不动产档案数字化加工工作的关键点

陈进

2015年3月1日，《不动产登记暂行条例》正式实施，将原来分散在各部门的不动产登记业务进行整合，不但对我国国土资源进行摸底，也增强了公民私有财产的公告性，保障其自身权益。不动产登记工作涉及广大民事主体，关系到日常生活，其档案材料较以往纸质版存档相比，随着科学技术信息化的发展，强化了不动产数字化加工工作的作用。本文围绕当前不动产登记档案数字化加工工作现状，浅论该项工作的关键点。

物联网的运用强化了数据信息的互通共享性，在提高政府部门工作效率的同时更能简化办事程序，更好地服务广大群众。传统不动产档案的管理依托于纸质版的登记材料，档案的查找应用需要耗费大量的人力物力才能满足需求，达到利用效果，同时物理档案还需要充足的空间来存储，频繁地翻阅查询，还会加重档案的受损程度，不利于永久保存。将不动产物理档案数字化加工不仅可以将庞杂而分散的不动产各类业务的物理档案数字化后整合到一个服务器集中存储，节约存放空间，降低人员成本，还可以将数字化的信息异地备份，最大限度地提高查询利用效率的同时增加档案的实体安全。结合当前该项工作的实际推行状况，从以下几点浅析不动产档案数字化加工工作的核心。

一、强化社会主体对该项工作的认知意识，加大宣传力度

不动产登记的工作长期以来分散在各个登记部门分别登记，以往数据的信息上报主要依赖政府部门的被动摸底，社会各主体对此项工作认知不够，无法全面掌握不动产的持有信息，很难实现不动产的全面登记以及档案数字化管理，加之老旧小区的居民登记意识不强，建设手续留存不完备等历史遗留问题，导致按新实施的不动产登记规程无法进行登记，青州市政府通过成立历史遗留问题处理小组、在办公地点设置“绿色窗口”等多措推进，将不动产的登记流程详细的宣传出去的同时，青州市不动产登记中心率先推出了“当日件、当日清”“企业窗口秒批秒办”的新模式，优化了营商环境，提升了群众满意度，从根本上转变社会主体的想法，让社会主体认知，为不动产登记档案数字化加工作奠定了基础。

二、软件研发与登记工作紧密结合，强化从业人员专业性

物联网技术的发展和大数据的建设，为不动产登记档案数字化存储提供了支持。看似简单的存储平台，从入库登记、数据录入、文件扫描、影像处理、数据核查等流程都需要依托数据库程序、服务器分析以及全文数据信息存储等设备，这些设备环环相扣，成为了该项工作物联网重要的组成部分。原先从事软件研发的单位与数字化档案的单位分属不同公司，登记业务系统的研发者致力于技术的开发，并未体验该项工作的具体流程，这就导致在日常录入数据的工作中，时常出现因操作或防护不当引发系统停滞，延误办公时间，甚至还造成过数据丢失的情况，给正常的登记查询等工作带来困扰。青州市早在不动产登记中心成立之初，就认识到不动产档案数字化管理的重要性，通过招标专业公司对不动产档案进行数字化加工，提升了不动产档案的数字化程度，增强了应用性。不动产登记融合了土地、房产、林业、土地承包经营权、海洋等一系列的不动产登记，这样就对从业人员专业技能提出了更高的要求，青州不动产登记中心通过山东省组织的不动产业务技能大赛为契机，组织全体人员以备赛促学习，以参赛提技能，不断提高登记岗位人员的业务水平，确保了每一位工作人员都能胜任岗位要求。

三、提高不动产数字化档案的抗风险能力，制定异地备份标准

电子设备的使用，经常会遭遇突发情况，无论是常用的电脑、硬盘还是其它存储设备，在存储时会有限制，需要不断的备份和更新。安全保密原则一直是工作实施过程中的技术难点，人为的操作不当或病毒入侵都会给不动产数据带来风险，甚至会导致数据的丢失损毁，影响安全。前几年各地的不动产登记系统曾经遭受过“勒索病毒”的攻击，导致了部分地区不动产登记系统瘫痪，不动产登记数据损失，严重影响了正常的业务工作，为此各地纷纷从硬件到软件上，严谨细致地搞好了防范，增强了不动产登记和数字化存储的抗风险能力。不动产登记信息都涉及公民的个人隐私，数字化的信息一旦泄露，则会威胁到个人财产安全，这就要在设备采购的时候，做到流程公开化、透明化、公正化。还要加强对工作地点的监控并对工作人员进行安全知识培训；对严格标准异地备份的不动产登记档案数据，在做好数字档案备份的同时保证了实体档案与电子档案的一致性。

