科研单位仪器设备管理存在的问题及改进建议

张继申，廖敏，苏丽华，孙晨，李高丹

（国家电投集团科学技术研究院有限公司，北京 102209）

科研单位的仪器设备是开展科研开发的重要物质基础，是科研综合实力的标志。大型、精密、贵重的仪器设备管理系统运行和设备使用情况，在一定程度上直接决定着企业科研水平和重要科研成果转化能力。如何管理好实验室仪器设备，提高仪器设备的综合利用率，更好地为科研服务。这不仅取决于仪器设备配置和科研实验人员的专业素质，更取决于仪器设备的整体管理水平。因此，如何切实加强仪器设备的管理已成为我们迫切需要解决的问题。

1 仪器设备管理现状与存在问题

现阶段，许多科研单位对大型仪器设备质量管理还仍然处在不断探索推进阶段，普遍存在着设备管理不到位、利用率低、管理规章制度不完善以及许多仪器设备无法得到充分的开发和运用等状况。因此，采用积极主动合理措施，加强对大型仪器设备的科学管理和应用，是非常迫切而有实际意义的工作内容。

1.1 管理制度不健全

健全的管理制度是任何工作顺利开展的基础，管理制度的缺失和制度的不完善是现阶段许多仪器设备管理的主要短板之一。大部分企业没有建立健全可行的仪器设备管理制度。仪器设备管理制度过于笼统，可操作性和实施性不足。原有管理制度没有及时调整和完善，实际管理脱离制度，出现“两张皮”现象。缺乏科学的投入、激励和监督机制。因此建立健全可靠的理机制尤为重要。

1.2 盲目重复采购，仪器设备利用率不高

大型仪器设备在购置前论证不充分，对拟购设备性能指标缺乏充分了解，一次性投入设备购置专项资金，急于花掉拨付的资金，预留采购的时间短，或者只考虑到本课题研究应用上的便捷而购置，没有科学规划，缺少全局意识，购买设备时进行照抄照搬，导致盲目重复购置。随着科学研究的逐渐深入或项目的结束，某些仪器设备可能因其功能和要求无法满足进一步科学研究的需要而被闲置。仪器设备购置后缺乏专业技术管理或维修维护不到位，致使大批设备仪器购入后不能充分发挥应有的作用，以及存量仪器设备管理封闭、开放度低和设备相关项目缺乏专业承接，有限的存量仪器设备资源共享缺乏充分的对接沟通，这也是导致一些仪器设备被长期闲置或者设备整体使利用率低的重要原因。

1.3 仪器设备缺乏专业技术管理和维护

现如今，大多数科研单位普遍存在“重采购、轻管理”的趋势。科研单位对使用的仪器设备精密性有较高的要求，并且大多数设备操作员是兼职的非专业人员，缺乏相对专业的设备维护能力，只能借助费用高昂的售后维修服务。多数科研单位没有专门的维修经费或者经费不足，就可能会经常出现因为资金不足的问题而导致需要及时维修的设备无法得到正常维修，更不能充分发挥其应有的作用，造成设备长期搁置。仪器设备管理人员目前存在许多问题：（1）管理人员的数量较少，缺乏高素质的管理队伍作为支撑，仪器设备的价值得不到充分利用。（2）仪器设备操作人员缺乏专业技能，整体素质低下，直接影响仪器设备的正确使用。（3）设备的先进性和精密性使仪器管理人员的配备困难，以上均能导致部分设备许多功能无法开发和充分利用。

1.4 科研仪器设备的共享力度不足

由于受传统观念、投资管理方式等诸多因素的影响，实验室之间分散购置设备、独立日常管理与开放共享形成矛盾。科研机构缺乏资源共享的主动性和共建共享的理念，缺少统一规划机制，尚未从共享机制入手搭建资源共享开放平台，造成各科研机构实验室资源信息闭塞，管理封闭，设备没有广泛充分发挥作用，造成科研仪器设备共享力度低，大大限制了仪器的使用效率和科学研究能力的提高。

1.5 管理方法落伍，没有实现信息化管理

现阶段很多仪器设备智能管理系统水平不高，只是创建了单纯静态的电子设备台账和档案，沒有创建基于互联网的信息化智能管理系统，尚未实现登记、管理、维护保养、查询共享数据信息，没法确保数据信息的详尽、准确、完整和实时监控，无法实现仪器设备智能化系统动态管理。

