探究不动产登记档案信息化管理现存问题及应对

郭斯嘉 李 岩

(通化市不动产登记中心，吉林 通化 134100)

我国不动产登记档案管理模式必须随着社会发展与时代变革进行大规模的调整，通过引入全新的信息化技术转变管理思路与具体的信息处理、保存模式，逐步克服现有的信息化管理体系中客观存在的弊端与问题，以此进一步促进产业发展与公共服务体系的完善。有关部门应当不断探索档案信息化管理制度的改进空间，有效处理各类常见的纠纷与矛盾，确保数据库中各类登记档案信息的完整性与安全性，根据具体情况制定、实施严密的管理规范与信息处理准则，为日常信息管理工作提供一个客观、可靠的标准。

1 不动产登记档案信息管理体系的基本特性分析

随着房地产行业的飞速发展以及区域性不动产交易的繁荣，政府部门必须逐步改进不动产登记档案管理模式，引入信息化的管理手段与技术设备，高效率地持续性处理大量的不动产登记业务，并面向社会不同阶层提供高水平的快速地产信息查询服务，为提高不动产信息的保存时间与存储安全性，有关部门着手建立了信息化的档案管理平台与线上信息查询机制，对已经登记在册的不动产档案信息进行虚拟管理，促进不同部门之间登记档案信息的流动共享与资讯传输，通过搭建全天候自动运行的不动产登记信息查询系统，在有效维护人民群众的知情权与信息安全的同时保障了个人隐私安全。有关部门必须为不同层次的用户提供内容各不相同的专业化信息查询服务，按照既定的管理方针与信息安全规则设计信息查询权限以及各级员工的工作职责，全面统筹各方面的信息资源，建立无明显漏洞的登记档案信息处理与数字化查询搜集服务机制[1]。

2 现阶段不动产登记档案信息系统的缺陷与问题分析

2.1 管理队伍平均素质较低，工作能力较差

政府有关部门中具备较高信息化技术设备操作能力的工作人员不多，多数员工对专业化的信息处理技术与设备维护保养方法了解较少，由于不动产档案信息化管理工作对参与者的个体能力水平、文化素质、职业道德品质的要求较高，能够担任此类工作岗位的高素质人才严重不足。政府档案管理部门不重视面向社会各界引进有一定信息技术素养与专业工作经验的优秀人才，也未能组织现有的部门工作人员参加系统性的专业化能力训练活动，工作人员在处理不动产登记档案信息的过程中没有详细、可靠的工作标准与信息处理规则可供参考，工作效率较低，无法保证不动产登记档案信息的隐匿性与安全性[2]。

2.2 专业化信息处理设备不足，信息查询效率低

档案信息管理部门领导未能集中各方面力量为信息管理工作筹集额外的社会资源，导致信息管理工作没有充足的技术设备与人力资源作为支撑，无法随着信息科技的发展与档案信息管理设备的更新换代购进最新的技术设施，由于设备老化和维护保养不当，信息化管理系统经常发生突发性的故障停止运转，严重影响了社会大众查询不动产登记档案中的各类信息，拉低了信息处理效率与服务质量。信息管理技术设备的落后造成档案管理部门无法充分发掘信息资源的潜在利用价值，工作人员无法使用先进的大数据技术分析、评估档案数据的完整性与准确性，难以发现隐藏的数据缺失与系统故障，无法保证不动产登记档案信息的存储安全性。

2.3 未能建立配套的系统化管理规则

档案管理部门未能根据区域经济的发展状况以及产业进步趋向设计系统性的管理标准与信息处理规范，无法按照计划对不动产登记档案进行有效的管理，由于没有具备一定可行性的详细标准，工作人员无法采用高效率的处理方法使信息的格式、档案信息录入程序、信息存储位置保持协同一致，不可能对登记档案信息实施精细化管理，信息科技的潜在优势无法获得全面发挥[3]。

3 提高信息化管理效率、优化管理模式的可行策略研究

3.1 组建高素质的不动产登记档案管理队伍

为提高政府档案管理部门的工作效率与服务质量，强化工作人员的风险应对能力与安全事务处理能力，部门管理者应当建立系统性的能力考评机制与人才培育体系，评估各级工作人员的服务态度、技术素养、工作能力等不同方面的素质，认识到面向社会各行业引进专业化人才的必要性，及时清退素质较差、专业能力不足的员工，采取合理的职业能力训练模式与配套的思想政治教育方式，在提高工作人员专业工作能力的同时，唤起其工作热情与职业道德感，使之在工作过程中遵守单位内部的工作规则，不断参加部门领导组织的专业技能培训，在参加培训的过程中习得最新的技术维护修复方法与专业技能，保证自身能够有效应对各类有可能发生的风险与意外事故，提高档案信息管理队伍的平均素质与职业能力水平。部门管理者应适当运用激励手段，激发部门工作人员之间的竞争意识，对表现优秀、服务态度良好的员工进行奖励与表扬，进一步提高工作人员完成日常工作任务的积极性[4]。

3.2 建立稳定、安全的档案信息处理系统

政府档案管理部门应当通过购进先进的信息化技术设备处理档案信息减少员工的工作量，在提高部门工作效率与信息录入准确性的同时降低工作难度与个人负担，在现有库房与基础设备的基础上进行适当的技术升级与存储方式调整，基于互联网技术、云存储技术、数据库技术等不同领域科技的最新应用成果搭建起一套能够高效运作的信息化档案管理机制，并随着存储信息的逐渐增多而新建存储库房，向社会知名网络企业购买高质量的云端信息存储服务，为重要的不动产登记档案信息提供专业化的加密数据库进行安全存储。档案管理部门还应在升级信息技术设备的同时转变管理方式，合理配置人力资源与可用资金，提前制定原始资料录入、存储介质转换等活动的具体计划，缩短技术设备升级优化的周期，保证档案信息能够得到妥善、周到的管理与保存，避免因设备老旧、管理方式不当发生信息丢失、信息泄露等安全事故。

3.3 制定严格、合理的信息资源管理规则

为统一部门内部的工作标准与事务处理准则，部门管理者必须着手设计并推广一套严格、完善的档案信息处理标准与行为规范，对各级工作人员的日常工作进行全面无死角的监督与管控，避免素质较低的员工在录入档案信息以及为民众提供信息查询服务的过程中违反既定的规章制度，以此提高登记档案信息管理效率。档案管理部门应当详细规定业务操作程序与信息处理规则，将不动产登记档案按照其基本特性进行细化分类，对不同种类的登记档案进行针对性的处理，划分不同岗位上的工作人员的权责与档案信息查询、编辑职权，为工作质量考核提供一个可靠、详实的参考标准。

4 结 语

为提高我国不动产登记档案的管理效能与信息查询服务的质量，有关部门应当根据本单位的具体情充分利用制度优势与潜在的社会资源，建设能够持续运作的高技术含量信息处理平台，组建高素质的档案信息处理队伍，在工作中坚持职业道德观念与行业准则，对不同阶段的产权变化状况进行客观、准确、详细的信息登记，不断拓展登记档案信息的管理范围，开展能够满足产业发展需求的标准化信息管理系统建设工作，避免信息化管理系统出现突发性的事故与问题。