重点工作督办闭环管理系统的构建与实践

文/曹 川 田新正 鹿佰勇

加强督查督办工作是提升管理效率、提高工作执行力和落实力的重要手段。当前，国有煤炭企业正处于转型发展的关键期，面对办公室人手紧、工作任务重的情况，如何激发企业内生动力，推动煤炭行业高质量发展是当前督查督办工作的当务之急。鉴于传统督办方式效率低下，已不能够满足当前管理需求实际，山东省邱集煤矿有限公司利用信息化手段，进一步创新督办机制与载体，通过建立重点工作督办闭环管理系统，实施线上督办，线下验收，形成精准确责、刚性落实、限时办结、闭环管理的工作体系，提高了督查督办工作效率，促进了机关作风建设，推动了矿井各项重点工作的高效落实。

一、传统督查督办工作存在的问题

煤炭企业督查督办工作经过多年的探索和实践，在工作原则、机构职责、工作内容、程序方法、结果运用等方面建立了较为健全完整的工作机制。但随着企业的不断壮大，发展任务日益繁重，督办事项日趋增多，难度越来越大，传统督查督办工作已不能适应企业管理需求。

1．传统督查方式效率低下

传统督查方式无法满足及时、准确、高效的督办工作推进需要。一是督查工作事项繁杂。因为企业需要落实的内容较多，涉及的部门较多，落实进度、安排不一，督办推进落实难度较大。二是落实情况难以把控。传统工作方式效率低下，领导无法实时了解分管和关注的督查工作落实情况。三是督查效能有待提升。纸质文件传递速度慢、电话催办效率低，汇报、汇总工作量大，迟报漏报现象严重，工作效能和执行力有待提升。

2．权威性、专业性不强

传统督查方式由于权威性、专业性不强，制约了企业督查督办工作质量和效果。企业督查办一般设在办公室或监察科等内部科室，督办人员人微言轻，而督办对象大部分为部门一把手或分管领导，日常工作中存在“催促多、吆喝多、难问责、问责轻”的情况，导致督办考核刚性不足、效果不好。此外，在面对专业性较强的督办事项时，由于工作人员专业技术知识的缺乏，对督办事项完成效果不能做出准确判断，导致虚假性办结督办事项，产生不良效果。

3．督办执行不力

部分管理人员面对企业当前繁重的发展任务和复杂严峻的生存环境，思想转变较慢，责任意识淡薄，精神状态不佳，工作热情不足，执行力、落实力不强，致使一些重点工作滞后、效果不好，距离上级期待和领导要求还有较大差距，一定程度上影响了企业的发展质量和速度。

二、线上工作督办闭环管理系统的构建与实践

针对线下督查督办存在的问题，山东省邱集煤矿有限公司以“马上办、盯住干、干到位”为总体要求，以“明确工作责任、抓好工作落实”为总体目标，按照“专人管理，统一立项，统一分流，集中汇总，办结反馈”的工作思路，充分发挥网络平台优势，革新工作模式，建立以目标为核心的工作执行体系和落实平台，形成了集问题集中上传、指令自动下发、部门主动接受和线上督办、工作预警、完成销号、支撑性材料上传、验收评估等功能为一体的问题督办系统，实现了跨部门实时高效协助沟通，以及督办事项的动态跟踪、适时问效和闭环管理。

