如何利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力

郭喜萍

（铁岭市城市发展服务中心，辽宁 铁岭 112000）

引言

随着大数据时代的到来，数据信息的安全性和利用的高效性成了一个关键的问题。传统的纸质档案管理中，受到信息整合利用开发的限制，档案管理的服务水平无法得到提高，档案信息数据很难真正发挥作用，满足社会、个人以及单位应用的需要。而信息技术与网络的发展，则大大提高了信息数据的开发利用整合处理速度和效率，档案的开发利用率提高，数据共享成为一种被广泛应用的服务方式，能够满足社会、个人以及单位对于档案信息的需求。

一、大数据时代档案管理模式的变化

1.服务体系的变化

档案管理的本质目的是能够为社会发展提供服务，当前社会发展形势下，对于档案管理的多元化需求逐步提高，为满足企业以及个人的多元化、个性化需求，需要提升档案管理的人性化服务意识，将服务对象作为关注重点，为服务对象提供精细化服务。由于档案管理的资料量巨大，实现个性化的服务会产生巨大的工作量，借助数据化管理模式的应用优势，可以大幅提升档案查询以及调转等工作的工作效率，大数据时代促使档案管理服务体系发生变化。

2.安全管理工作发生变化

档案的安全管理是档案管理工作的重点问题，传统档案管理模式容易出现档案污损或者丢失等问题，大数据时代档案的数据信息量更加庞大，档案的安全管理问题更是重中之重。档案的安全管理工作需要重视档案的保存条件、管理制度和模式、安全管理控制技术以及加密保密措施等内容，开放的网络应用环境，使数据形式的档案管理工作面临更大的安全威胁，加强网络安全问题的防范，对各种形式的档案进行分类和分等级的保存，才能够有效避免档案出现档案损坏或者非法入侵等问题，大数据时代推动档案的安全管理工作发生变化。

二、大数据时代档案管理模式创新的发展策略

1.重视档案资源的安全防护

档案资源的安全管理问题是当前社会领域关注的重点问题，档案信息即涉及国家安全，同时也涉及公民的个人信息和隐私问题。开放的网络环境为档案管理工作提供便利的同时，也给档案管理工作带来更大的安全威胁，相关单位需要提升对于档案安全管理问题的重视程度，对于负责存储档案信息的计算机系统，要设置防火墙和多重防入侵技术，以实现对于黑客病毒的入侵拦截。档案管理单位还需要将档案数据信息进行备份，以备档案数据信息发生意外情况时，能够为档案管理工作的开展提供保障。

2.加快档案管理工作的创新意识

大数据时代进行档案管理工作，需要提升其创新工作理念，在创新思维意识下带动其行为能力的提高，通过创新工作方法的融入，实现档案管理工作的不断发展。档案管理工作具有社会服务性特征，从经济发展角度而言，有效的档案管理工作可以为社会经济的发展提供服务保障，因而工作人员需要重视自身工作理念的创新，重视服务意识的提高，保持良好的工作态度，借助计算机网络技术的应用，提升自身的工作质量和工作效率。

3.建立完善的档案体系

3.1 扩大档案信息的收集范围。伴随着科技的飞速发展，存储技术不断进步，利用大数据技术实现档案信息化存储的能力也有了质的提升。为此，应在保证技术的基础上，不断扩大档案信息的收集范围，确保其全面性，提高档案的价值和利用率。归档资料的收集可以保留传统文字的原貌，增加更生动的信息，比如图片和视频。通过将这些信息数字化，使其能够存储在指定的媒体中，同时在云端进行备份，从而有效地丰富了档案的内容。

3.2 制定专业的信息采集标准。当前，传统档案的建立已有成熟的技术和制度，而基于大数据的档案却没有明确具体的制度，因此，建立完善的相关档案信息化管理系统十分重要。信息档案的建立与保管需要档案馆内部各部门的协作，相互间协调不良，信息收集会出现重复、不完全现象。所以，在制定了合理的制度之后，各部门按照制度标准执行才能有效地配合信息化档案管理部门的工作，从而大大提高档案管理工作的效率。