四、整合信息平台“数据库”信息，规范数据录入准则

当前我国不动产登记数据主要集中在国土、住建、林业、海洋等部门，与社会主体关联性较大的部分则是集中在住建部门。该工作时间空间跨度较大，信息来源多元化，导致目前部分数据缺失严重，无法形成完整的数据库。对此，需要通过联合多部门核验权利人的真实身份，提高数据的真实性，从源头上提升数据库的可信度；其次，在针对登记中缺失的身份信息及坐标信息，及时给予补充，确保档案的完整性；对于该项工作需制定严格的时间管理，强化工作的时效性，并定期对入库档案进行抽检，及时更新档案信息；不动产档案涉及范围广，这就需要对这些类型进行细化分类，加强数据的完整度和矢量数据的整理工作，不动产登记档案数字化加工工作的最终目的是方便查询和应用，分门别类地细化有利于后续工作的落地，能缩短办公时间，提高工作效率。不动登记登记档案的数字化应用工作，往往需要调动各部门之间的协助，但受各地各单位硬件设备、实践操作、具体需求等不同的影响，数据的呈现也会存在偏差，因此，在工作中应当着重关注数据的规范性和完整性，确保数据准确性，提高应用的效果。

五、提高“互联互通、数据共享”的利用率，强化工作功能性

大数据物联网技术的飞速发展，使全球数据实现了迅猛增长。数字化办公不再仅仅局限于互联网领域，更多的开始渗透到人们的日常生活中。我们应当清楚地认识到，不动产登记数字化一方面可以帮助相关单位更好地履行房地产监管职权，实时把控房地产市场动态，为市场监管提供便利，另一方面在保障公民个人切身利益的同时，数字化的不动产信息还可为司法和监察工作提供实时查控，保全资产为当事人的诉求提供保障。但当前而言，由于各联动单位内部工作系统和平台网络存在局部差异化，不动产登记查询服务还未通过大数据局全部实现信息的互通互联共享，数字化的不动产信息利用功能性价值有待提升。对此，首先需要加强不动产登记数据库的开发利用，健全数字化利用制度；在设备方面，探索更为先进的技术；对不动产的整体工作统筹安排；政府各部门也应从土地、规划等不动产源头入手，提高“互联互通，信息共享”机制，提高利用率，为全市业务单位功能需求提供数据支持，使该项工作的功能性真正实现“增值”。作为数据库信息高效运用的实践案例，青州市政府就联合当地金融、税务、法院、邮政等相关部门，共同推行不动产登记“1+N”办理模式，并实现一个窗口、一套材料、一窗通办的“一窗受理”创新形式。在加强部门联动，推进信息互通共享的基础上，实现不动产抵押登记“零跑腿”和“不见面审批”。

六、完善法律条款，健全规章制度

不动产登记涉及面广是一项非常严谨的工作，在工作的过程中存在很多的风险性。在上述的观点中，简要阐述了数据的安全保密风险，其实与此并行的还存在因登记元素缺失、登记程序不当、审查不严等人为失误而引发的行政诉讼风险；不动产登记面向全社会，关系到社会群体的切身利益，因公众意识的薄弱和专业化信息不对称，也很有可能将该项工作推至舆论的“风口浪尖”。2015年3月《不动产登记暂行条例》实行，以及《不动产登记暂行条例实施细则》发布，足以证明国家对该项工作的重视。这些条例和细则中不但对不动产的概念内容进行了重新梳理，还针对不动产登记的流程进行了统一规范，使整个登记工作有章可循。加快对不动产登记数字化的立法进程，使这项工作有法可依，这样不但可以更好地保护社会主体的财产安全，还能有效地解决工作流程中的争议。

七、结语

随着不动产登记档案数字化加工工作的推进，各地政府也在逐渐完善自身的管理体系，及时发现工作中的问题，制定相应的解决方案。在物联网技术发展的现在，“互联互通、信息共享”机制的完善，为提高办公效率、提升服务质量、精准化市场调控提供了便利。对于社会主体而言，则免去了多部门协调查询之间的奔波，节约了社会资源，缩短整个业务的办事流程。清晰化的分类数据为政府提供更为精准的数据统计和信息支撑，还能节约储存空间的使用，降低人员的成本。但我们也应该清楚地认识到，当前该项工作还存在社会认知不全面、安全保密风险高等问题，相信随着制度不断完善，这些问题逐渐都会得到解决，我国的不动产登记数字化加工工作也会逐渐规范化。