信息化背景下文书网上档案数据管理工作分析

刘 丹

（昆明市呈贡区食品药品检验检测中心 云南 昆明 650500）

1 引言

基于互联网技术的文书档案信息化是“互联网+”思维在文书档案管理领域的具体应用，是信息化社会的必然发展趋势。只有抓好文书档案信息化建设的各个环节，才能真正提升管理质量，实现数字化、信息化转型的目标。故此，有必要立足于信息化背景，重点探讨文书档案管理工作的现实意义，寻找文书档案信息化管理的新思路，为相关单位提供可供参考的路径。

2 信息化背景下文书网上档案数据管理工作的现实意义

2.1 有利于增强管理质量，推动档案数据库的形成

传统纸质化管理模式中，文书档案主要以纸质文件的形式呈现，难以实现一站式处理，进而导致系统性、全面性不足。为了降低文书档案管理难度、检索难度和利用难度，增强管理质量，必须要将信息技术应用其中[1]。一方面，借助互联网或者物联网终端的文书档案管理系统，可以更为快速便捷地对文书档案进行分类，直接浏览相应的文书档案目录，进而推动档案数据库的形成。同时，从信息化的角度对文书档案进行管理，可以提升文书档案在编目、鉴定、保管过程中效率，实现一站式处理，节省人力资源成本，降低工作人员的工作压力。总而言之，文书档案信息化管理是提升管理、检索、利用效率的必然要求，是未来文书档案管理工作的发展方向。

2.2 有利于节约管理成本，实现规范化管理的目标

文书档案管理的最终目标是服务于单位决策，切实满足不同主体的信息查阅需求。文书档案信息化管理，可以有效节约管理成本，缩短工作流程以及工作时间。例如，从互联网终端对文书档案进行管理，可以有效避免占用档案室过多的物理空间，解决传统纸质化管理在档案保管、档案环境维护领域的问题。除此之外，文书档案信息化使得文书档案能够在互联网环境中进行传输，打破时间、空间层面的传输壁垒的同时，留存相应的记录，提升安全管理的实效[2]。

3 信息化背景下文书网上档案数据管理工作中存在的问题

3.1 文书档案数字化进程缓慢，管理利用基础薄弱

由于信息技术在文书档案领域的应用较晚，导致部分单位文书档案数字化进程滞后，更谈不上应用相关的软件和技术对文书档案进行管理与利用。一是缺乏可利用的高效设备和软件，难以朝着信息化、现代化的方向转型[3]。部分单位尚未采购并配备高速扫描仪、文件格式转化软件，纸质类文书档案转化为数字类文书档案的效率不高。二是人手不足问题突出。近年来，各个单位文书档案资料的数量激增，如何在处理存量的基础上，对增加的文书档案进行处理，困扰着文书档案管理人员。

3.2 文书档案信息化管理体系不完善，缺乏工作思路

当前，部分单位文书档案信息化管理体系不完善，导致工作流程、工作内容、工作职责较为模糊，难以推进文书档案信息化管理工作有序开展。一是规章制度不健全，缺乏信息化建设的思路以及规划，导致文书档案管理人员对文书档案信息化工作的认识较为模糊，不知道从何入手。例如，图片、影像、声像等不同类型的文书档案应当采用何种格式；文书档案信息化建设各个环节的职责应如何划分；文书档案信息化应达到何种标准等等，都没有在规章制度上予以体现。二是存在安全管理漏洞，影响正常管理。当前，部分单位过于强调对文书档案的利用，忽视从安全角度对文书档案进行管理，导致安全保障工作滞后[4]。一方面，技术手段以及管理措施不科学，既没有对文书档案数据库进行加密管理，也没有采用数字水印、数字密钥技术对文书档案本身进行加密。另一方面，文书档案备份工作滞后，文书档案被非法加密后难以恢复正常工作。

