南水北调苏鲁省际工程档案管理实践与思考

一、背景

南水北调苏鲁省际工程包括管理设施工程和调度系统工程，前期由原国务院南水北调工程建设委员会委托水利部淮河水利委员会，水利部淮河水利委员会委托沂沭泗水利管理局进行代建，2015年建管单位变更为南水北调东线总公司（以下简称总公司）。管理设施工程按照徐州市建设流程完成审批，开展了前期规划、环保和土地划拨等工作，办理施工许可、质量监督和安全监督手续以及消防备案等开工前准备工作。2017年12月工程完成竣工验收，后续分别完成消防专项验收、环保验收、规划核实、地方档案验收以及竣工验收备案等工作。按照《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》的相关要求完成了项目法人合同验收阶段档案专项验收和政府组织的工程档案专项验收。调度系统工程按照信息系统工程要求完成基础资料，分布工程、单位工程及合同验收按照总公司制定的合同验收实施细则要求完成。完成项目法人合同验收阶段档案专项验收和政府组织的工程档案专项验收。

二、苏鲁省际工程档案特点

管理设施工程总建筑面积为4611 平方米，设有档案室、变配电室、调度中心、会商中心、电力机房、通讯机房和网管中心等功能房间。调度系统工程包括信息采集系统、数据存储与管理系统、计算机网络系统、应用支撑平台和应用系统集成、应用系统等7 个部分，地跨江苏、山东两省，包括台儿庄泵站、二级坝泵站、蔺家坝泵站、省际管理局等共计13 个站点。苏鲁省际工程关系复杂，协调难度大，工期长，相对应的工程档案也较为复杂、管理难度大，以下从档案的特殊性、综合复杂性分析苏鲁省际工程档案特点。

1.特殊性

苏鲁省际工程档案相比其他南水北调工程档案具有特殊性，建设过程资料涉及不同行业。建设过程资料按照总公司制定的各项管理办法和《江苏省建设工程监理现场用表（第五版）》等有关要求形成的，需同时严格按照地方政府规定完成各项专项验收和竣工验收备案；建设过程资料按照总公司制定的各项管理办法和信息化系统等有关要求形成的，验收过程严格按照合同验收细则执行。由于苏鲁省际工程建设单位发生了变更，部分文件原件已入原建设单位档案，导致后期工程档案专项验收时部分文件为复印件,无法保证档案的完整性。

2.综合复杂性

苏鲁省际工程从项目可行性研究、初步设计、招标投标、施工、系统开发到试运行、档案验收直至运行投入阶段，参建单位多，形成的档案资料内容和形式多种多样，包括工民建、电力、信息化、环境保护、规划、消防、水利水电工程、自动化控制、网络安全等专业，内容包括请示、批复、通知、指示、变更资料、施工方案、监理单位的旁站记录等多种类型专业集成体。

三、苏鲁省际工程档案存在问题

1.档案管理体制需进一步完善

为规范苏鲁省际工程建设，总公司制定了《南水北调东线总公司年度建设管理目标考核办法》等7 项制度，要求工程现场建设管理单位档案管理要做到“三同步”，注重收集、整理工程实施过程材料。但部分参建单位档案管理体制不完善，工作态度不够积极，档案质量不高。由于工期长，档案管理员不固定，新档案员不能及时学习与消化吸收档案管理知识和制度要求，落实档案管理制度。在合同中未明确档案项目和费用，施工和监理等单位没有积极性。部分施工单位已撤场，档案不齐全，甚至部分资料已丢失，导致资料收集难度大，无法保证档案的完整性。

2.建设环境复杂，参建单位多

苏鲁省际工程建设地点跨江苏、山东两省，包括台儿庄泵站、蔺家坝泵站、省际管理局等13 个站点，工程规模大，建设周期较长，涉及单位多。部分单位对档案工作重视不够，未及时收集过程资料；同时普遍存在档案人员水平不高，且更换频繁情况，不利于档案工作开展和资料的收集。

3.档案人员水平需进一步提高

档案管理是一项规范性较强的工作,对工作人员业务能力有较高的要求。各参建单位的档案整理标准化、规范化水平参差不齐。部分单位的档案管理员系临时抽调或兼职，甚至是临时性参加档案工作；部分档案管理人员档案管理意识不足，未及时移交档案和定期归档，严重影响了档案内容的完整性和规范性。

四、解决苏鲁省际工程档案存在问题的措施

1.完善制度，强化执行

规范化、合理化的制度是档案工作顺利实施的有力保障。总公司成立档案中心负责档案管理工作，制定档案管理办法、人员岗位职责、归档范围与档案保管期限规定、库房安全规定和档案管理实施细则等。法人负责全面指导、监督、检查各参加单位的档案工作开展状况。监理、施工、设备供应等单位是档案形成、收集、整理，保证档案资料完整性的具体实施单位。为加强档案管理工作的监督与指导，档案中心多次监督检查工程建设过程资料收集等工作，聘请档案专家进行培训，结合工程现场资料收集整理现场指导，保障了苏鲁省际工程档案专项验收的顺利实施，为后续设计单元工程完工验收奠定了基础。

2.结合工程实际情况，集中人员，规范资料

结合苏鲁省际工程档案特点，现场管理单位聘请档案专家多次宣贯南水北调工程档案管理规定，并分析其他工程档案实例，帮助档案人员熟悉掌握档案规定，解决整编过程遇到的问题。现场管理单位领导十分重视档案管理工作，安排专职档案管理员，并按要求配备了档案设施设备，保障了档案的安全性。为了保证苏鲁省际工程档案质量，现场管理单位聘请档案专业整编单位提供技术服务，对各参建单位项目技术负责人和档案人员进行培训，详细梳理每一个标段的具体材料，制定了《南水北调东线一期苏鲁省际工程档案整编方案》，为苏鲁省际工程档案文件材料收集、整编、归档提供了依据。同时集中办公收集整理资料，及时解决整编过程中存在的问题，有效保障了资料的完整性和系统性。对于既有设备又有安装的施工标段，采用了此类施工标段档案既有S 类属性又有D 类属性的创新措施，设备台账增加档案号和页码，方便运维人员对照查用。为突出调度工程信息系统开发特点，方案在S类属性增加了数据库系统、应用支撑平台、应用集成和应用系统等设计开发部分的需要分析、需要评审、设计方案、数据库结构说明书、源代码说明和网络系统文件等案卷。

五、结束语

苏鲁省际工程档案是利国利民工程的历史见证，记录了南水北调工程建设、运行管理工作的全过程，为后续运行管理、改扩建、维护等工作提供了重要的参考依据。在整编苏鲁省际工程档案资料的过程中，指出了档案整编过程中存在的主要问题，并提出了有效措施，保障了工程档案专项验收的顺利进行，为后续类似工程档案管理机制提供了借鉴经验■