基于监理实践的第一次工地会议策略分析

2021-04-01王佳鸿张智威李丰

交通建设与管理 2021年5期

关键词：工地监理会议

王佳鸿，张智威，李丰

（武汉四达工程建设咨询监理有限公司，湖北武汉 430030）

0 引言

第一次工地会议是监理方正式接触承包方和全面开展施工监理工作的关键起点，是工程开工前各参建方相互认识、建立联系、检查各项准备工作、明确监理工作内容和程序、互通信息及交流感情的一次会议，运用相关策略开好第一次工地会议是监理方面临的首要课题。

1 开好第一次工地会议的重要性

第一次工地会议是工程开工前，由建设单位主持召开，各参建单位代表、项目负责人、项目总监及相关人员出席的第一次正式见面会。第一次工地会议上建设方要对监理工作进行授权，这是监理开展工作的重要开端。正式授权后监理方对工作的总体安排和部署，对捋顺监理工作关系非常关键，也关系到参建各方对监理能力整体印象和评判。

通过会议进一步增强建设方对监理的信任与支持；同时让施工方了解其在施工过程中将得到怎样的监督管理和协调指导，以达到统一目标，创建相互尊重、配合支持的和谐工作环境，提高监理工作效率的目的。反之会议开得草率、走过场、图形式，达不到会议目的，就会在今后的监理工作中出现“别扭”、不协调的情况，对监理工作的力度、深度及有序性都会产生影响。

2 会前充分准备，把握关键内容

会前充分准备是开好第一次工地会议的基础。监理作为工程建设第三方，一项主要工作就是协调，而协调工作最重要的方式就是会议。但实践过程中很多监理对会议重视程度不够。参加会议连提纲性的东西都不准备，结果就是要么重点讲不到，要么条理不清晰，用一堆空洞的条条框框应付了事。其后果就是给参建各方留下“监理不咋样”的印象，今后很长一段时间都很难扭转这种印象。所以要开好第一次工地会议，监理方特别是项目总监必须做好充分的会议准备。

2.1 监理机构组织准备

监理合同签订后，监理方按合同成立适合项目实际需要的项目监理机构，确定监理人员及进场时间；办理好总监任命书、总监代表委托书，签订质量安全责任书等，并向建设单位报备。同时组织召开监理人员内部动员会，项目总监要将责任、分工、纪律等向所有监理人员明确，统一人员思想和工作程序，动员大家迅速进入角色，使每一个监理人员清楚自己职责和工作内容，便于接下来与相关参建单位人员的工作衔接，以脉络清晰的管理线路和整齐有序的工作状态面对工程项目参建各方，也可为第一次工地会议提供强有力的组织保障。

2.2 踏勘现场了解项目外部环境条件

踏勘现场了解项目外部环境条件，主要是了解掌握水、电、路、通讯、场地平整、地下管线迁移、地上附着物拆除等现状，建管手续是否办理，以及其他制约工程实施的因素，如正式图纸是否全部到位。根据以往经验，由于地方政策环境或建设单位自身原因，工程开工前总有这样或那样的耽误。监理方如能充分了解这些滞后工作的前因后果，一方面可以凭借自身工程管理经验出谋划策；另一方面在会议上适宜地向建设方给予建议或督促，可以大大树立自己公平独立的监理工作形象。同时，还可以帮助监理方独立科学的思维、不受干扰的公平决断。减少对建设方的依附和与施工方的对立，也会让参建单位觉得监理有主见、有经验，继而乐于接受监理意见。

2.3 监理工作规划准备

全面收集、熟悉有关工程信息资料，如合同、设计文件等，掌握工程特点、难点及重点，完成监理规划、计划等指导性文件的编制，并向建设单位递交和介绍。同时根据合同约定、监理标准化管理要求及建设单位项目部署，落实监理工作办公、生活等设施；制定各类指标图解，分解量化监理目标及管控重点，为后面开展监理工作的奠定基础。在对监理工作细致规划的基础上，梳理提炼关键性及控制性工作环节，用于在第一次工地会议上向施工及各方进行监理工作交底，形成书面记录，可以起到有言在先、事先约定的作用。

