医院移动办公系统的设计应用

郑州大学第五附属医院 马 遥

当前，包括医院在内的行政、企事业单位都建立有局域网，并建立了内部OA系统，可以快捷、方便地进行临床诊疗信息和政科室的综合信息查询、文件的上传下达，实现了个人智能化办公服务。同时，医院各科室可以根据管理部门的要求及时完成各项任务，办公效率得到有效提高，并且医院收发文告别传统的人工发文，以电子发文的形式并不会出现发错科室或文件丢失的问题，只需点击鼠标，就可以把文件快速地传递到对应科室，相关科室立即知晓文件内容，并存储到电脑硬盘里，随时可以快速地查找以前的文件。在使用OA系统功能的过程中，也存在着诸多不方便的地方，例如，领导或职工出差，若想批示或查看、接收OA系统内公文或文件，就不够便捷。在此背景下，移动办公系统应运而生。所谓移动办公系统，也叫无纸化办公，利用该系统可以把本地OA系统内的公文流转、人事、通讯录及个人办公等功能模块转移到智能手机上，为在外出差的医院领导或员工构建和本地办公系统相同的办公环境，使其无论何时何地都可以方便地处理相关业务工作，是对传统OA系统的补充。

1 系统需求分析

OA系统具有过程流传的特点，某一审批事项需要经过一系列的流程方可完成。那么在什么情况下需要移动办公系统呢？一是在外出差的员工需利用手机接收会议提醒、特办事宜或公文流转等重要的、需要即刻处理的信息；二是医院的员工在路上或家中等医院外的场所需即刻回复单位的重要内部邮件；三是医院领导只需一部能上网的手机，无需电脑与网线，就可以根据公文的标题与摘要等信息确定是否立即登陆办公系统来签批重要的文件；四是无需携带本单位通讯录，只需在手机上存储相关联系人的信息，就可在移动办公系统内方便、快速地查找员工通讯录；五是即使不在医院也能查看单位发布的公告、院内新闻等即时信息，了解需要立即处理的事情。可以说，如果只应用OA系统，身边没有联网的电脑，那么就很难完成急需办理的业务，因此有必要尽快研发移动办公系统，从而实现工作的无缝链接。

2 系统设计功能

（1）提供单位通信录，按医院组织架构提供全员通信录，并为员工授权，供全体员工使用，由系统管理员统一构建及维护；员工本人也可以创建及管理个人的通信录，方便自己查询使用或选择共享，为其他同事提供方便。

（2）日程管理与工作安排，日程管理模块主要记录员工每天的日程安排，如记录名称、时间、内容、地点、开始及结束时间等，可实现基本信息的增加、删除、查询及修改等操作，并可设置特殊日程的提醒服务等功能。

（3）办公流转、公文签批，根据医院办公的实际需求，做好公务处理流程的设计、创建、管理及处理等功能，并做好关键节点及业务流程的处理，从而使员工快捷、方便地浏览待办事项并及时处理。

（4）移动邮件的处理，利用移动办公系统，员工可在客户端进行新邮件的创建、邮件接收、查看及回复与转发等日常操作。另外，系统还具有新建邮件、自动回复邮件等功能，并可以发送附件。

（5）信息管理，信息管理主要是对移动办公系统的公告栏及其内容进行管理，可以提供通知及公告的发布、浏览、查询及删除等功能，并且系统管理员给予操作者以权限，还可以发布公告，供医院全体员工浏览或下载。

（6）在线更新，当系统升级出现新的版本后，移动客户端就会提示用户进行升级，用户升级后会与服务器端实现同步更新，当用户成功升级后就进入新的界面。

3 系统模块构成

医院事务处理对时间的要求较高，为了提升系统使用的便利度，系统用户可以利用IOS、Android移动端（如手机、平板电脑等）访问系统，实现随时随地办公。系统融合了4G移动技术、虚拟专用网络技术、智能移动终端、身份认证、数据库同步等多种移动通信、信息处理、计算机网络技术，采用增强型数据速率GSM演进技术、通用分组无线技术、码分多址技术进行数据传输，通过安全链接将系统内的文件、日程、公告等传输到移动终端上，具有速度快、功能全、界面美观、安全性高的特点。医院的移动办公系统主要由如下模块构成：

3.1 原有的办公服务器

因系统需要，需要在原有的办公自动系统与移动办公系统之间实现无缝链接，并可以同时使用，所以总的设计原则是把原有办公自动化系统的服务器当作医院所有业务处理与数据传输的服务器。