1.6 仪器设备验收程序不规范

一些科研单位对仪器设备购置过程中验收阶段的重要性缺乏认识。针对新购置的贵重仪器，购置合同中往往没有明确约束验收方案，在仪器设备验收过程中，没有明确规定成立专业的验收队伍，也往往缺乏必要的产品质量管控和现场监督，相反，仪器一般由科研人员进行验收，验收仅基于个人的主观认识，而不是按照仪器设备采购技术合同或专业技术标准来进行的。即使到货后，也不会立即进行现场检查验收，必须交款后才补充验收手续，验收环节弱化，缺乏必要的验证功能环节，使得仪器设备的验收不规范，形式化，设备交付质量无法得到保证。

1.7 仪器设备盘点滞后和中断

在仪器设备日常管理过程中，经常会出现帐务分离和帐务不一致的情况。造成这一现象的根本原因是仪器设备缺乏按时定期的清查盘点，缺乏对仪器设备帐、卡、物相符性的日常管理检查，设备标识标签不规范。清查盘点工作滞后、中断，缺乏管理监督，这使得仪器设备使用中的不足难以及时被发现和处理，导致问题堆积、账物不符，严重的问题将造成科研资产的流失。

2 提升仪器设备创新管理的有效措施

大型仪器设备的管理和使用与科学研究紧密相连，是科学研究的基本途径和重要物质条件。因此，鉴于目前实验室设备管理中常见的上述问题，逐一加以解决，让实验室设备最大限度地发挥为科学研究服务的重要功能。这是我们亟待解决的问题。通过深入分析存在的问题，提出解决问题的具体对策和建议。

2.1 增强管理责任意识，注重设备管理

科研设备管理是科研工作的基础。各级人员必须足够重视，深刻认识到仪器设备管理的重要性，切实提高管理意识和责任意识，履行职责，规范仪器设备科学的管理和合理的使用，使仪器设备始终处于一个最佳状态，充分发挥其应有的效率为科学研究服务。

2.2 完善设备管理体系，建立健全规章制度

加强仪器设备管理体系建设，完善和规范各种管理制度，提供制度保障。结合本单位特点，建立健全科研设备管理组织体系，建立分级管理、专兼职人员结合的管理模式，专职管理人员指导监控，科研人员落实实施。科研单位应积极管控仪器设备的采购、验收、使用、维护、盘点及报废等关键环节，主动研究制定相关管理制度。针对仪器设备管理中存在的问题和不足，完善科研设备设施管理制度、科研采购产品验收管理办法等相关制度，使仪器设备管理更加制度化、规范化、程序化。

2.3 加强仪器设备采购论证和招标投标

加强仪器设备购置论证管理是避免重复购置和闲置浪费的第一步，特别是购置价值20万元以上的贵重仪器设备，必须在购置前严格论证。成立由公司主要领导和各相关管理部门负责人组成的招标领导小组负责科研仪器设备采购论证工作，执行新购设备查重评议制度，加强预算管理，严格过程监督，强化科研项目立项和招标采购环节对科研设备费统筹管控，充分评估科研设备采购必要性，非必要不采购，优先使用院科研共享资源。采用公开市场招标、竞争性价格谈判、询价、单一市场货源等多种方式进行采购，做到“公平、公正、公开”，价格合理，合法合规。论证需结合本单位特点和科研发展情况统筹分析购买所需设备。最终论证结果经招标领导小组审议通过后方可按程序组织购买。

2.4 规范仪器设备验收程序

科研单位应充分认识到验收环节的必要性和重要性，规范科研仪器设备采购验收程序。对仪器设备的一般验收，由采购负责人与仪器设备用户共同进行验收。对于贵重仪器设备组成验收组进行验收，验收组的成员应包括采购负责人、质量QC工程师和所属机构质量QA工程师。对于采购合同额在20万以上及所有定制设备的采购，项目组应编写验收方案，验收方案应在签订合同前准备并作为合同的附件；对于20万以下非定制设备的采购，在合同中应明确验收准则。