2.4 针对性阅览与工程相关的规范及法律文件

监理工作的主要依据是各类工程法律法规。第一次工地会议召开前，监理人员对一些涉及质量、安全工作的条款加以熟悉，确保能够准确清晰的表达，可以起到事半功倍的作用。比如监理旁站，有些建设单位代表误以为监理应该旁站所有工序。但就建筑工程而言，目前有据可依的法规是住房和城乡建设部印发的《房屋建筑工程施工旁站监理管理办法（试行）》(建市[2002]189号)，像公路水运工程是在监理规范中对监理旁站概括性地要求为“监理在《监理规划》中予以明确并进行交底”。了解这些，就可以在第一次工地会议上予以声明，监理旁站严格按照批准的《监理规划》执行，便能够帮助监理从监工身份中解放出来，做更有价值的工作。再比如安全专项费用的付款方式，有些建设单位可能主观认为用多少付多少，但实际各地均有指导文件，要求预付安全费。不管计算方式如何，但总的指导思想是提前支付，用后核销，而且必须是专款专用。类似的关键性工作在第一次工地会议上强调一番，表明监理的立场和依据，建设单位、施工单位需要配合的工作等，对今后监理工作顺利开展也会起到很好的效果。

3 会前沟通掌握主动

3.1 通过沟通取得建设单位信任支持和授权

监理工作之一就是沟通协调，而与委托方建设单位的沟通尤为重要，其良好的沟通是监理成功与否的关键。会前与建设单位有关人员就工程开工阶段存在的问题或后期可能存在的问题充分沟通交换意见，取得建设单位的信任和支持，将为监理展开工作打好基础。比如工程款支付上充分给予监理授权、做到监理人员未进行合格签认即不予计量支付，这就在质量管理上有很强的控制力。再比如安全管理，如能充分授予安全费用核销的权力，那监理对于现场安全管理也就有了很强的力度。从以往实际经验看，类似的这些控制手段建设单位并无深切体会，如果监理不能站在工程管理的角度给予解读和沟通，建设单位有可能就只泛泛而谈一下监理要管质量、安全等等。这就造成了对监理授权不清或者授权力度不够的情况，以后想补救将会花费很大精力。

3.2 通过沟通确定会议时间及联络机制

监理方作为建设单位委托方有义务承担会议组织工作。会前及时与建设单位商议第一次工地会议召开的时间、地点、参加会议人员等等，甚至提醒建设单位第一次工地会议的形式及内容。必要时，请建设单位联系，提前与施工单位主要项目管理成员见面，了解掌握工程施工准备情况，以及面临的问题和诉求；也可就会议的内容、监理工作要求，彼此之间配合协作关系进行沟通，以增进相互了解；还可以就第一次会议过程中可能存在的争议，今后工作过程中争议解决的联络机制，提前交换意见，达成共识，确保第一次工地会议顺利和决议完整。现行的公路水运工程规范规定第一次工地会议还要求建设单位邀请质量监督部门参加，这也需要提前通知确定。

4 明确重点备好提纲，从容开好第一次工地会议

第一次工地会议以后，监理将接替建设单位成为整个工程实施阶段管理的核心，会议上监理的发言尤其是项目总监，其发言的内容和水平是整个会议成功与否的关键。这对监理水平是个极大的考验，如何在一场会议的时间内博得诸多与会代表的青睐，为以后工作铺开通路、树立威信，这就不能仅凭经验临场发挥。作为监理方负责人，项目总监一定要在会前明确重点、备好提纲，会议中发言也应力求言简意赅、突出重点。

4.1 总监应拟定好第一次工地会议发言提纲

根据以往工程监理实践经验，第一次工地会议上监理至少应根据监理规范及建设工程相关法律法规，结合建设项目位置环境、结构特点、投资规模、资金来源等实际情况，以及工程项目标准化管理程度厘清以下发言内容：