3.3 文书档案立卷归档工作不科学，归档不及时问题突出

文书档案具有重要的价值，其是否具备全面性、系统性、准确性、完整性以及真实性，将会直接影响后期的利用。然而，当前部分单位文书档案立卷归档工作不科学，严重影响信息化建设的质量。一是OA办公系统、公文处理系统与文书档案系统之间仍未实现数据关联，部分信息无法自动生成与同步，导致文书档案中的信息更新不及时。同时，系统与系统之间的壁垒也使得文书档案管理人员或者其他工作人员难以及时补录、上传相应的信息材料。二是部分单位文书档案流转不及时，相关部门的人员没有及时送交资料至档案室。一方面，部分文件拟办、批示以及传阅后没有及时立卷归档，进而导致文件发生丢失、损毁的现象。另一方面，部分单位尚未明确各个阶段的流转期限、归档期限，责任落实度不高，导致归档效率和质量低下。

4 信息化背景下文书网上档案数据管理工作的有效对策

4.1 深入推进文书档案数字化建设，进一步减少纸质档案

未来，随着信息技术的进一步发展，文书档案势必会朝着全面数字化、网络化的方向发展。为此，单位必须要深入推进文书档案数字化建设，为后续的管理和利用提供条件。一是要配备和更新可供利用的高效设备和软件，优化管理环境。具体而言，可以结合单位文书档案管理难度、管理量以及管理需求来采购相应大型扫描仪器、文件格式转化软件以及档案管理软件，科学高效地对纸质类文书档案进行数字化转化。二是可以通过招聘专业兼职人员来缓解文书档案管理压力，推进文书档案数字化转化工作的进程。同时，单位也可以探索通过业务外包的方式，进一步集中对文书档案进行数字化处理，实现资源高效调配与利用。

4.2 完善文书档案信息化管理体系，理清工作思路

思路和方法是文书档案信息化管理的“桥”和“船”，思路对事半功倍，思路不对则事半功倍。单位要善于抓住文书档案信息化建设的关键问点，细化工作流程、工作内容，明确权责，避免文书档案信息化建设出现无序化管理的问题。一是要强化制度建设。一方面，要根据档案管理法规以及其他规范性文件的要求，立足于单位实际，制定或者修订文书档案管理制度。制度应当包含多方面的内容，应当能够有效指导文书档案管理人员的工作。另一方面，要抓住制度建设中的重点。首先，要推进标准化、规范化建设工作，明确图片、影像、声像等不同类型文书档案的格式。其次，要合理划分文书档案管理部门与其他部门的权责，形成互相配合、互相协作、互相协调的档案管理机制。最后，要明确文书档案归档、立卷的标准，避免后期重复加工、重复处理问题的产生。二是要强化安全保障，有效应对互联网风险。一方面，要综合利用数字水印、数字加密、云密钥、区块链以及其他安全管控技术对文书档案数据库及文书档案进行加密管理。另一方面，做好文书档案备份工作，及时备份至云终端。

4.3 严格文书档案立卷归档工作，确保文书档案归档及时

要保障文书档案的价值，提升管理时效，就必须要抓好立卷归档工作，一是要进一步对散乱的信息资源进行整合，充实文书档案的内容。单位可以通过技术手段关联OA办公系统、公文处理系统与文书档案系统之间的数据，实现数据的生成与同步，提升整理加工效率和质量。二是要增强文书档案归档意识，确保信息资料能够及时归入相应的数据局，确保文书档案全面性、系统性、准确性、完整性以及真实性。为此，单位可以明确各个环节的流转时限以及归档时限，避免信息资料长时间堆积，提升归档效率和质量。

5 结语

信息化背景下，做好文书档案工作需要借助相应的信息化技术，推动文化档案管理与信息技术的高度融合。对于单位而言，文书档案管理工作是否能够取得成效，将会影响单位的决策。只有抓好文书档案信息化管理工作，才能真正彰显文书档案的价值，为单位领导以及其他档案需求主体提供参考依据。从宏观上来看，单位必须要科学规划、理清思路，投入充足的人、财、物以及其他资源，保障该项工作顺利开展。从微观上来看，单位一是要深入推进文书档案数字化建设，进一步减少纸质档案；二是要完善文书档案信息化管理体系，理清工作思路。三是要严格文书档案立卷归档工作，确保文书档案归档及时。