高校人事档案管理信息化建设的价值分析

辛 华，刘晓萌（通讯作者）

（山东医学高等专科学校 山东 济南 250002）

1 引言

21世纪以来，随着信息技术成为社会变革的重要推动力之一，社会的各方面都发生了改变，而且这种改变也在影响着教育教学领域。现阶段，部分高校在推动人事档案管理模式进入新阶段的实践中进行了有益尝试，大数据信息技术成为整合人事档案资源的重要手段，在实践过程中高校管理水平实现相应的提升，体现出信息化技术在高校人事档案管理中的实践价值和应用价值。

2 高校人事档案管理信息化建设概述

在查阅《档案学词典》及相关资料的基础上，笔者认为人事档案是指：由人事、组织、劳动等部门在人员的考核管理活动中所形成的特殊档案，是个人经历、经验、能力的最真实记录。高校中的人事档案管理涉及了职工教学经验、社会关系、业务能力及多方面内容，通过查阅职工的个人档案，可得知其自身的综合能力，从而为人才的选拔提供依据。信息化，笔者认为可以简单理解为利用数字化、网络化等先进信息技术手段针对信息数据资源进行充分的开发及利用，以实现强化信息数据现代化水平的目的。高校人事档案管理工作信息化建设则是指通过电子技术、网络技术的合理运用，实现电子文件管理。这里所提到的电子文件具有虚拟特性，即只在数字环境下生成，并以数字化形式保存在数字设备之中，可借助互联网进行传播。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系；推进档案信息全国联通，逐步实现档案转递线上申请、异地通办等也是符合社会发展需求的人事档案管理工作的发展方向[1-2]。

人力资源档案管理的个体本身所具备的复杂性和流动性，要求人事档案信息的记录及调整必须具备准确性和实效性。高校人事档案信息化包括人事档案信息化和档案管理信息化两部分内容；高校人事档案管理工作的内容包括在记录教职工个体的基础性数据的基础上，同时收录其工作、教育、家庭、环境等各方面的信息，将大数据等信息技术渗透到传统人事档案管理工作中的信息收集、处理、调用等流程中，让档案信息处理在用户的计算机终端就能够实现，极大地节约了人力成本；使高校人事管理工作得到档案信息化的多维度服务，高校人事管理结构调整获得可靠依据[3]。

3 高校人事档案管理信息化建设的价值

3.1 理论价值

信息全球化背景下，各个国家已经或将要进入到知识经济时代，基于知识的产生、管理等逐步演化为创造财富的主要方式。高校在我国社会信息化进程中有着一定的助推作用；在教育教学改革新形势下，高校管理模式发生变化使得高校的人事档案管理工作也会随之相应发生变化：数据标准及规范需要实现有效统一、信息资源需要有效共享、管理数据量大增等，基于此种现实情况，人事管理信息化建设必然会被提上高校的日程。

人事档案管理信息化工作得以合理实施离不开相关信息系统的开发、利用；通过以信息化数据为依据建立起完善的人事档案信息化系统的方式，打破信息壁垒，破除数据孤岛，将人事档案、职务、学历、进修深造动态管理、薪酬、绩效、社保和人才招聘等重要环节都放在统一平台，为师资队伍建设、教学科研管理、人力资源配置、组织人事工作研究等提供支撑[4]。

3.2 实践价值

3.2.1 方便对人事管理信息进行定量分析

高校在人事档案管理工作中科学地融入信息化技术手段，落实信息化建设，由浅层次来看，可以帮助相关工作者树立信息管理理念，并提高其工作质量及效率；由深层次来看，能够加快人事档案数据信息的收集整合的效率，提升完整度。

此外，人事档案管理的复杂性和多样性的特征决定了相应的人事档案信息的记录、更改也需要满足准确性和实效性的要求；高校人事档案管理人员利用信息平台采集人事管理个体的人事档案基础信息以及岗位、培训、绩效、薪酬、外部环境等信息的同时，对数据信息进行数字化定量分析、科学预测，更大程度更深层次地挖掘人力资源价值，为高校提供人才引进培养、人事决策等方面的信息保障和价值依据[5]。

3.2.2 完善人事档案管理流程

一段时期以来，伴随着社会变革，高等教育目标与任务的较大变化带来了高校人事管理工作实践形式的改变；很多高校通过引进人才的方式来优化师资队伍，但因专业人才、岗位变动、继续教育、培训情况等的档案信息的立、存、调等步骤较为烦琐，处理过程中难免会出现数据缺失、材料收集、整理、归档不及时和流程不规范现象，致使查阅不便并降低了档案的完整性和利用率。

对人事档案管理实行信息化，则可以改善上述情况；在制定规范的人事档案管理信息化制度和标准的前提下，对现有档案材料按照由近及远的顺序进行数字化处理，录入档案管理系统中，可以降低人为因素的影响，在一定程度上解决档案材料收集整理不及时、不规范的问题，完善了人事档案管理流程的同时也使档案管理和利用更加高效。

3.2.3 提高流动人才档案的管理效率

高校招生规模在学校自身的快速发展过程中不断扩大，高校间以及高校与其他单位间的人员流动更加频繁，再加上每年有大量学生毕业，这些人员流动，带来了大量的人事档案的转移、接收等工作；在此过程中，人事档案管理工作也随之出现了档案材料缺失、失真，数据信息不全，工作量巨大等问题。

与以往传统形式上的人事档案管理模式对比，通过建立流动人才档案信息库、流动人才档案信息服务平台等方式，可以加快流动人才信息的接收、处理和传递，实现全方位、多层次的数据检索和处理，在授权范围内实现部门与部门、人员与人员之间的人事档案信息资源共享。信息化技术的融入可有效提升人事档案管理的工作效率和流动人才档案的管理效率，且出错率可大幅度降低[6]。

3.2.4 提升高校教育与科研水平

人才教育、社会服务和科学研究三项是现阶段我国高校的主要职能，提高师资队伍建设水平是提升高校教育与科研水平的重要手段之一；因此，人事管理综合水平的高低决定着师资队伍建设水平，也间接决定着高校的办学质量。

目前一些高校已经在人事档案信息化建设方面进行了积极实践，也获得了一定的成绩，随着信息资源的不断开发，信息化建设的价值也愈加突出。通过有效措施进行相关数据内容与信息体系的整合管理，运用大数据等信息技术，再加入管理、教学、科研等数据，将一个个信息孤岛合并为智慧校园人力资源平台，形成高校人力资源动态全景图以优化师资队伍配置，提高人事档案管理综合水平进而为高校教育人才、科学研究等工作提供决策依据。

3.2.5 保障人事档案安全可靠

保证档案的安全性是人事档案管理工作中的重中之重；以安全性角度讲，从人工监管查档到电脑授权查档是人事档案信息化实施后取得的进步，通过智慧校园人力资源管理平台，能划分针对各职工的职能，以职能的不同赋予不同的权限，精准授权可查阅内容，屏蔽其他内容，更有利于人事档案信息的安全保密性提升；通过设置风险预控体系，构建数据失效风险预警机制，建立全程监管机制，制定应急对策等方式，可以为保障人事档案信息的安全提供支持。

4 结语

综上所述，高等教育的改革与时代的进步决定了高校人事档案管理信息化的必要性；以信息化手段为依托，人事档案管理模式得以创新，服务水平与质量也得以显著提升；要充分意识到这一趋势，在实践中不断创新，在反思中不断优化；深入开发利用档案数据，深度整合信息资源，调整人事档案管理工作模式，将信息建设思想贯彻至管理的全过程之中。