4.1.1 介绍现场监理机构、人员及分工责任，监理廉政制度及举报电话

项目总监应该侧重对监理机构人员分工及责任进行介绍，这是为了便于后续工作上的有序衔接。

4.1.2 对施工准备工作情况提出意见和建议

施工准备工作涉及开工条件的审核，以往总有个别施工单位对自己施工准备工作不重视，比如施工组织设计的审批、安全设施、安管人员到位、配合比设计等。有些索赔意识比较强的施工单位此时还会反客为主，寻找建设单位工期影响因素，进而提出索赔变相地为自己争取时间。监理如能在第一次工地会议上提点一下施工准备工作或开工应具备的条件，以及根据开工条件施工单位应报审和报备的资料等，并约定好时限，这利于加快推进施工准备工作进展，也能让建设单位、施工单位双方明确属于自己开工前应完成的工作，避免因责任不清而耽误工作。

4.1.3 监理工作程序及控制重点

根据不同项目特点，质量、安全重点控制的方面有所侧重，监理要做到心中有数，重点把控，这也是为了避免监理陷入无序的工作中去，由技术管理服务变成一天到晚的旁站员、质检员、施工员等角色。所以第一次工地会议上必须对监理的工作程序、管控重点加以介绍，特别是涉及质量确认的程序、需要以旁站手段确认的工序或部位、以及旁站程序。其他的如：开（复）工报审、工程变更、工程延期审批、工程计量和支付、质量事故处理、安全隐患处理、安全事故处理、单位工程预验收、工程款竣工结算等程序也应简单介绍。会后书面记载成文，或事先成文与会议纪要同时发送，也是监理事前控制工作的体现。当然，最主要的还是便于工程参建单位了解和配合监理工作。

4.1.4 监理控制措施及方法

介绍监理在质量、投资、进度等方面采取的主要控制措施和方法时，要讲究技巧和策略。前面的内容至少还有章可循，会前列好重点便能有的放矢，这里的内容就充分体现项目总监的综合水平，也是监理在第一次工地会议上树立权威的机会。如何吃透合同，利用合同条件帮助监理管好工程，比如工地违章监理是否可以采取经济措施，再比如监理是否可以用计量权限促进质量管理等等，这些措施方法，需要结合合同以及监理制度，有重点地讲一讲。让参建单位、人员了解，监理工作是依法办事，按相关规定、程序、制度办事，实施的是科学管理。同时也是事前预告，促使提前重视，从开工准备阶段就规范管理，也为日后监理工作提供依据和指导。

4.1.5 明确工程管理目标

工程管理目标的明确，有些有经验的建设单位会将目标写进合同，但也有些建设单位并未过多关注。但以笔者经验来讲，在第一次工地会议上很有必要重申或者明确工程管理目标。特别是质量、安全、环保、进度等目标的明确，一方面第一次工地会议地位重要，在这个会议上参建单位有统一明确的目标，非常利于大家统一思想、团结协作；另一方面也是为了从开工伊始，从思想上重视工程管理。另外资料管理也应有明确的目标，这是基于现实工作中，有不少工程项目资料进度滞后甚至脱节，在第一次工地会上以目标形式提出，大家围绕这个目标进行管理更容易解决问题。

4.2 拟定会议需商议的内容提纲

按照建设管理规章程序，第一次工地会议之后，绝大部分工程项目事务的组织协调及处理就是监理方的工作，所以第一次工地会议监理应该就后期组织协调方面的机制和要求予以确定，包括会议、函件、报表、联络等方面的内容。

4.2.1 工地会议安排

明确会议协调机制，组织单位及协调范围、参会人员、会议纪律等。涉及到的会议有专题会、现场会、设计联络会、监理例会、工程验收会等。研究确定各方参加工地会议的人员、周期、地点及主要议题。同时还必须对会议纪要的生效条件及效力也应予以说明，这样召开会议才更具有成效，避免会议走形式不解决问题，也有利于会议内容落实。一旦出现问题，会议纪要才能成为有说服力的依据。

4.2.2 报表函件

介绍监理工作联系单、监理通知单、停工指令、工程变更指令、监理报告、函件、监理请示等日常文件所协调处理的事务层次和范围。商议确定各类报表报送周期及时间，如进度报表、支付申请、监理月报。明确文件传递方式、路径，按联系单、函件、报告、申请等建立不同层次工作联系形式。

4.2.3 联络

记录参建各方主要人员、日常工作人员电话、即时通等信息，做成通讯录，畅通联络。