采购流程中存在的风险分析及防范对策

2021-03-27李玉珊

中文信息 2021年6期

李玉珊

（中广核宏达环境科技有限责任公司，山东济南 250000）

物资采购是企业正常运转必须购进原材料及有关物资的活动名称，在企业正常运转的过程中，会消耗出大量的原材料，或者对半成品进行引进加工，而维持企业的正常活动运转就需要及时进行物资统计与采购，采购工作的开展对企业的经济效益及核心竞争力有着重要的作用。采购流程中因其各个工序较为复杂，因此，难免会出现一定的问题，下文对当前采购中存在的问题及原因进行简要分析，以此制定出合理的防范策略。

一、防范风险的主要对策

1.建立完善的企业控制制度，加强教育及从业人员的素质

在企业的采购工作中，从业人员的专业素养对此工作有重要的影响，因此，卫视采购工作得以顺利进行，应该加强采购人员的自身专业素养，并且在工作管理中定期对其进行教育培训，加强其法制工作观念，加强职业道德责任感，能够按照企业内容的相关责任制度办事，提高企业的团队合作意识，以此有效地提高企业内容的抗风险能力，从源头出杜绝企业合同风险[1]。

2.加强对物资采购的招标与签约监督

首先，在工作过程中检查物资采购的招标是否按照相关规定进行，在此项工作环节中是否出现违法乱纪的行为发生，采购部门及相关人员是否对供应商品进行逐一检查，并在物资的源头处要选择可靠的供应商。是否在物资审核中定期对供应商进行复审评定。其次，加强签约监督，在合同的检查中看其是否有悖于相关政策，法律法规，避免因合同问题牵扯到法律，避免因为当事人的不合格或者越权经营导致合同的无效性。运用资信调查，全面清晰地掌握对方的履约能力，对一般性的不讲效益、进入情货等不正常情况进行严格的审定，审查期合同条款手续是否齐全，当事人的权益是否明确，是否存在代约情况。

3.加强对物资采购全程的监督

采购流程在一般情况下按照计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等工作环节进行，在针对各项工作的流程中要做好监督管理工作，以此实现对采购工作的各项工作环节进行有效的监督。在全面监督工作开展中，要从内控审查、财务审查、制度考核这三方面进行全面管理工作的开展。根据实际工作需求，科学地规划出采购机制，这样不仅可以有效地降低企业的采购成本，提高采购物资的质量，还可以通过这些有效措施保障采购人员免受外界的影响。

二、企业采购风险的防范措施

1.完善企业物资采购产业链

在实际工作中针对目前企业采购计划与实际情况存在出入的问题，主要在于建立完善的管理责任制度，从而完善企业采购工作的产业供应链条，实现双方在信息、订单、库存、质量方面的信息共享。从而使企业采购人员能够按照采购产业链条上的实际需求制定合理的采购计划。同时，在针对采购录入工作上要进行专人专项工作，以此避免以为重复工作而造成的问题，影响到对库存物品的清点工作，从而影响到企业对库存物资的动态管理。同时，从业人员要对相关的采购数据信息进行定期的更新维护，从而确保数据的有效性。在物资库存管理方面，相关的管理人员要定期对库存物资进行清点、核查，及时检查原材料的使用情况，以便及时地进行材料补充，在原材料的采购中要科学合理地进行计算统计，有效规避库存积压[2]。

2.加强对采购部门的管理，建立起完善的奖罚机制

要实现采购工作的安全性，保障企业的效益问题，在工作管理上要对采购部门加强管理，同时，建立起完善的奖罚制度，对于采购人员才采购工作中存在的违反公司制度的行为，企业要加强对采购人员的审核管理力度，从而规范采购流程，在具体的工作中不给采购人员以权谋私的机会。同时，要求采购人员对市场经济进行充分的调研，并且在相互的对比过程中能够提供有效的依据。在工作管理中要对采购人员的专业技能水平及工作效率进行严密的考核，加大对违法乱纪行为的惩罚力度，若是发现采购人员在采购工作中存在的违反企业规定的有关行为，要在管理上对其进行严肃的处理。针对情节特别严重的要动用法律的武器对其进行有效的制裁，以此保障企业的权益。若是采购人员经常性地出现违法采购的情况，则应在采购申请环节中加强审查力度，从而在根源上杜绝采购人员的不良行为。

3.建立完善的采购流程风险管控机制

企业在发展过程中，要持续对采购部门进行优化调整，以便更好地适应时代的发展要求，从而避免在采购工作中出现的各种风险问题。首先，建立起完善的管控部门，建立起较全的风险评估机制，对采购方面的风险进行专项分析及预测，对在采购中存在风险较大的项目要重点进行分析，以便制定出有效的防范策略。其次，对采购部门、请购部门、财会部门及产品供应商等进行严格的管理控制。在工作中明确各部门的管理职责，将具体的工作流程安排具体到个人，明确每个人的工作责任要求，防止因为出现问题而不能查明原因的情况发生，企业在管理过程中对采购、验收、审核等多项工作流程进行定期的管理培训，加强其自身职业技能素养，提升其道德责任意识。培养出一批专业化采购人员队伍，从而有效地规避采购风险。最后，在供应商的产品核查中，要进行系统的考察，对产品质量安全性方面的存在的问题及擅自撕毁协议及随意变动产品的价格要及时终止合同并且申请经济方面的赔偿，同时，将一些不法商贩的不良行为要通过媒体网络等途径进行曝光，从而使更多的商家避免采购风险及经济损失。