谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理

2021-04-03连刚强

中国设备工程 2021年14期

连刚强

（佛山市三水区疾病预防控制中心，广东佛山 528000）

近年来，国家对疾控控制机构高度重视，并不断加大投入力度，特别是2020年新冠肺炎疫情猛烈侵袭，疾控机构发挥重要价值，越来越多精密度较高的仪器设备入驻疾控机构，为各项活动开展辅以技术支撑。仪器设备档案管理可掌握资源配置信息，提高设备的使用效率。为设备有效管理做支撑。仪器设备档案管理是疾控机构核心内容之一，其设备档案管理水平的高低，直接决定着疾控机构各项活动的有效开展，以及最终检测结果精准度。为有效提高疾控机构的发展水平，需积极加强疾控机构设备档案管理。

1 疾病预防控制机构仪器设备档案管理价值

随着经济的高速发展，疾控机构中心不断引入各类先进仪器设备，促进疾控机构良好发展。新时期，仪器设备数量持续增加，导致档案管理面临新的挑战，需把握其实际管理价值，有目的、有针对地采取管理措施。疾控机构仪器设备档案管理价值体现在以下两方面：一方面，仪器设备档案与其他档案相同，具有无可比拟的重要性，仪器设备档案管理也是仪器管理中的重要部分。疾控中心依托各类仪器设备开展各项活动，如卫生监测、科研及疾病检测等，均需应用仪器设备做技术支撑。仪器设备档案包含多项内容，主要系统性记载仪器设备从购置、验收、使用等环节形成数据信息，全面、真实记载仪器设备从购置至报废相关信息。仪器设备档案作为机构技术核心存储，是质量管理体系的重要构成之一，如何通过设备档案管理信息，提高设备利用率，确保设备使用过程中结果的准确性、可靠性，是仪器设备档案管理的重要任务之一。另一方面，仪器设备档案是设备维护检修的重要参考资料。完善的仪器设备档案信息，持续性记录设备维护检修记录，按照设备实际状况，以档案记录信息为基础，制定合理的维护检修计划，保证仪器设备始终处于正常工作状态。同时，依照仪器设备档案维修养护记录，判定仪器设备可能出现故障，充分做好维修准备以此缩短停机时间，减少故障维修成本支出；通过查看仪器设备档案，与各类厂家、经销商等建立良好的沟通交流，为仪器设备更新换代做好衔接。

2 疾病预防控制机构仪器设备档案管理的基本内容

2.1 仪器设备档案归档范围

按照我国相关仪器设备规范准则，掌握仪器设备归档内容，主要包含三大模块，即仪器设备申购、运行、审批等环节中形成的档案数据。首先，设备实际申购过程中包含各类档案资料，不仅包含购置计划书、批准书及申请书，而且涉及招投标文件、合同及验收记录等。除上述各方面资料外，还涉及相关仪器设备说明书、配件等文件，应将其进行划分类别整理，按照相关流程进行归档。其次，设备运行中档案资料。主要形成的资料内容包含仪器设备标准操作规范、指导书、使用记录、养护维修等。最后，报废过程中形成的档案资料，主要涉及各类申请表、批准文件，以及具有一定保存价值的资料，需进行单独保存。

2.2 仪器设备档案资料收集

疾控机构实际工作过程中，仪器设备均需经过多个环节，各环节中形成大量资料信息，档案资料信息随设备变化而进行实时跟踪，按照相关要求进行划分类别，购置过程中各方面资料文件，需在设备调试完成之后立即建档，设备运行过程中，应以年度为单位进行归档，并做好年度中季度、月归档工作，保证档案管理内容中系统性记载仪器设备从购置至报废全生命周期资料，将其档案收集汇总之后，交由档案室保存。

2.3 仪器设备档案管理

仪器设备档案建立完成后，应交由档案管理人员将其录入管理系统中，便于后续使用查阅。仪器设备需转移使用权限时，应与设备形成联动反应，两者一同移交，完整填写移交相关记录。报废仪器设备应尽早处理，档案中需标识报废注销记录。仪器档案借阅过程中，需系统性做好借阅手续，借阅使用过程中应保证资料完整性、安全性，如约归还，禁止出现损坏、丢失现象。

