ERP系统环境下建立内部控制的途径浅析

2021-04-10何格

新型工业化 2021年3期

何格

（四川九洲电器集团有限责任公司，四川绵阳 621000）

0 引言

现代企业管理工作中，管理层采取有效措施促进企业管理信息化建设很有必要。为此，务必高度重视业务与财务的深度融合，做好ERP系统的建设与推广工作，加大ERP的应用力度。但是在推广ERP的过程中企业也要重视内部控制及风险管理工作，选择科学的管控模式，确定风险防控的类型，以推动企业的稳定发展[1]。

1 ERP系统与企业内控的概念

1.1 ERP系统

ERP（企业资源计划）系统，是指基于系统化的管理思想与先进的信息技术，为企业销售、采购、生产、成本核算等管理提供支撑的信息化平台。企业资源计划具有智能化、集成化与数字化特征，可基于订单平衡需求和供给，核算生产成本，实时跟踪销售进度、采购进度、生产进度等。企业资源计划不仅支撑了企业的内部管控，也如实反馈了市场需求情况，为企业的决策提供了可靠的参考。ERP系统建设不但可以优化完善企业的业务流程，也提升了企业的核心竞争力[2]。

企业资源计划可以在优化企业现有资源配置的基础上，对财务管理、生产计划管理、物料管理、销售及售后管理等加以整合，提升管理水平，加强内部管控。ERP系统建设与常规的信息化项目建设有着本质性差异，整个项目建设不仅集合了现代企业管理理念、核心原理与技术手段，还从本质上充分体现了企业力求通过管理创新扩大核心竞争优势的决心。

1.2 企业内部控制

企业内部控制是指企业在特定的环境下，为实现经营目标，提升管理效率，对各类资源展开合理配置与高效利用。企业内部控制既可以保证经营管理活动的时效性与实效性，又可以维护资产的完整性与安全性，更可以保障会计信息的精确性与可靠性。企业内部控制可以结合各项经营管理活动的特点，进一步完善风险控制流程，最大程度加强资产的完整性，推动企业的稳定发展。可以说，创建完善的内控管理制度是现代企业发展的必需条件。内控管理制度涉及的内容多种多样，如生产经营、物流运输、营销策划、研发设计、财务管理、内部审计、绩效考核及人力资源管理等[3]。总而言之，创建完善的内控管理制度对于企业的发展具有积极意义。

2 ERP系统对企业内部控制的影响

2.1 成本核算更准确

在过去，企业多采用人工的方式对各类会计凭证加以核算，而且各部门的数据统计工作也是相互独立的。这种工作模式使得数据缺少一定的关联性，也无法保障数据核算结果的准确性。在企业经营发展进程中，经常出现业务部门与财务部门销售数据不一致，生产部门与财务部门生产数据不一致，采购部门与财务部门采购数据不一致的现象。ERP系统实现了业务活动与财务活动的深度融合。销售部门、采购部门、生产部门甚至设计部门等与财务部门联合采集原始数据，再通过ERP系统对原始数据进行关联、审核和汇总，最终形成完整且精确的数据报表。

在全面推行ERP系统的前提条件下，企业主要利用信息技术对数据加以分析和对比，实现内部集中化、动态化与精细化控制。这种内部控制模式可以有效排除人为因素的干扰，加强成本核算的准确性。

2.2 管理规范性提高

当前，很多企业依然采取相对单一的管理模式，管理的规范性较差，且部分企业主要采取人工控制模式[4]。企业经营管理的多道流程并无密切的联系，出现了多平台内控的现象，最终在企业内部控制中出现诸多问题，增加了企业的经营风险。通过ERP系统能够实现业务流程的标准化和固化，企业的管理思想体现在业务活动过程中，企业的内部控制工作得到加强，企业管理的规范性明显提高。

2.3 管理成本下降

传统的人工控制无法实现多个部门间的信息共享，由于信息不对称，甚至会出现库存总量高，但部分元器件、原材料无法满足生产需求等各类问题。而ERP系统融合了企业销售、生产、采购和财务管理等多项活动，企业能够基于业务活动实现销售、采购、生产、交付、成本等各环节的信息共享，利用信息技术来实现资源调配的科学性与合理性，在保障产品交付的前提下缩短生产周期，控制产品成本，实现管理成本与产品成本的下降。

