创新档案管理理念实现档案管理信息化

2021-03-27江帆

中文信息 2021年6期

江帆

（铁岭县人力资源和社会保障事务服务中心，辽宁铁岭 112000）

随着我国科技与经济的不断发展，传统的档案管理模式主要采用人工调查或者人工检索的方式，已经很难跟上时代的步伐，满足人们的需求，如今的档案管理主要将计算机技术应用管理模式之中，将人工与计算机技术有效结合在一起，形成了一套较为完善的档案管理体系，在一定程度上提高了管理的系统性，同时为文件的查找以及储存提供了便利的条件，使得档案管理的效率与质量在一定程度上得以提升。

一、档案管理信息化的优点

1.档案管理信息化可有效地提高办公的效率

在传统的档案管理过程之中，主要采用人工进行查找以及储存档案的模式，在一定程度之上，由于人工的失误率较大，档案管理的效率以及质量得不到保障。若将信息技术及计算机技术与人工技术相结合，在一定程度之上，能够为档案信息的管理与储存提供较大的帮助，同时，能够提高档案管理办公效率以及办公质量，在一定程度上促进了档案管理信息化、现代化，促进档案管理工作的顺利进行。

2.档案管理信息化可促进资源共享

传统档案管理模式很难进行资源共享，若必须资源共享则需要将大量的档案进行运输，在此过程之中，耗时耗力，因此，资源共享有很大局限性，会给远程的资源信息查找带来巨大的障碍。如今，随着我国信息技术的不断发展，可以采用计算机技术，对档案信息进行分类储存，使其成为一个庞大的数字系统，在一定程度上可以促进档案管理的质量与效率，同时可以利用互联网技术，将信息技术进行实时的传输，提高档案资源的利用效率。

二、创新档案管理理念与实现信息化的必然联系

1.创新档案管理理念是落实档案管理信息化的必要条件

传统的档案管理模式不利于当今的时代要求，因此要落实档案管理信息化就必需要改变传统的档案管理理念。改变传统的以人工管理方式为主的档案管理理念，应当从档案管理工作的实际出发，利用计算机技术把档案管理信息化的优势充分发挥出来。创新档案管理理念，从管理者的思想上重视信息技术在档案管理过程之中的重要作用，在此基础之上才能充分发挥当今互联网技术对档案管理信息化的重要作用。从当今的管理现状来看，大部分档案管理局已经开始采用档案管理信息化的模式，然而很多单位的领导人员没有对档案管理给予较高的重视，因此使多很多信息管理的设备不够完善，管理的模式较为落后，在一定程度上阻碍了档案管理信息化的发展，因此要使得档案管理信息化达到所要达到的目的，档案管理工作者就需要对档案的管理理念进行创新，改变以往的传统档案管理模式。

2.创新档案管理理念能够更好地促进档案管理信息化的实现

在档案管理过程之中，注入创新的档案管理理念，在一定程度之上，能够不断地将科学技术融入档案管理工作过程之中，从而能够利用科学技术辅助档案的管理、储存、归档、建立等工作。同时，利用互联网技术，能够在一定程度之上提高档案管理的效率，促进档案管理信息的共享，保证了档案管理的质量，能够更好地为社会所作出自己的贡献。

三、创新档案管理理念实现档案管理信息化的有效途径

1.建立健全的档案管理体系

要真正地落实档案管理信息化，首先要建立健全的档案管理体系，使档案管理工作的规范性和标准性得以保证。而根据档案管理现状来看，很多的档案管理工作没有统一的标准，使得档案管理信息化仅仅在少部分工作之中能够实现，并没有在整个档案管理工作之中落实，要使档案管理信息化发挥其应有的作用，档案管理者应当建立健全的档案管理体系，使档案管理信息化落实在档案管理工作中的每个环节，使得的档案管理走向规范化和标准化，真正地落实档案管理信息化。

2.为管理信息化提供强硬的技术支持

档案管理信息化需要高端的科学技术水平，因此为档案管理信息化的落实提供强硬的技术支持，才能够使得档案管理信息化的有效落实。要使得管理信息化的落实，需要强硬的软件支撑以及硬件支撑。软件需要在档案管理过程之中，根据档案特点进行有效的软件开发，同时，软件需要与办公系统进行有效的融合，然而，软件在使用过程中会出现各种问题，因此，技术人员要对软件进行相应的预防措施，使其能够顺利运行。同时除了软件之外，还需要强硬的硬件设施，因此，档案管理人员要为档案管理信息化提供优质的硬件设施设备，这样不仅能够保证软件的正常运行，同时还能够防止电磁对工作人员的干扰，保护工作人员的健康身体。

3.要提高档案管理人员的信息化素质

要促进档案管理信息化水平，首要的是档案管理人员有较高的信息化素质，具有高素质的档案管理人员，才能够促进档案管理信息化进程的发展。具有信息化素质的管理人员，需要能够对档案管理信息化的各种软件以及硬件设施进行娴熟的运用，要有主动学习的意识，在工作过程之中，不断增强自己对硬件软件设施的使用能力，丰富自己的理论知识，同时要掌握先进的档案管理的方法，同时要提升自己使用计算机的技能，学会使用计算机来代替自己的人工操作，不断提升自己的工作效率与质量，从而能够促进档案管理工作信息化的不断发展。

4.通过运用云计算技术对档案管理进行优化

随着我国科技水平不断发展，云计算技术逐渐渗透到档案管理工作过程之中，通过将档案资料分类储存在云客户端，所有的档案都可以集中在云客户端，对档案进行集中化管理，同时，如果客户需要档案资料，其就可以登录到云客户端，自主获取相关检索服务，从而提高了档案管理的质量与水平，提高了使用效率，促进了档案管理的智能化以及自主化。