研究所科研仪器设备管理探讨

黄媛，韦玮

（中国科学院宁波材料技术与工程研究所资产管理处，浙江 宁波 315201）

科研仪器设备作为实施科技创新的重要组成部分，是技术装备水平的重要标志，是赖以正常科研活动和解决卡脖子技术的物质基础。近年来，随着国家对科研投入加大，科技条件得到了显著改善。这些科研仪器设备的引进，大大改善了科研基础条件，推动了科研工作的开展。据调查分析，发达国家大型仪器设备的利用率高达170%～200%，而我国价值100万元以上的大型仪器设备使用率为63.5%，且对外服务时长比例偏低，仅为24.3%。因此如何做好科研仪器设备的管理，优化资源配置，充分发挥其作用，是当前亟需解决的问题。

1 科研仪器设备管理现状

仪器设备管理体系不够健全。研究所科研仪器设备具有数量大、种类多、增速快、分布散等特点。仪器设备管理涉及人力、财务、采购、业务等多个部门，每台仪器设备涵盖从论证、配置、验收、使用、保养、维修、调剂、处置等的全生命周期管理。仪器设备管理缺少科学手段对管理制度的执行情况进行有效监管和评估。

仪器设备配置论证不充分。实验室在做设备配置预算时，有时为了项目结题而配置，有时没有了解已有设备存量和使用情况，重复配置一些设备，造成经费的浪费。有些实验室配置设备时未充分考虑仪器设备的通用性，十分不利于相近学科之间的交流及相互渗透，不利于交叉学科的发展。

仪器设备使用和管理水平有待提高。操作人员对进口的精密仪器设备缺乏专业的技术培训，对设备的新功能开发和研究不够。操作人员流动性也给仪器设备的管理增加了难度。设备管理员没有掌握设备基础维修技能，发生故障时只能请厂家维修，维修周期长、经费不足等导致仪器设备处于闲置状态或造成了部分仪器设备使用寿命提前终止。

管理模式和工具落后，仪器设备共享程度低。设备管理业务涉及多个部门，部门间存在业务交叉，传统的分散管理模式导致仪器设备基础数据不能自动关联共享，不利于仪器设备管理部门对仪器设备的运行和管理信息的整合分析。未建立良好的开放共享机制，有些仪器设备因研究方向调整处于闲置状态，有些受时间、人员和维护经费等限制，共享未能达到预期成效。

2 对策措施

随着科学技术的发展，仪器设备在科学研究中所起到的作用越来越大，一套科学有效的仪器设备管理方法对推动实验室建设和科研水平的提升非常重要。

2.1 健全管理体系，完善各项制度

宁波材料所建立健全仪器设备管理体系，纵向构建了涵盖分管领导、仪器设备管理部门、业务部门、实验室、仪器设备管理员、仪器设备责任人的管理体系，明确仪器设备归口管理部门、仪器设备管理的责任部门和责任人，管理职责层层落实、明确到人。横向按照仪器设备的不同类别，制定了50万元及以上大型仪器设备、特种设备、测量设备等各类设备的专项规定，抓住重点环节，细化各项要求，促进各项工作落到实处。

建立了仪器设备专家库，对设备购置、改造、技术鉴定和处置等进行评审，提出意见和建议，促进管理决策科学化。建立了仪器设备管理工作奖惩机制，将仪器设备管理工作纳入部门绩效考核。根据《考核标准》中的考核细则，奖励表现优异的个人和集体，提高仪器设备管理工作的积极性和重视度。

2.2 合理配置资源，强化内控管理

仪器设备配置在满足发展需要的同时应遵循勤俭节约、讲求绩效的原则。首先要从源头上保证预算编制的有效性和合理性。宁波材料所根据学科发展需要、科研任务实际需求、课题经费及已有设备等情况编制并审核预算。50万元及以上大型仪器设备的预算组织专家对配置需求的必要性、紧迫性和通用性等进行评议。预算经办公会议审核后报上级管理部门审批。