2.4 工作效率提升

ERP系统可利用大数据、云计算、5G、物联网、AI等先进的信息技术实现与供应链的全面协同，显著提高工作效率。企业能够将采购计划及时推送给供应商，及时关注供应商供货进度，实现物料的快速配套，保障生产交付。同时也可以及时将市场变化信息及时反馈给供应商，防止销售与生产脱节，延误交货时间。同时供应商也能够实时关注检验信息、开票信息、收款信息等，实现实时对账，在保障企业交付的前提下做到信息精准匹配，工作效率显著提升。

3 ERP环境中完善企业内部控制的有效策略

3.1 优化调整组织架构

ERP的主要功能是对企业进行科学有效的管理，提出有针对性的控制措施，以推动企业的科学决策。其在业务系统中能够更好地展现作用与价值。为此，企业需要根据管理需求，推动跨部门、跨业务流程的无缝衔接。根据业务流程需要，梳理部门权责，必要时调整内部的组织架构。实现扁平化管理，提高部门沟通效率，提升组织内部的协同性，为管理模式的变革和创新提供支撑。

3.2 确定岗位职责及分工

传统管理模式下会出现职责划分不明确，部门间相互扯皮的现象。ERP系统则能够利用信息技术和自动化技术处理大量的中间数据，代替人工操作。员工的工作重心也发生了较大变化，从以往的基础数据录入、统计、编制逐渐转移到数据分析和应用层面。ERP系统全面优化作业质量，增强数据收集与分析能力。

此外，EPR模式下企业需结合内控制度和日常工作的要求，重新定义岗位职责与分工，确定责权分配体系，科学设置岗位，满足系统设置和授权的要求，进而建立更为科学和完善的权责分工约束机制。这一方面可满足人人有专职的要求，另一方面可加强操作的便捷性和数据的安全性，确保工作人员将工作职责落到实处。

3.3 整合业务流程

建设ERP系统并不是将线下的手工操作转移至线上，而是优化业务流程，提高工作效率。ERP系统是体现企业管理理想和理念的工具，但是其功能、模块、流程和标准均需人为设计完成。流程设计中要积极总结企业在经营管理中存在的问题，及时吸取经验教训，主动借鉴先进企业的管理模式，依据企业未来发展的总体趋势完成流程设计，保障流程的可行性、高效性和实用性。在设计的过程中，关键节点控制、预警机制和岗位授权等均应与企业业务有机结合，从而加强操作的标准性和科学性。为企业提供全面、可靠的信息，促进管理层进行科学决策[5]。

3.4 完善内控管理机制

ERP能够显著优化内控水平，这是内控管理制度中不可忽视的内容。ERP系统的广泛应用也对内控管理提出了更加细致和严格的要求。系统功能的全面应用能够约束和指导内部控制。企业也应根据组织架构和业务流程，制定更为完善的内部控制机制。如ERP系统能够实现数据共享，而企业处在公开性较强的环境之中，此时如何维护数据安全，引导工作人员规范操作成为企业内部有待解决的问题。加大管理力度是确保ERP有效实施，达成企业经营目标的重要途径。

3.5 重视软硬件管理，建立操作规范

ERP系统是十分重要的信息化平台，软件设计、硬件环境对其应用效果具有十分显著的影响。硬件环境主要分为服务器配置、系统运行维护和定期数据备份等多个环节，良好的硬件环境有利于充分保障数据的稳定性和安全性。企业需要采取有效措施加强软硬件环境管理，定期出具使用和运行维护报告，注重系统维护，推动系统发展创新，使其在较短时间内与业务发展默契配合。

此外，应建立科学的ERP系统操作规范。规范要明确业务流程、单据内容和事务处理的主要原则，使操作者充分掌握作业系统的主要框架、标准的操作流程及使用要求。规范还要确定上机人员的操作准则和权限，确定信息收集、处理和传输的流程。企业特别要重视外部数据的审批授权，加强操作密码管理，做好操作记录，未获得授权的人员不得操作系统。

3.6 强化内外部审计职能

应用ERP系统后，审计人员也需要承担全新的职责，审计人员既要准确把握公司内部的业务，又需全方位了解系统设置和管理思想，从而在系统的辅助下及时发现管理中的不足之处，并提出优化建议。同时，审计人员也需不断优化审计方法和专业能力，以推动内控工作的顺利进行。

3.7 积极开展人才管理及人才培养工作

ERP系统对管理人员和操作人员的职业和专业素养均提出了较高的要求，管理人员要熟悉系统配置和开发，操作人员需要熟练地操作计算机。操作人员要能够识别及应用系统提示信息。管理人员也要采取有效措施对操作人员行为进行记录，保障系统数据的真实性。这些都要求相关人员具备良好的职业素养，企业内部要加强技能和素质培养，培养一批高素质的专业化人员队伍。