1．系统设计理念

（1）性能优良。一页式展现，系统稳定性、扩容性和运行性能具备显著优势，让管理更加高效，让落实更加快速，为领导科学决策提供有效支撑。

（2）多样提醒。多种提醒机制，确保任务流转顺畅。

（3）操作便捷。简化、清晰的反馈操作，提升反馈效率。

（4）高效办理。集中展现待办并及时办理，通过此督办系统，提高督办效能，增强执行力。

（5）移动办公。实现手机端办理和查询，不受地域限制，方便跟踪和操作。

（6）数据透明。各承办单位可以查看所有人相同任务的办理情况，积极推行信息公开，提高工作透明度。

（7）实时掌握。登录系统即可掌握下发任务阶段性的进展情况，相比线下督办，更加及时和有效。

2．明确相关角色和基本要求

（1）角色设定。根据督办工作需要，设置五类角色，分别是任务指令下发人员、承办部门及责任人、责任领导、验收人员、督办人员。

（2）基本要求。

一是领导负责。各部门负责人要高度重视督办检查工作并认真落实。承办部门负责人按照领导指示组织完成督查工作。

二是部门协助。由督查办督促检查工作的落实情况，将督查事项按职能分工和业务范围交由承办部门办理，承办部门要按照领导批示和要求及时办理。涉及多个部门承办的事项各自负责办理，并由主办部门负责协调综合。

三是讲求实效。督办检查工作要狠抓落实，注重实效，切实防止和克服敷衍塞责等现象。

四是注重时限。所有督办检查事项都要及时办理，按时完成，不得相互推诿和拖拉延误。

五是有查必果。凡是立项督查的事项，都必须“交必办，办必果，果必报”。做到事事有着落、件件有回音，确保政令畅通。办结的承办事项，承办部门要及时反馈，有要求的要写出书面查办报告。查办结果报告必须事实清楚、结论准确；对不符合要求的，要退回重新查报。

六是注意保密。根据督查事项内容，对需要保密的事宜，在办理过程中，要控制在一定范围内知晓；对有相应密级的文件资料，要按有关公文保密规定，注意采取保密措施。

3．规范督办程序

（1）责任分解。督查办根据上级文件精神和矿党政会议及领导安排的重点工作确定督查督办事项，按职责范围分解任务，明确责任单位和办理期限，上传系统，承办部门线上认领，办理落实。交叉、涉及几个部门的督查事项，由督查督办部门征得主要领导意见后，由主办部门牵头与协办部门共同办理。

（2）督办预警。根据办理时限要求，督查办在线上设定预警期限，承办部门到规定期限未完成工作进度的，系统自动进行预警，督促落实；同时，线下采取电话催办、现场督办、会议督办、上门催办等方式进行不定期不定时督查、通报督办事项完成情况。

（3）协调落实。对分解的承办事项，办理落实确有困难要协调的，一般事项由督查办负责协调，重要事项报请承办部门分管领导协调。

（4）反馈回复。承办部门对督查事项办理结果必须按时限要求，实事求是回复落实完成情况，并线上提交相关支撑性材料，督查办根据落实销号情况协调相关验收部门进行现场查验，实现闭环管理。

（5）对重大督办事项进行书面通报，并对督办事项的完成和落实情况纳入工作考核范畴。

三、实施成效

山东省邱集煤矿有限公司线上重点工作督办闭环管理系统建成运行后，线下督办的弊端和问题得到有效解决，取得了明显的效果。

1．提高了督办效率

整个督办过程透明、规范，督办部门、承办部门、责任领导根据内部责任分工，均可实时掌握承办事项办理进度，对督办工作落实质量进行把关，有效解决了督办人员专业能力不足的问题，也帮助各部门理顺了工作职责，提高了管理质量。督查办通过系统实时查看督办事项办理进度，减少了线下督办频次，节省了工作时间，提高了工作效率。

2．增强了部门协作能力

涉及多部门的督办事项一次性发送，各部门根据分工共同推进，提升了协调配合和协同作战能力，有效避免了一项工作同时安排，多部门共同干、反复干的情况。

3．提升了督查督办效能

通过实行督办事项预警通报和追责制度，对工作推进不力、敷衍塞责、弄虚作假的，严格考核问责；督促各重点事项承办部门及时掌握工作进度，提高工作效率。“抓落实、求实效、提效率”成为全矿各部门开展工作的首要前提和重要基调，督查督办“重锤”和“利剑”作用得到有效发挥。