公路建设项目档案数字化管理探究

张亚柏

（山西省公路局大同分局，山西 大同 037006）

数字化档案的建设，主要依靠数据库系统、计算机技术和网络技术管理科技、影像、财务和实物等类型档案，同时将各类信息转换为数字信息加工与管理。该操作不仅方便随时查阅相关资源，且能反复使用，解决了纸质档案难以长时间保存的难题。数字化信息档案可以整合全部的信息资源，根据管理的角度划分为公路工程项目管理的信息仓库。另外，由于数字化档案具备立卷归档和全文检索功能，因此在档案管理过程中能够检索、整理和收集输入的档案资源。

一、数字化档案建设存在的问题

（一）重视程度不够

在公路工程项目管理中，部分工作人员和管理者过度依赖传统纸质档案，没有足够重视数字化档案的建设，造成了公路工程项目管理数字化档案建设进程滞后，且档案管理低效和低质，导致了档案管理工作量大幅增长，并增加了数字化档案建设工作的难度。

（二）安全问题突出

首先，大量数字化档案资源需被存储在优盘和移动硬盘中，在使用和复制过程中极易出现档案信息的泄露和丢失。其次，公路工程项目发展经历周期长，现存的纸质档案数量庞大，在搬运过程中容易丢失。此外，相关部门尚未制定出有效的网络安全措施。

（三）数字化和信息化不全面

现阶段，我国档案管理的发展方向已经转变为档案信息化，因此计算机和软件成为了落实档案信息化的核心。但是，目前各参与管理的单位软件及硬件设施存在一定差异，部分单位和企业既未配备档案管理软件，也未转变档案资源数字化，且依然沿用传统的管理方法，造成了资源共享堵塞。

（四）档案管理制度不统一

公路工程项目具有建设时间长、规模大、涉及面广、产品单一等特点，而档案管理需要由多个参建单位合作完成。在实际编制过程中，由于检测、项目业主、监理和施工等各单位尚未制定出统一的档案管理制度，导致项目档案归纳、收集和整理工作难以开展。

二、数字化档案建设的有效措施

（一）加强重视程度

公路工程项目管理数字化已成为行业发展趋势。因此，企业应提高对档案管理数字化建设的重视程度，加大数字化档案建设的投入，并鼓励企业员工积极参与到该项工作中去。另外，企业管理者需意识到数字化档案建设的重要性，在工作中给予支持。同时，还应将数字化档案建设置于企业运营中更突出的位置，使数字化档案建设更好地发挥实效。

（二）强化安全管理工作

公路工程项目数字化档案建设工作具有系统性。其中，安全管理工作是这项工作中的基础，通常可以从五方面展开。

1.给予充足的资金保障，主要用于购买移动硬盘、光盘等存储设备，以提高档案的安全性；

2.有效地监督和管理数字化档案管理，建立完善的安全责任制度，避免档案信息丢失，并建立责任追查制度，提高工作人员的主体责任；

3.聘请专业技术人才，尤其是计算机安全管理方面的人才，周期性地检查计算机系统，并建立档案数据信息备份，同时加密重要信息，及时处理安全隐患；

4.涉及档案管理的计算机需做到一机专用，并切断该类计算机与外网的连接，提高安全质量。

（三）打造高素质人才队伍

首先，数字化档案建设工作量较大，需要大量工作人员参与，在保证各方面条件满足的情况下，可聘请第三方机构协助；如果条件不允许，可在企业内部选拔人才，以配合数字化工作人员的工作，共同推进数字化档案建设。

其次，相关部门需高度重视档案管理方面的专业培训，提升工作人员的业务能力，助其掌握计算机操作和信息技术等。

此外，相关工作人员需要不断提升职业道德水平，按照程序工作，严格遵守各项规章制度。

（四）构建完善的管理体制

首先，工程项目管理需要以严格的法律程序为保障，进一步完善档案管理制度。对于数字化档案建设而言，企业各部门需要积极协作，并提升自身管理水平。

其次，优化现有的档案管理制度和工作流程，构建数字化档案的技术标准，为数字化档案建设提供可靠依据。

此外，相关部门需进一步做好档案的保存和保密工作，充分发掘档案资源的作用。

（五）信息化档案管理规范

随着信息化技术渗透到各个领域，社会民众获得了极大便利。在这一背景下，各企业应配备数量充足、性能适当的计算机，并升级和更新档案管理软件，同时积极引入专业的档案管理人才和风险控制人才。

不仅如此，企业还要全过程地监控和管理电子文件，核实纸质档案的内容、描述和相关说明等，确保与电子档案保持一致。对于未形成文本的电子文件，工作人员应及时打印纸质版本并归档保存。

企业要保障存储设备的质量，并将其置于无振动、无尘、无腐蚀气体的干燥环境中储存。在推进数字化档案建设过程中必须遵守三条原则。

文档一体化。主要是指文件从形成到归档，要保证文件内容的完整和源数据结构的统一，通过办公自动化、档案系统或OA与档案管理融合，实现文档的一体化管理。

实行双轨制。形成电子档案与纸质档案并存的管理模式，一方面实现对传统档案管理模式的维系和重构，另一方面是对新型数字化档案管理的过渡。

提高网络安全等级。防止系统应用安全风险、网络病毒入侵和系统漏洞等问题，提前做好数字化档案网络安全风险评估，并根据评估结果制定有效的防范措施。

（六）档案的收集、鉴别、分类、整理、归档和立卷

在公路工程项目建设过程中，企业要及时掌握工程施工进度，必须安排相关人员及时地收集与整理基础档案，该项工作是数字化档案建设的重要环节。基础档案具有专业性强和数量庞大等特点，在实际操作中存在一定难度，但由于涉及公路建设且具有参考价值，因此档案管理人员需要及时收集，并纳入竣工档案。

不同建筑企业的收集方向不同，需在做好材料收集工作的同时及时归档处理。在整理各阶段的资料时，要保证各项手续的及时性、真实性和完整性。尤其是设计资料，需要相关人员签名和加盖设计单位的公章，在通过审核批准后方可收集。涉及技术交底方面的资料需要标注好验收规范，并做好验收记录。

一方面，档案归档过程中需要注意会审内容、地理位置、起止时间、具体名称、施工准备和参建单位名称等，并做好档案资料的分类和鉴别工作。另一方面，需要保证文件归档的时效性、分清主次，确定立卷归档的重点，根据文件内容分工，严格遵循“以我为主”的原则，文件主要以归档单位和直接管辖的上级部门形成的文件为主立卷归档，且全过程保证档案资料的完整性。

三、结语

为促使公路工程项目实现可持续发展，需对数字化档案建设工作足够重视。公路工程项目管理档案呈现出全面和内容种类多等特点，为参建单位的决策提供了可靠参考。因此，相关人员应提高对该项工作的重视，使其在数字化档案建设过程中积极发挥作用，从而实现公路项目管理的良性发展。