实验室根据预算提出仪器设备采购需求，包括性能指标技术需求，售后服务及相关要求，不同品牌供应商调研情况，同类仪器设备使用用户考察交流情况等。按不同金额、不同审批权限实行自行采购和采购部门集中采购，采购部门定期建立更新合格供应商名录，定期对供应商进行评定。进口设备和政府采购设备按有关规定办理。采购部门在接到采购申请后，对供应商情况、报价方案等进行复核，视需要开展市场调研，并视情况组织仪器设备分析会、专家论证会。仪器设备验收时成立验收工作组，编制验收方案和细则。测量设备委托计量部门进行计量，作为仪器验收依据。

2.3 加强技术培训，提高业务水平

仪器设备使用及管理人员的专业技术水平及工作能力对仪器设备的使用时间长短和应用程度是息息相关的。建议至少安排2名人员全程参加，若其中1名人员不在岗时有人员替代。其他人员在使用仪器设备前，必须经过培训，学习仪器设备的性能、技术规范和实际操作技术等，考核合格并得到仪器设备责任人、实验室负责人许可后方可上机操作。

实验室人员具有一定的流动性，应每年组织实验室安全、仪器设备使用等培训，定期邀请厂家工程师举办各种仪器设备相关培训。组织仪器设备管理员到同行业参观交流，增加仪器设备管理员培训学习机会，提升仪器设备管理人员的管理水平。

2.4 完善管理手段，规范日常管理

宁波材料所通过优化仪器设备管理的各项业务流程，打通各部门间相关数据流转共享。基于Browser/Server的设计模式、使用MySQL数据库、采用Java语言开发了一套设备管理平台系统。PC端和移动端均可登陆，操作方便，数据同步更新。

系统分为三大功能模块：设备管理、统计分析和用户管理。系统具备灵活的用户角色和权限管理机制：

（1）普通用户和仪器设备责任人可查询全所设备基本信息，搜索闲置及拟报废设备，预约设备并进行使用登记，查阅、下载设备档案。可管理本人名下的仪器设备，添加编辑仪器设备基础信息，对仪器设备进行保养登记，可对仪器设备申请维修、申请闲置和申请报废等。设备管理系统通过短信及邮件发送业务申请，审批完成后可打印单据，系统同步更新仪器设备状态。

（2）实验室负责人和设备管理员除普通用户权限，还可以查询、管理本部门的仪器设备信息，查看实验室设备统计数据及分析报表。

（3）系统管理员具有分发账号、管理用户权限、管理运维全系统数据信息、查看全所设备分析报表等权限。

通过设备管理平台系统，可以实时跟踪了解每台仪器设备运行及管理状态。还可对各类仪器设备的多项运行数据进行统计分析，为设备购置决策、设备选型、设备运维等提供数据支撑，提高管理的精细化水平。

2.5 加大开放力度，促进资源共享

在仪器设备管理工作中，宁波材料所积极拓展思路开展多种形式的闲置仪器设备利用工作：

（1）因科研项目、实验室研究方向调整等原因不再使用的仪器设备，可通过设备管理平台系统申请闲置，并作为可调剂仪器设备进行公示。有需要的实验室可提出申请，审核后办理内部资产转移手续。截至2020年5月底累计调剂闲置仪器设备363台。

（2）根据设备管理系统中各个仪器设备的使用频率统计，对于使用率不高的仪器设备，比如年平均有效工作机时低于800小时，通过设备管理系统在网上预约，实现跨实验室共享。

（3）宁波材料所将通用性强的仪器设备由研究所公共技术服务中心统一管理，在满足研究所科研测试需求的前提下对外提供有偿测试服务。纳入公共技术服务中心统一管理的87台仪器设备，2019年有效工作机时超过10万h。

（4）宁波材料所加入了中国科学院的大型仪器区域中心，目前有102台大型仪器设备纳入中国科学院仪器设备共享平台，2019年平均有效工作机时超过1500h，提高了大型仪器设备的使用效益。

3 结语

宁波材料所通过不断完善仪器设备管理制度体系、加强配置管理，强化培训、推动信息化建设，深化仪器设备的开放共享等工作，在一定程度上取得了一些成效。仪器设备管理是一项复杂、长期的系统工程，需要不断探索和试行仪器设备管理思路和方法，合理配置和有效利用仪器设备，提高科研仪器设备管理水平，促进研究所科研工作快速发展。