非法手段顶替用户进入系统，因此，不管是硬件设备，还是软件系统，二者不可缺一。其次，还需建立信息安全保障系统，目的是保护信息网络的硬件、软件及其系统中的数据，不会受到偶然的或者恶意的缘由而遭到破坏、更改、泄露，系统持续可靠正常地运行，信息服务不会中断。档案信息区别与其他信息，是真实的历史记录，具有一定的保密性和限制性，所以在档案信息化建设过程中,保障数据的安全是不容忽视的关键问题。

4.3 组建专业的档案信息化建设团队

高职院校档案信息化建设需要人的参与,所以要建立起具有专业的信息化知识和技术复合型团队，这在档案信息化建设中是毋庸置疑的。团队的组建要求人员具有管理型、技能型、知识性和研究型这四种类型，并且团队人员能够与时俱进，责任心强，适应“互联网+”的背景，具备基本的档案信息化系统运用能力。团队在建立的过程中还要考虑优势互补,对团队人员要合理配置。争取建设成为一支管理型，技能型、知识性和研究型的技能型团队。当然还要考虑团队人员要有把握时代特征，开拓进取，勇于创新的奉献精神。

4.4 档案信息化、法规化、标准化的建设

档案信息化、法规化、标准化是促使档案信息化发展，规范档案信息化的重要依据和标准，也是档案信息化建设与管理的重要手段，是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源的标识、描述、存储查询交换、网上传输和管理等方面，制定标准和规范，并指导实施的过程。它相当于信息高速公路上的交通规则，对于确保档案信息化的建设和网络运行的安全具有重要的意义。

4.5 确保存储空间的安全

信息化档案建设中必然会用到大量的信息化设备,对于设备存放的环境条件也是有要求的,如温度和湿度的管理。所以，在建设档案信息化的过程中要注意防水防潮，选择适当干燥、通风的环境来确保信息化设备的正常运行。

4.6 在互联网下，确保档案信息的安全

不管是传统档案管理还是还联网+环境下，档案信息的安全是至关重要的，在“互联网+档案”的模式下，档案运用的快捷便利也会给档案信息不安全造成一定的影响，因此，在该模式下，档案用户身份认证及权限设置显得尤为重要，必须对用户身份核实并将使用权限准确归类，如此才能确保档案信息的安全。在互联网视域下，主要实现数据的互联互通和共享，避免信息出现孤岛现象，同时也加速了多元信息平台的有效重组，防止数据的重复建设。