3 疾病预防控制机构仪器设备档案管理措施

3.1 建立完善的仪器设备管理体系

质量管理体系作为仪器设备档案管理基础保障，疾控机构若想获取良好的档案管理成效，提高档案管理水平，需立足机构战略发展，构建完善的设备管理规范程序，以操作人员为中心，实施三级管理模式，深层次加大宣传学习质量管理规范，明确各管理人员职责，促使设备从购置至报废各环节档案管理全面贯彻。通过仪器设备管理文件落实，以书面文件报告形式，将相关管理工作流程、人员职责、管理标准及记录等明确规定，促使疾控机构内部各部门均精准定位自身职责，全面支持及配合档案管理人员工作，部门间建立良好的沟通及交流，实现仪器设备档案更具规范化、标准化。

3.2 建立完善的设备仪器档案管理制度

完善的设备仪器档案管理制度，是疾控机构设备档案管理基础保障，为各项管理活动实施做导向，要求管理人员严格依照相关准则，完成设备档案的管理目标。因此，应按照机构实际状况，制定完善的设备仪器档案管理制度，保证其具有良好的可行性，为机构设备档案管理工作落实做支撑，促使管理人员工作有据可循，各环节管理更具规范化、标准化。同时，应积极推行岗位责任制，从本质上将档案管理任务落实到人，定期开展档案管理人员会议，明确工作内容、目标等。将岗位责任制与管理人员绩效形成联动，实施奖惩机制，尤其是使用档案成绩较为突出人员，给予相应的奖励，并在机构内树立模范榜样，调动员工工作积极性。

3.3 做好仪器设备各项记录及归档工作

设备使用记录、维修保养记录等应及时归档，此类数据资料可客观、完整反映设备历史使用状况，有助于设备出现故障或检测精确度偏差较大时，短时间内确定故障部位及形成原因，采取针对性措施加以解决。为保证档案及时归档，设计记录过程中应以活页形式，并明确页码及仪器设备管理编号，以免造成资料档案丢失。

3.4 提高仪器设备档案的管理信息化水平

互联网时代的到来，疾控机构仪器设备档案管理方式应及时创新，跟随时代发展潮流，充分应用现代化水平，以大数据、云计算等为代表的先进技术，构建完善的档案管理平台，提高设备档案管理效率，实现内部资源共享。应加大资金投入，购进先进的软硬件设施，及时更新档案管理基础设施，为设备档案高效管理提供保证。同时，将原有档案资料实现数字化、信息化及电子化，为档案借阅、查询等提供便捷，无需将档案原件进行借阅，使用者可获取相关资料档案信息，消除原有档案借阅丢失、损坏问题。按照仪器设备使用中信息变化状况，档案管理人员要及时更新信息，有助于使用人员获得一手资料。但需特别注意的是，仪器设备档案在实现电子化过程中，其信息安全性仍不可忽视，由于信息技术高速发展背景下，为档案管理提供机遇的同时，风险同等存在。因此，需及时做好电子档案备份，并按照机构内部人员自身职责，设定数据档案库查看权限，引入各类防护软件，定期做好维护升级，档案信息系统应为专网专用，保证设备档案信息的安全性。

3.5 提高仪器设备档案管理人员的专业素养

设备档案管理人员是疾控机构档案管理的核心实施者，其自身专业素养与最终管理成效密切相关，由于传统疾控机构对档案管理重视度不足，以及档案利用程度较低，整体档案管理工作水平较低，配备人员并不具备专业知识，仅凭借自身经验完成档案管理，影响档案管理水平。因此，疾控机构应系统性评估设备档案管理人员的专业素养，掌握其工作薄弱点，有目的、有针对地开展培训，不仅局限于专业知识培训，而且需加强人员计算机操作水平，丰富人员的专业知识体系，为后续设备档案管理奠定良好基础。同时，提高设备档案管理岗位入门门槛，不仅需具备良好的专业知识、丰富的工作经验，而且还要熟练操作计算机，为设备档案管理队伍注入新鲜血液，提高队伍专业素养，保证设备档案管理水平有效提高。