新《中华人民共和国档案法》下水利工程档案信息化管理发展探讨

2021-04-01田奕姗

工程建设与设计 2021年18期

田奕姗

（长江水利委员会水文局，武汉430010）

1 引言

2020 年6 月20 日，中华人民共和国第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了修订后的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》），并于2021 年1 月1 日起执行。新《档案法》背景下，各级水利部门所存储的档案不再局限于传统的纸质档案，同样包含了大量的电子档案，这就要求水利档案管理部门应当以新《档案法》为依据，积极进行档案管理方式、技术的革新，加强水利工程档案信息化建设，全面提升档案信息管理水平，推进水利工程事业的稳步发展。

2 新《档案法》对水利工程档案信息化管理的要求

2.1 水利工程信息化档案管理的特性

2.1.1 针对性

新《档案法》是在旧《档案法》的基础上多次更改和修订后出台的，在新《档案法》出台和执行之前，法律文件中关于水利工程档案管理信息化的概念界定并不清晰，档案管理信息化工作开展时，面临着档案界定范围不一致、管理标准不统一的问题，给档案管理信息化带来了巨大的难题。新《档案法》第三十七条规定：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，这就明确了电子档案和传统纸质档案都属于档案信息化管理的对象和范畴，具有同等的价值和效力，从根本上给电子档案的属性界定提供了法律支持。因此，新《档案法》下的水利工程档案信息化管理更具针对性。

2.1.2 一致性

水利事业长期发展的过程中，人们逐步认识到了档案管理工作的重要性，也在积极开展档案管理探索和实践。但是，因为传统的管理水平相对受限，在理念、技术等限制下，档案信息化管理的目标无法实现，依旧采用传统的纸质档案的管理模式。随着信息技术的迅速发展，新《档案法》出台并执行以后，对档案信息化管理的一致性提出了越来越高的标准和要求，各级水利主管部门都要严格遵循法律法规中的统一性标准，提升档案信息化水平。

2.1.3 先进性

伴随着信息时代的深入发展，办公自动化目标得以实现，且自动化水平日渐提升，这一趋势下，档案管理工作开展时，水利工程信息化建设部门、业务管理部门对信息化需求量变大，在信息化档案管理中的技术、资金和人才投入都显著提升，增强了档案管理的先进性。

2.2 新《档案法》对促进水利工程信息化档案管理发展的意义

2.2.1 界定了档案的定义

新《档案法》第二条规定：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”因此，在水利工程建设施工、管理和运维时所产生的各种文字、图表、声像等记录，都属于档案管理的范畴。正是因为对档案的明确界定，使得在档案信息化管理的过程中有明确的规定，专业管理机构和部门可以将属于该范畴内的全部档案信息都纳入其管理工作中，保障档案信息与数据管理的全面性和统一性。

2.2.2 明确了档案的服务对象

相关部门在水利工程档案管理的过程中，应当严格以对应服务对象的相关内容为指导，积极参与到档案管理的工作中，提升档案信息化管理的规范性，实现对水利工程全部档案数据和信息的管理和利用，在科学的水利工程档案信息化管理中，国家水利事业必将迎来崭新的发展。

2.2.3 保障了档案管理的资金

水利工程档案信息化管理工作开展的过程中，由于对信息化管理的要求相对较高，为保障管理成效，往往需要加大投入，给档案信息化管理提供足够的资金、技术和人才支持。有关部门在开展档案管理工作时，应当以新《档案法》及对信息化管理所提出明确规定作为指导，使档案管理可以从资金投入出发，彻底转变水利工程的档案管理模式。

3 水利工程档案信息化管理中存在的问题

3.1 思想观念滞后

伴随着新《档案法》的全面执行，水利部门的档案管理信息化已然成为重点性的工作。在信息化发展的条件下，档案管理工作存在思想观念滞后性的问题，档案管理者深受传统管理理念和思维的影响，并未积极参与到档案管理的信息化创新中，缺乏对信息技术的应用。在我国，各种规模、类型的水利工程分布相对分散，由于不同地区的经济发展和技术差异，使得水利工程档案管理的信息化水平深受这些因素的影响，档案管理信息化受到了思想观念滞后性的约束，档案管理信息化方面的投入不足严重制约了各级水利部门的工作开展[1]。

3.2 缺少管理安全性

水利工程档案信息化管理的过程中，为保障信息化管理成果，往往需在档案管理的过程中积极开展安全管理，主要是由于信息化档案管理模式下涉及电子档案管理，一旦信息化档案系统遭遇了异常入侵或者访问，就会导致水利工程中的档案信息被非法窃取。新《档案法》第三十五条规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”，很多水利工程档案管理部门对信息化的认识有限，并未充分认识到安全管理对档案信息化管理的重要性，没有做好一些档案的加密管理，也未及时进行系统软件或者硬件等的漏洞修复，增大了水利工程信息化管理中的安全风险，电子文件泄露等问题频发。