验收程序分为3步，即外观数量验收，随机资料验收和功能性能验收。（1）外观数量验收。验收人员先检查包装箱外观，确认无误后再打开包装箱检查材料是否符合合同要求。（2）随机资料验收。验收随机资料应查看合格证、维修手册、装箱清单、检定证书、说明书等是否完整；根据清单，逐一检查，以确保清单的完整和正确。（3）功能性能验收。重点核对功能和性能指标是否符合合同要求，逐一核查。验收完成后应保留及归档相关记录，如验收方案、记录及相关附件、随机资料等。

验收过程中不合格品的处理依据《不合格输出控制程序》进行。验收后QC工程师填写并保存验收过程记录，对于合格的产品由项目组建立《收货登记》，并签字确认。QC工程师在产品验收完成后整理验收资料经审核移交归档。大型仪器设备必须建立完整的生命周期档案，详细记录采购合同、验收管理、操作规程、维修维护、检定校准、调试记录等，确保档案的完整、准确和系统性。

2.5 利用信息管理系统加强科研设备的实物管理

科研单位积极引入科技管理系统加强实物管理。新购设备用户将仪器设备数据录入到科技管理信息系统资源管理模块。信息系统详细记录科研设备的名称，规格型号，数量，制造商，采购日期，价格及项目名称、储存地点以及注意事项等，可以随时查询、记录和监督设备的使用、运行、闲置和报废情况，为管理部门和用户提供实时的设备状况信息。科技管理系统同互联网相关联能有效地提高仪器设备的智能化管理水平。

2.6 构建仪器设备的共享机制

提升大型仪器设备利用率的主要有效方法之一就是尽快共享仪器设备资源。科研单位要积极探索建立“统筹规划、专管共用、相对集中和开放共享”的管理模式，依托检测中心为载体，搭建管理有序的科研仪器设备信息共享平台，积极开展科研单位系统内外测试服务业务，提升共享力度。共享平台可以有效解决科技资源不足问题，消除资源浪费和设备利用率低的弊端，促进资源的开放共享，从而最大化科技创新能力。另外，申报科研项目打破各研究室管理壁垒，仪器设备操作人员采取跨机构协同申报、共同参与科研模式，能有效提升设备共享使用。

2.7 加强仪器设备管理人员的专业素质建设

加强仪器设备管理人员专业队伍素质建设是提高仪器设备使用效率的保证。结合实验室CNAS认证工作契机，科研单位积极组建一支责任心强、具有较强开拓创新精神的实验管理人才，组织相关技术管理人员开展仪器设备维修操作及日常维修等相关技能培训，以及不定期参加仪器设备维护学术交流会，并为其提供系统的基础知识和技能业务培训学习机会，并制定合理的绩效激励机制，鼓励实验技术人员积极参与承担企业委托检测、技能培训和资源共享等服务，将工作任务与年度绩效考核奖励挂钩，逐步提升实验管理人员的专业化管理水平。

2.8 加强仪器设备的清查盘点工作

科研单位应建立完备的科研设备清查盘点管理制度，及时准确掌握有关仪器设备的盘点数量、种类、质量和管理现状，定期盘点，动态及时掌握仪器设备的实际使用状况，利用编码盘库系统，按照资产目录，对单位仪器设备统一标签进行分类识别编码，生成唯一二维识别码，定制设备固定标签，运用二维码扫描工具自动扫描设备固定标签进行盘点，及时发现、梳理仪器设备在采购、验收、使用过程中存在的问题。针对发现的问题，管理人员应及时进行纠正、整改，真正做到仪器设备账卡、账账、账实密切相符，使仪器设备管理持续有效运行，提高仪器设备的管理效能。

3 结语

科研单位仪器设备管理是一项复杂的系统工程。我们要牢固树立工作责任感，与时俱进，不断创新管理方式，规范和不断完善管理机制，加强设备实物管理，优化设备资源配置，推行仪器设备资源共享机制，利用现代信息化管理手段及高度重视维修维护工作，实现各类仪器设备的高效管理，充分发挥各类仪器设备的科研基础设施作用，提升仪器设备的使用经济效益，最终实现安全、可靠、持续健康运行，确保各项科研工作正常顺利开展。