刍议档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位

2021-04-04陈福昕

信息记录材料 2021年5期

关键词：数字化档案管理信息化

陈福昕

（白城市医院吉林白城 137000）

1 引言

档案管理是医院发展的重要环节，同时医院档案管理也需跟着社会技术发展形势进行更新，信息化建设可以提高医院档案管理的工作效能，减少传统档案的占地空间，在信息检索方面也更加便捷快速，是未来医院档案管理的重要发展方向[1]。

2 医院档案管理的发展趋势

医院档案管理就是对档案信息进行收集、整理以及服务利用，而信息化档案管理则是通过现有的信息化技术以及互联网技术等对档案信息资源进行虚拟化的归纳收集整理，同时信息化建设也需要从多个方面进行考虑。例如信息化基础设施、信息化人才培养以及信息化设备的维护与更新。医院档案管理包含的内容繁杂，随着当前医院朝着多元化的方向发展，医院档案管理的标准和要求也越来越多，医院档案管理的最终目的是服务社会，在信息化技术的加持下档案管理工作可以有效提高工作效率，同时也能将多元化的档案信息进行融合，改善原来传统医院档案管理的运作模式，更对档案查询、档案调取、档案检索提供了便捷。

传统的医院档案管理模式主要针对纸质材料进行收纳归集和整理，但是随着当前的科技发展越来越多的档案呈现出图片、视频、音频模式，如果仍采用传统档案管理模式，不仅效率低下而且受到保存时间的限制。因此医院档案管理部门必须促进自身的网络数字化发展，利用互联网以及信息化技术优势发挥原始档案的自身效能[2]。

3 当前医院档案管理存在的主要问题

我国的数字化医院档案管理仍处于探索阶段，在不同地区以及不同单位采取了不同的资料分类方式以及编码扫码工作程序，但是由于医院档案管理具有流动性，因此各地区各单位必须统一标准才能让医院档案信息实现共享，提高档案管理效能，如果标准没有统一，那么可能反而增加工作量。实行数字化的医院档案工作管理模式就需要工作人员不仅要具备档案管理的专业知识，同时还要熟悉数字化的系统操作以及相关的信息设备维护，这样可以增加医院档案管理的安全性和时效性，但是目前很多单位或部门人员还缺乏相关的计算机专业知识，这也给数字化建设提出了难题。在数字化医院档案管理的推进过程中，需要对传统的档案进行逐一扫描和归档，同时对于各单位各部门也需要相应的硬件和软件进行建设维护。因此可以看出在医院档案数字化建设过程中，需要有大量的资金成本和人力成本作为支撑，既包括前期的医院档案扫描和数据化转换，还包括后期的系统和设备维护，因此在数字化工作推进过程中要有明确的规划，防止后期管理不善造成资金紧张[3]。

4 信息化建设对医院档案管理的价值

传统的医院档案管理多以纸质模式为主，不仅需要大量的物理空间进行保存，同时由于不同阶段需要进行资料补充和更新，因此对于档案管理的保密性和真实性也具有一定的隐患。而数字化的医院档案管理更多地依托于现代互联网技术以及相关数字化产业，改变了传统的医院档案资料管理模式可以通过文字、照片、视频、音频等多种模式进行多元化管理，不仅丰富了医院档案内容，同时还能对存储信息进行功能检索，有利于现代化人士管理的工作效率提升，也是医院管理现代化发展推进的重要技术基础。传统医院档案管理过程中，如果想要查阅个人的档案资料需要根据档案所属类别逐个寻找，整个工作流程烦琐且耗费大量人力，同时精准度也无法保证。数字化档案管理的模式可以将个人档案资料信息转化为档案识别代码，当有需要时，医院档案管理人员可以根据关键词或关键信息快速查询，极大地提高了档案工作效率，同时兼具精准性，另外由于当前互联网的快速发展，目前的医院档案管理数字化技术也突破了时间与空间的屏障，更大程度上减少了档案管理的经济成本，可以在任何条件下进行查询，对于提升医院档案管理的综合水平具有积极意义。数字化的医院档案可以对档案资料进行多维度、立体化的管理，明确了各层级医院档案管理人员的工作职责，同时还能对医院档案的优化和完善进行不断设计规划，通过建立统一化的数字医院档案管理平台，让多个部门全程参与，对于档案管理的系统化发展具有重要意义。另外，建立医院档案管理系统还能增强档案管理的监管效能，对于档案的收集、档案的统计以及档案的在线监控都具有重要意义[4]。

5 提升医院档案信息化管理水平的具体策略

5.1 加强档案数字化资源建设

加强医院档案信息化管理需要从软件和硬件两方面入手。首先，在硬件方面需要注重档案管理、设备更新以及原有设备的外接拓展，未来的数字化发展具有较大潜力，因此医院档案管理在设计之初，硬件就不能匡定在具体范围内，而是要注重技术的革新以及拓展，同时由于当前档案信息的多元化，因此要注重多样性多媒体信息技术与3D技术的结合，这样有利于将传统的答案信息进行转换，同时也能丰富档案管理的综合效能。其次在软件方面应该注重相应档案管理的应用程序开发，根据实际需求结合智能化技术将查询方式、调档方式以及存储方式以更加多元化的形式开展，促进医院数字化档案建设快速发展[5]。

5.2 提高医院档案管理人员的综合能力

随着当前互联网技术不断发展，在医院相关部门中的档案管理工作必须提升相关人员的综合素养，以适应现代技术的快速发展。首先，建议医院要注重自身新鲜血液的引进，例如与各大高校的计算机专业签订就业协议，以专项培养的方式为部门做好人才储备，对于档案管理的未来发展具有重要意义。其次，医院档案管理部门要注重原有职工的综合能力提升，可以采用定期培训的方式促进业务能力成长，学习有关信息化的技术，尤其在设备维修应用检查等方面要结合工作实际进行自我能力提升[6]。

5.3 建立信息化的医院档案数据库

由于医院档案具有很强的时效性，因此必须注重档案的及时更新和纠错，并逐步将传统的纸质档案向数字化进行转换，让档案管理具有更好的便捷性和流通性，因此建议建立相关的信息化医院档案数据库，通过大数据技术进行档案信息收集整理以及导入通过平台内的分类和数据集成，加强对医院档案的管控和存储。在数字化医院档案管理过程中，必然会遇到各种问题，只有在实践中不断探索，才能找到其优化路径，因此应注重数字化管理系统的优化以及更新，在实践中不断地探索和创新，同时也要加强使用系统、维护系统以及管理系统的有效分类，让系统按照不同标准进行最大效能发挥。

5.4 注重数字化医院档案管理的安全性建设

互联网是一个开放性的平台，其中不免鱼龙混杂，由于医院档案管理是一个极具保密性的工作，因此必须强化信息安全管理职能，注重平台系统的可靠性。首先，数字化的医院档案管理需要有数字加密，对于任何进入系统的账号都需验证身份，同时对于账号的使用过程进行全程记录，为防范今后出现的任何问题，做好数据储备。其次，要充分利用大数据以及云计算等技术对医院档案资料进行有效备份，防止因任何意外情况造成的原始资料丢失。最后，要注重保护关联方的个人信息，防止个人隐私被泄露，要有相应的防火墙、网络隔离对木马或黑客攻击进行有效防范[7]。