3.3 管理制度不够健全

新《档案法》背景下的水利工程档案信息化管理要保持高效、有序进行，需构建完善的档案信息化管理制度，只有在严格的制度约束下，才能提升信息化管理水平。现阶段，根据我国水利工程领域关于档案管理信息化的实践经验，在档案管理信息化过程中并未制定完善可行的管理制度，使信息化管理缺乏相应的制度支持，无法给档案管理工作提供切实的参考。部分水利工程档案管理部门虽然制定了一定的信息化管理制度，但该制度与档案管理工作实践并不完全相符，档案管理信息化制度的可执行度不够，或者档案管理部门虽然有完善的制度，但在实际管理工作中未严格执行制度中的各项规定和要求，使得整个档案信息化管理中存在诸多的问题，档案信息化管理的发展进程缓慢。

3.4 管理人员水平亟待提升

水利工程档案管理信息化是时代对水利工程档案管理部门提出的新要求。由于档案信息化管理的专业性较强，参与此项工作的人员必须具备相当高的专业素质。但就当下的水利工程档案管理工作现状来看，依旧有部分管理人员没有在自己的岗位上注重知识和专业技能的积累和提升，其专业素质并不能与当下信息化管理的要求相匹配，在档案管理工作中依旧采用的是传统的管理理念和方法，人才素质水平的限制导致档案信息化管理工作无法落实到位。

4 水利工程档案管理信息化建设策略

4.1 加强档案信息化建设意识

为全面保障档案管理工作的顺利开展，各级水利部门在档案管理工作中应充分认识到信息化管理的突出优势，加大信息化管理方面的投入，从思想上提高信息化管理的重视程度，为档案信息化管理提供相应的资金、信息技术和人才支持。在日常工作中，要定期开展水利工程档案展览、讲座和宣传教育，以通过这些活动的开展提高档案管理人才的信息化意识。档案管理部门可以对组织机构进行微调整和优化，使不同部门之间可以保持高度的协调与配合，从而更好地为档案管理提供基本的组织保障，促进档案管理信息化的全面推进[2]。笔者所在单位（长江委水文局档案部门）将“建设长江水文数字档案馆，建立长江水文档案信息和其他各类信息的保管、查询、交换、利用中心”作为重点工作来抓，且在2004 年就开始了档案管理系统的建设，构建了专门的目录数据库，该系统和数据库基础上，实现了单位内各个勘测局之间档案目录共享；在2005年和2010 年分别配备了高速扫描仪、书刊扫描仪，开启了全文数字化工作，这些都标志着数字化建设的实施。多年的数字化建设实践中，虽然水文档案数字化建设取得了一定的成果，但也存在一定的不足。比如，虽然建立了库房值班制度，但在温度和湿度等库房环境的监测方面依旧为人工模式；构建了自动和半自动密集架，但并未和档案系统实现对接，档案查找仍需人工完成，检索方式相对单一且查询功能存在着巨大的局限。因此，未来可以从这些方面进一步加强数字化建设。

4.2 健全档案信息化管理制度

为提升信息化管理水平，水利部门要根据新《档案法》中对档案管理信息化提出的各项规定和要求，结合自身的水利工程档案管理工作经验和现状，逐步构建一套完善的档案信息化管理制度，在该制度中明确规定关于档案信息化管理的要求、流程、技术规程和要点、责任细分与落实等，用制度来规范档案信息化管理的每个流程。完善的档案信息化制度中要包含查阅制度、保密制度和安全制度、归档制度和责任制度，经由不同制度的有效落实来提升档案信息化管理的规范性。

4.3 完善档案管理相关设备

信息化档案管理工作中，档案信息多以电子化的方式存储起来，这就对档案信息化安全管理有了更严格的规定，因此，为提升电子档案存储和使用的安全性，各级水利工程档案管理部门要注重对档案管理设备的更新与维护，避免档案设备问题所引发的信息化管理风险。电子阅览装置、计算机软件和硬件等都是水利工程档案信息化管理中不可或缺的设备，只有在这些设备和信息化技术支持下，才可以在档案管理部门构建完善的信息化档案管理系统，实现各类档案信息的共享，使档案信息化管理的效率得以提升。信息化管理工作模式下，档案管理部门要借助于各种现代化的档案管理设备，来构建档案信息化管理系统，部分水利工程档案部门甚至建立了云端系统，利用云技术来实现水利工程档案信息的存储，在此存储模式下的信息化管理更为便捷且高效[3]。

4.4 强化信息化人才培养

为保障信息化管理目标的全面实现，各级水利工程档案管理部门要积极进行档案管理人才的信息化培训，增强管理人才的信息化意识，使之认识到信息化管理的重要性，通过培训提高档案管理人才对信息技术的掌握程度，使其积极参与到信息化管理模式建设中来。并结合新《档案法》对水利工程档案信息化管理提出的要求，在档案管理工作实践中进行信息技术创新。此外，在条件允许的情况下，各级水利工程档案管理部门要逐步组建一支属于自身的档案信息化管理团队，并详细划分团队内每个岗位人才的管理责任，发挥团队内每个岗位人才的专业优势。