信息集成化视角下的高校档案管理路径探析

2021-03-27杜蔚明

中文信息 2021年6期

杜蔚明

（武汉工程大学，湖北武汉 430205）

高校的档案较为复杂，其格式、内容、体系等都存在较大的差距，想要将这些档案有条理地整理到一起，是一项非常庞大的工作。所以，一直以来高校档案管理工作都呈现出了管理效率低下，档案难以得到有效利用等现象。信息集成化的出现，则能够使复杂的档案有条理的存储到不同的模块，这无疑能够极大程度提升档案管理效率。故此，在对高校档案进行管理时，高校就应该积极采用信息集成技术。

一、信息集成化视角下高校档案管理中存在的问题

1.缺乏集成化观念

档案管理是高校非常重要的组成部分，能够为其他部门的工作提供支撑。故此，档案管理部门就应该与其他各个部门做好沟通工作，并根据其他部门的需求，对档案进行归类以及管理。然而，当前部分高校的档案管理工作却缺乏集成化观念，即档案管理部门并未从档案使用者的角度对档案进行管理。这就导致档案管理失去了其本来的价值，难以为其他部门服务，提升其他部门的工作效率[1]。

2.档案存在同步问题

网络档案并不是凭空捏造的，而是由实物档案转化而来的。档案管理部门无法自己去搜集档案，他们只能将不同部门所提供的档案进行整理、电子化。然而，当前的档案管理中却存在信息不同步的现象，其主要表现在两个方面。其一，各个部门移交实物档案不及时，导致档案管理部门的档案不完善；其二，受人手、设备等因素的影响，档案部门收到实物档案后，并未将其及时转化为电子档案。这就导致高校的电子档案存在信息不完善、不准确等现象，直接影响其他部门的使用。

3.数字化应用不足

虽然将信息集成化运用于档案管理中，已经成了时代发展的必然趋势，但是部分高校的数字化还存在严重不足。其主要原因为高校的基础设施建设不足，以及档案管理人员能力有限。基础设施是数字化应用的根本保障，没有信息设备作为根基，那么管理人员就无法将实物档案转化为数字化档案，此外基础设施建设落后，也会导致信息导出困难、录入的信息会出现缺失等现象。档案管理人员的能力，会直接影响档案数字化建设水平。高校的档案管理部门由来已久，部分管理人员虽然管理经验丰富，但是对数字化并不了解，这就导致他们不知道应该将数字化应用于档案管理中，直接使得高校档案数字化推进困难。

二、信息集成化视角下的高校档案管理新路径

1.更新管理理念，实现信息集成化

想要改革原有的档案管理模式，让系统化、集成化等管理思维运用到高校档案管理中，那么高校的领导就需要更新管理理念，做好宏观调控，只有这样，各个部门才会及时将所收录的档案，提供给档案部门进行管理，而档案部门所管理的档案也能更加完善。此外，在对档案进行管理时，档案部门也需要认识到部门的服务功能，并以档案使用者的需求为导向，规划档案管理的方式和内容。只有这样，高校的档案管理才能更具有目的性与针对性，从而更好地为档案使用者服务。当然，随着高校生源的不断变化，高校档案管理的服务方向以及内容也在不断变化，为此，档案管理人员，就需要及时做好决策，对档案管理进行整改，以使其与高校的教学管理等工作的发展方向一致[2]。

2.加强部门沟通，实现信息同步化

档案部门是为其他各个职能部门服务的，其所构建的网络信息系统，也主要是供其他部门查阅资料的。当前，部分高校的档案管理部门与其他部门却存在数据格式与标准体系存在差异性等问题，这就使得档案管理部门与其他部门所用的管理系统无法兼容，从而直接导致档案无法得到有效应用。为此，档案管理人员就应该从系统兼容的角度出发，通过不断提升的自身技术水平，实现各个部门的数据格式与标准体系的统一，如此，方能使档案使用者更好地使用档案信息。此外，在实际档案管理中，档案管理人员也需要不断学习新的技术，如神经网络、大数据等，如此，档案管理人员才能构建新型的网络管理模式，使传统档案与虚拟档案整合到一起，以使网络管理与时代发展的步伐相一致，从而提升资源共享效率，为高校的未来发展提升有力支撑。

3.完善基础设施，实现档案数字化

一直以来档案管理在高校都是一项无关紧要的工作，故此，档案的价值无法体现，而档案管理人员也存在技术不足等问题。在信息集成化视角下对档案管理工作进行改革，首先，高校需要为档案管理部门招聘具备信息技术、数字技术等的新型人才，以为信息集成化的建设奠定基础。其次，高校也需要注重完善基础设施。俗话说，工欲善其事，必先利其器，只有为档案管理部门配备先进的设备，实物档案才能被工作人员转化为数字档案，从而促使档案管理健康发展下去。最后，档案管理人员就需要完善档案部门的服务功能，在系统中添加检索、搜索档案的目的等选项，如此，档案使用者就能快速找到自己所需要的档案，从而高质量完成所负责的工作。此外，在新时期，档案管理部门也不能局限发展的步伐，而是应该对其职能进行扩展。