新档案法修订对工程档案管理工作的影响刍议

2021-04-02李玲玲

中国公路 2021年18期

李玲玲

（青岛市公路事业发展中心，山东青岛 266061）

一、引言

无论是新冠肺炎疫情突发时，武汉火神山和雷神山医院建造对小汤山医院工程建设档案的应用借鉴，还是G42沪蓉高速公路江苏无锡段缓解拥堵建设经验在其他高速公路上的推广，都证明了工程档案的利用价值。如何更好地利用档案总结经验促进交通发展和经济进步，不仅是做好工程档案管理工作的行业话题，也是当今时期党史学习教育的重点内容。

二、档案形成主体多元化发展需要

（一）新档案法修订背景

随着《中华人民共和国公司法》对有限责任公司成立门槛降低等优化营商环境政策落实和措施实施，越来越多小微工程企业以合法身份参与到交通建设中来，企业的多元化结构，导致了工程档案形成主体和档案材料的多样化，工程档案形成主体以公路部门为主流的格局发生变化。如何保存和利用这些新出现的工程档案，更好地规范新增主体的工程档案管理行为，以便后期工程项目建设利用，需要立法部门做出明确的规制。

（二）政府信息公开与档案公开的法条竞合问题需要上位法明确

政府信息与档案之间存在一定的前后演变关系。对于已经移交各级国家档案馆或者存放在公路部门档案机构的政府信息，应当采用《政府信息公开条例》还是档案管理法规管理目前尚未明确，行政法规和国家有关规定存在法律适用的竞合。在面临政府信息公开申请时，司法机构应该如何判定，成为需要高位阶法律解决的法条竞合问题。

（三）电子档案的合法使用问题和档案信息化建设工作需要法律明示

档案信息化建设是社会实现大数据应用的前提。目前，部分系统能够实现填写基础信息后，其他的所有信息全部基于大数据分析自动回填，如果在数据平台上输入某一工程项目的关键字，就能在一定范围内共享该项目的信息，那么这些信息是否准确有效且不侵害第三方权利，都需要在实际应用中考量。在BIM等现代工程项目管理模式成为趋势的时代要求下，电子工程档案的合法有效使用和信息化规范建设都该提出立法需求。

三、新档案法做出的典型修订及产生的影响

（一）明确和完善了档案管理体制和制度

2020年新档案法不仅确立了党管档案，而且明确把档案主管部门确定为具体的主管监督机构，将档案发展经费列入政府预算。2012年之前，笔者曾在一线公路建设单位兼职担任过7年档案管理员，由于办公经费的压缩，工程档案存放硬件环境改造往往被搁置推延，导致一些利用率不高的工程档案因存放条件不好而受潮受损。诸如此例，新档案法的实施为档案工作提供了政策保障。

2020年新档案法在2016年档案法的基础上实施档案工作责任制，明确了档案保管主体的多样性，为各类工程档案纳入本层级统一管理提供了法律依据，既满足了工程档案形成主体多元化需要，也为有效防止工程档案流失、提高优秀项目经验利用率提供了法律依据。

（二）推动档案开放与利用的同时加强档案信息化建设

随着交通建设的迅速发展，查阅工程档案的作用不仅体现在对老项目的经验借鉴，更多地趋向于利用现有项目资料进行建设成果转化和技术研发。新档案法顺应时代需要，对以上各项做了专章修正和新增规定。2020年新档案法将档案向社会开放的期限由30年缩短为25年。其中第十五条关于馆藏档案的利用审核规定，解决了政府信息公开与档案利用的法条竞合冲突，同时二十八条对完善利用规则、创新服务形式进行规范，以上法条都凸显出档案工作的“服务社会”原则。

档案信息化建设主要指利用计算机对档案资料进行数字化处理，将档案中的文字、数据、视屏、音频等以电子档案的形式通过搭建数字平台实现特定范围的共享。2020年新档案法第三十七条：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”给予电子档案与纸质档案同等效力，为工程档案管理向信息化转变提供了合法性前提。在确保信息安全的前提下，做好工程档案信息化建设，能够更好地实现项目管理资源共享，并服务社会经济。

（三）强化档案工作监督检查并进一步规范法律责任追究

2020年新档案法新设专章明确了工程档案监督检查工作，与分散在其他各章的权利职责相呼应，并且在第七章对法律责任作出规范性修正，明确了责任监督和相关罚则，保障档案管理部门权力有监督、档案利用人权利有保障，有利于各主体依法履行职能和行使权利，逐步构建起档案工作的法治化管理体系。

在明确档案主管部门监督检查职能的同时，2020年新档案法进一步明确了档案违法行为应当承担的法律责任。不仅明确了对违法行为的具体处罚额度，还新增设了兜底条款：“违反本法规定，构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任”实现了法律责任在行政、民事、刑事领域的有效衔接，依法治档得到保障，现代化档案治理体系会在法治化前提下逐步完善和落地。

四、做好新法时期工程档案管理工作的几点建议

（一）将工程档案工作纳入各形成和管理主体绩效考核体系

将档案管理工作纳入工程建设单位和工程企业年度整体绩效考核评价体系。对归档及时、规范的单位给予绩效评价奖励，同时各工程建设单位和工程企业对其内设机构和个人给予绩效奖励，实现通过档案管理工作对工程建设单位和各参与企业的质量反馈。这与2020年新档案法第七条：“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的单位和个人，按照国家有关规定给予表彰、奖励”的规定契合。

（二）做好顶层设计，推进档案治理体系现代化

新档案法已经落地实施，各工程档案管理责任主体要结合实际做好本单位方案规划，明确落实举措，形成完整的工程档案制度体系。一是要抓好档案人才队伍建设，负责档案管理的工作人员既要有一定的档案管理经验，也要掌握工程建设知识、信息化应用技能，同时要对相关法律法规融汇贯通；二是在预算资金保障前提下，加大工程档案工作财力投入，在保证档案库房、保存环境等硬件设施符合标准的同时，为单位内部查阅档案及再利用提供更便捷的信息化查阅途径；三是要做好工程档案应用分析，最大程度地开发利用档案价值，为公路发展规划提供有力支撑。

（三）在市（设区）级层面建立涵盖面广的工程档案数字档案馆

就当前档案信息化建设水平而言，各公路部门都有一套与办公系统相连的档案系统供本单位查阅利用，但是除馆藏档案，各公路部门之间的档案系统存在信息壁垒。基于此，建议在设区的市建立联通包含公路部门在内的各类交通建筑单位档案数据平台的数字档案馆。通过对各单位独立的档案系统升级，在做好共享审核前提下，建立工程档案市级数字档案馆，实现档案数据共享和优秀建设经验的借鉴利用。