大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究

孙海霞

（青海省海北州档案馆 青海 海北 810299）

1 引言

不同团体和各种企事业单位都会涉及到文书档案处理的工作，工作量大，任务重，又与工作人员息息相关。随着信息化时代的到来，大数据的广泛运用，档案信息化建设提上日程。在现代化信息化的引领下，工作人员通过数字数据管理文书档案，可以提高工作人员自身综合素养和对文书档案进行整合优化。与此同时，管理的高效率也得到了充分的体现。

2 文书档案管理的现状以及存在的问题

2.1 重视程度不足

管理体系是一个单位能否顺利运转，高效经营的重要基石。但管理体系中又由多个部门构成，比如人事管理等，但我们不难发现文书档案管理部门这一称谓很难从招聘单位上看到或听到，文书档案管理常常被管理层人员所忽视，边缘化问题较为突出。由于不够重视，从事此份工作的相关人员专业素质参差不齐，没有具备应有的技能水平，在执行文书档案管理中难免捉襟见肘。并且在单位管理体系中，由于不够被重视，文书档案管理部门具有相对独立性，其他部门很少协调帮助[1]。

2.2 档案管理技术未提升

尽管科技发展迅速，半数字化半纸质化文书档案管理方式依然是主流，信息化应用还未全面铺开。由于技术更新不及时，部分损坏现象严重的资料无法及时或很好地复原，影响了文书档案管理的进度、效率与质量。

2.3 管理细则未制定或落实

很多单位并没有考虑到要对文书档案管理制定细则以及真正落实。大部分文书档案整理内容粗劣、过程随意混乱、结果不尽如意，资料搁置，使资源不能得到合理配置，并且文书档案的内容不能得到有效更新[2]。

3 信息化应用文书档案管理优势

3.1 提升工作效率

利用大数据，能及时且出错率较少地将文书档案内容进行收集、归类、整理。因为有信息技术的支持，文书档案呈现形式可以多样，工作人员可以选择自身喜欢的呈现方式进行查阅，提升工作效率与质量。除了高效工作，利用大数据，从另一方面也可以间接地提高相关人员的专业技能，创新文书档案工作管理模式，提升工作人员文书档案管理的专业水准，以此达到提升工作效率的目的。

3.2 节约资源，合理配置

利用大数据，专业技能不足的工作人员不能够胜任其职位要求无法继续工作，筛选下来的人员虽少但水平足以胜任，适应了市场经济体制下资源合理配置的要求，提高利用率，信息共享。从另一个视角看，现阶段随着我国对企事业单位的鼓励，增加资金投入，进行文书档案管理模式的优化工作，确保了相关设备、专业人才落实落地，为提升现阶段文书档案管理的资源节约和合理配置提供了现实基础[3]。

3.3 文书档案内容及时更新保存

利用大数据，可以减少外界环境的干扰，能够随时随地利用信息技术进行获取和传播。随着科技的发展，电子产品不易受外界环境的影响，能够较长时间地稳定保存。

3.4 顺应信息化时代要求，利于单位可持续发展

将传统管理手段与信息技术水平相结合，顺应时代潮流趋势，促进单位的转型升级，转变发展方式，加快其发展。档案工作是各项管理工作的重要组成部分，想让文书档案顺利管理，就需要“平台化+大集中”的方法措施来提升效率，帮助文书档案管理规范化。

4 如何对文书档案管理实施信息化应用

4.1 健全管理体制，提高重视程度

建立健全的文书档案管理机制，达到规范化和标准化的效果。从文书档案管理的获取、录入、流转、分类到归档、查询、借阅保密等，都需要用严格的制度规范及把控机制规范工作人员的行为，坚决杜绝违规操作，最大限度保证文书档案管理的完整性、功能性。需要将多种管理手段进行综合运用，建立电子文档，做好文档封存与备份工作等。完善数字信息化体系，改变传统过时的管理方式，从根本上解决规范化标准化时代化的问题，领导人员在管理过程中进行方式的创新，深化工作人员对信息化实施运用文书档案管理工作目标的认识。事业单位在文书档案管理中把工作人员当作主体，积极鼓励工作人员提高文书档案工作中涉及到的收集、整理、归档、利用开发环节的标准，促使工作人员工作更加规范化，加快信息化建设。再者，想要有效对文书档案管理工作进行优化，首先需要提高对文书档案管理工作的意识。具体来说就是成立有关小组，定期检查、审核、监督、考核，引进先进的管理手段，加强资金的投入，优化各种管理设备及提升信息化技术运用水平[4]。

4.2 加强内部培训，提升素质技能

可以从以下两方面着手，其一，对相关人员进行综合培训来提高相关技能和实践经验。其二，针对员工的不同资历采取不同的办法。对新员工，做好岗前培训工作，了解工作流程及内容，使工作环节有条不紊地展开。对老员工，摒弃传统陈旧管理思想，增强专业人士工作过程中的创新性管理思维。在大数据时代背景下，工作人员积极响应信息化改革方案，积极提高计算机操作能力。对于信息化建设，学习专业的知识内容非常需要。如果工作人员对此类知识内容不加以及时梳理、消化，很容易对有困难的部分产生消极抵触心理，不利于自身的职业发展以及今后企业的巩固和转型发展。要端正工作态度提高管理水平。

4.3 及时更新设备，实施信息化应用

更新有关设备是文书档案管理的基础条件之一。计算机具有的优势与文书档案管理工作相结合，使档案管理工作信息化、高效化。“文档一体化”便是计算机优势的具体体现，把文书和档案工作都建立成全过程公文制，相关人员要积极利用先进设备来处理文书工作，积极理顺，提高效率。首先，培养员工随时整理归档的习惯，让工作人员不用再每年隔长时间地集中整理归档，让计算机来缓解工作人员对文书档案管理工作的抗拒，逐渐带动工作人员实施随办随归，最终达到日常性工作的习惯性行为。其次，在此基础上，开发利用资源，通过信息化应用，使文书档案呈现形式多样，内容准确客观，管理精细恰当。与此同时，进行资金合理预算，落实相关信息化设备。

4.4 构建信息化推广平台，增强传播力度

通过资源的共享，可以使文书档案管理系统获得综合效益。利用信息技术，使其具备检索功能。传统档案检索，工作人员要从实体书中一本本找寻所需档案之外，还需要配合档案到专门的库房搜寻，效率低下。制定数字信息化管理贴合本馆实际情况的机制与规章制度，工作人员在数字化模式引导下能积极打破传统固定检索思维模式。此数字化模式进行可以使工作人员通过各式各样的查询方式，灵活处理各种需求。除此之外，对于提升工作人员专业素养，减轻负担，及时方便查询都有着重要作用。

5 总结

综上所述，大数据时代背景下，数字化信息化可以优化文书档案管理，可以提升文书档案信息资源的便利，可以优化文书档案的管理，帮助文书档案信息资源实现网络化。作为信息化实施运用的重要载体，对实体档案管理提供新服务有着重要意义。档案的归纳与整理尤为重要，尤其是信息化管理已是大势所趋，关系到单位的日常经营与长足发展。首先，相关人员需掌握专业技能和积累工作经验；其次，加强有关人员的培训，进行人才培养，提高专业技能与职业操守；此外，有关单位或部门加强资金投入，及时更新相关设备，积极创新信息化管理模式。总而言之，文书档案管理信息化的实施运用，可以优化相关人员工作思维，对相关人员自身工作效率的提升、文书档案资源的利用开发、企事业单位的发展有着重要意义。