三、大数据时代档案管理服务水平提升的策略

1.创新服务方法

以前的档案要从档案馆取回，时间浪费、效率低。大数据可以改善传统访问的不便性，提供在线访问功能。使用者可以通过网络和电脑随时随地进行网上访问。管理者可根据用户的要求对相关文件进行整理，并通过电子邮件发送给用户，大大节省了用户的时间，提高了工作效率。可持续改进和增加档案形式，增强档案的利用功能。单位及个人可查阅电子图纸及档案，作为工作参考。

2.提高服务质量

一是保证信息存档平台的稳定性，确保能为用户提供长期稳定的服务；二是保证了平台的运行速度，保证了用户在查阅文件时能迅速找到所需文件；确保档案的安全性，避免信息泄露和数据丢失，确保用户所发现的档案的完整性、真实性和安全性。

3.大数据时代的到来使我们重新认识管理工作

大数据时代下档案管理模式变化的研究，有利于保护各类档案文化资源，优化档案业务流程，挖掘档案增值信息，加强档案管理机构的职能建设，达到促进档案事业发展的目的。在理清大数据相关概念的基础上，本文对国内外相关研究文献进行归纳和总结，了解和分析目前学术界对大数据时代下档案管理研究的重点内容，提出本文研究的主要内容；档案数据资源的变化主要是档案数据的来源更广、内容更丰富、收集方式多样；档案利用服务的变化主要是档案服务对象、内容、方式和目的的变化；档案安全保密的变化主要是档案保管条件、应急管理、技术手段、长期保存和信息安全的变化；档案行政管理体系的变化主要是档案部门行政职能、业务指导、行政执法以及合作方式的变化。为科学应对大数据时代档案管理模式的变化，寻求大数据时代档案管理的有效路径，需要从拓宽档案资源的收集类别、完善档案资源的建设主体、改变档案资源采集方式和科学整合档案资源来加强档案资源聚集，建立覆盖人民群众的档案数据资源体系，从加速档案资源开放进程、创新服务理念和开拓服务途径来创新服务内容，健全方便人民群众的档案利用服务体系。档案管理工作经受了检验，档案管理的目的是促进档案事业的可持续发展，大数据时代管理模式发生了变化，保护文化资源完善流程，主要抓好档案管理理论体系建设、数据资源体系建设、利用服务体系建设、加大安全保密职能和行政管理职能。增加数据、服务、利用的意识。拓宽档案收集渠道。建立覆盖人民群众的档案数据资源体系。

四、法律法规问题

传统的档案管理法规主要针对的是纸质档案管理，现代大数据环境下追求的是档案管理和数据资源共享。虚拟环境下涉及一些需保密的数据可靠性问题。一方面，国家现有的法规在保护档案安全方面还不完善，大数据环境下的法律法规明显的存在滞后性。另一方面，档案数据信息在互联网时代还缺乏相关的标准进行支撑，这使得档案在大数据平台运行过程中，存在信息孤岛等问题不能得到有效解决。只有不断完善大数据背景下隐私保护机制，寻求法律保护路径，才能推动大数据环境良序发展，促进社会稳定。

五、数据共享和创新服务能力依靠政府的支持

我国当前治理模式正处于数据化、信息化的转型、政府部门治理过程中开始挖掘数据价值，对公共领域产生广泛深刻的影响，在人与人之间、任何组织之间、任何政府之间都在公共视野下，政府主体和公民主体的行为方式发生了改变。我们政府部门为了方便办事效率，在铁岭政务网上，开展了便民服务，把我们部门依据《中华人民共和国档案法》和《城建档案管理规定》等文件以及职能、办公地点都放在上面，方便单位和个人利用，提高办事效率。

结语

综上，在大数据时代背景下，需要积极创建档案管理信息，不断提高档案管理效率，实现档案管理信息共享，更好地满足当今国家数据管理的多方面需求。但是，在构建过程中仍然存在一些问题，严重阻碍了档案管理的科学发展。因此，结合实际情况，有必要建立一个数字档案信息数据库，发展和优化档案管理机制，改善员工整合，不断改革档案的功能，在政府的干预支持下最终完善我国信息数字化和数字化的档案管理，更好地为社会提供利用服务。