3.2 移动手机客户端

在移动办公系统中手机客户端是供用户使用与操作的终端设备，所以手机客户端要具备良好的操作性，必须确保医院数据信息的安全传输性能，例如，在用户使用手机登陆时不会发生数据丢失或数据损坏等问题，要确保数据安全。客户端主要包括用户登录、移动邮件的收发、企业通讯录、工作日程安全、消息管理、用户设置及客户端更新等数个模块。

3.3 移动办公系统的代理服务器

在医院原有的OA系统的服务器与移动客户端之间增加移动办公系统代理服务器，目的是对移动数据信息进行转换与过滤，对移动数据与各类信息进行再处理与加工，并将其转换成需要的数据信息，同时把无用数据信息过滤掉。当前，相较于有线网络带宽，4G网络带宽还较低，所以要尽量减少客户端和原有OA服务器之间的数据传输，相信随着5G网络的普及，客户端与OA服务器之间会实现实时数据传输，并且传输速度也会大幅提升。移动办公系统的数据转换功能是接收手机客户端发出的请求，并将其转换成原OA服务器能处理的数据并进行检索。利用该系统可以轻松实现数据过滤，对从OA办公服务器接收的数据进行过滤，然后传输到客户端并进行数据解析，最后将其显示在用户手机屏幕上。

3.4 信息推送服务器

该模块的功能是把移动办公系统内的邮件、公告通知及短信提醒等消息及时推送到手机客户端，以利于员工及时了解与掌握，避免错过重要信息。

4 系统安全

系统安全是确保任一应用系统安全运行的前提，确保局域网内数据安全是构建移动办公系统必须解决的问题之一，另外，也要采取措施确保客户端用户手机中的个人信息安全。系统安全包括如下内容：

4.1 身份认证

利用手机客户端绑定系统进行身份认证，由于移动终端的部分硬件信息具有唯一性，如手机号码、手机IMIE码信息、SIM卡号码等。在移动办公系统内，系统登记模块不仅要对医院的移动办公用户及手机硬件信息进行关联，还要在用户登录时利用客户端的程序提供用户手机硬件设备信息，将用户名称及设备信息一并发送到认证服务器上进行认证，认证服务器要先进行用户验证，查询服务器内用户登记的设备信息，并和被验证的设备进行信息比对，在核实无误后方可进入到移动办公系统内。

4.2 网络安全

在移动办公系统内，系统数据库的服务器是设置在内网中的，应用服务器则在外网，用户利用互联网可以访问移动办公系统处理业务，根据网络安全的保护等级要求，内外网之间必须做好物理隔离，并且政务外网与互联网之间也必须实施逻辑隔离。

4.3 数据安全

确保网络数据安全的一个重要措施是采用加密技术，加密方法有如下三种：一是进行传输线路的加密；二是进行传输数据的加密；三是进行传输线路与传输数据的双加密。由于移动办公系统是利用互联网连接的，再加之互联网的拓扑结构特点，以当前的数据保密技术还不能为传输线路进行加密处理，所以当前确保数据安全应用的是数据加密技术，从而确保数据的安全性。另外，移动客户端没有数据存储功能，只采取加密保护的方式，当用户发生手机使用权变更或手机丢失时，别人就不能正常登陆移动办公系统，而系统发现用户信息异常就会自动从后台关闭并清空该用户的全部信息资料，确保信息不会发生泄漏。

5 系统应用效果

移动办公系统的应用极大地提升了工作效率，实现了事务处理的“零响应”，用户可以在最快时间内知道自己要干什么、从哪里获取哪些资料，从而大大提升了工作效率，且自动化的工作流程也极大地节省了医院的管理成本。

以财务报销为例，医院在运营中产生了大量的费用报销事务，申请人在移动终端打开系统后，选择经费类型（如科研经费、科室基金、学术活动经费等），填写模板固定的表单，表单可自动计算总金额，系统根据经费类型将表单流转给相应的审批人，审批人在收到信息提示后即可进行快速审批。在以往，费用报销需要几天、一周甚至更久，但现在可在几分钟之内完成。并且，表单附带的条形码、流水号具有防伪能力，可防治伪造、便于统计。

结语：综上所述，基于互联网构建的移动办公系统，可以处理原来必须使用电脑才能处理的业务，节约了办公费用，并且摆脱了必须在固定办公地点方能登陆办公系统的传统OA系统的局限性，使医院员工可以随时随地地登陆办公系统处理各种公务，员工可以根据自己的时间安排合理利用碎片化时间处理公务，简化业务流程，全面提升医院的办公效率与管理质量。