浅谈电子政务对乡镇档案管理的影响

2021-03-27郑晓冬

中文信息 2021年6期

郑晓冬

（青岛市即墨区田横镇规划建设服务中心，山东青岛 266000）

一、电子政务在乡镇档案管理中的优越性

电子政务运用数字化资料进行信息的录入、生成、保存和传递，同时，运用强大的互联网进行档案资料的开发利用，极大提高了政府工作效率和政府公信力。

一是促进档案管理信息化建设。电子政务使灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程，既节约了办公经费，又减少了人力浪费。山东省青岛市即墨区田横镇现在使用的电子政务办公服务系统中的“档案管理”模块直接与青岛市数字档案馆信息中心链接，形成了乡镇电子档案到市数字档案馆的“一键式归档”。这种办公模式夯实了档案管理信息化建设基础。

二是有效保障档案完整性。仍以田横镇为例。乡镇纸质档案的收集整理多是业务科室随整随归，乡镇工作千头万绪，会出现重要文件漏存或遗失：如道路工程项目文书档案，如按传统收集方式，期间关于其项目建议书、初步设计及概算等多次申请的批复，可能会在流转过程中遗漏，影响整份文件资料的完整归档。而通过电子政务系统进行信息处理后，此类文件可直接按照“有始有终”的流转原则“一件归档”，保证了工程各个环节文书档案的完整性。

三是为资源共享提供平台。以前传统的对纸质档案信息的管理模式，非常被动，查阅利用时手续繁琐，利用率低。电子档案管理系统以信息数据标准统一、共享文件高度集中，为档案资源利用提供了平台。田横镇结合镇情实际，通过多方协调沟通，充分利用办公平台，向上级积极申请了组织、综治、纪检、民政等多个科室专线，实现了民生档案资料信息共享，在提高政府部门办事服务效率同时为档案信息利用开辟了新途径。

二、电子政务应用于乡镇档案管理中存在的问题

一是部分乡镇档案管理人员认识水平不高，管理主体不明。传统观念中，个别单位的领导和档案人员对档案管理工作不够重视，责任心不强。很多档案资料主要存储在业务部门，管理者在档案收整过程中要“看形成者眼色行事”，工作被动，可能有重要资料应归未归现象，甚至存在电子档案被篡改或莫名丢失，却找不到谁的责任问题。

二是电子档案安全性难以保证。电子档案由于软件管理不当、硬件系统有损等技术问题，甚至遭遇病毒、黑客攻击等网络安全性问题，可能出现档案信息损坏、数据丢失等现象。在信息时代，乡镇办公用品大多配置较低，软硬件设施参差不齐，不少电子档案在查看利用过程中遇阻，其安全性也难以保障。

三是电子档案的原始真实性难以确定。档案的价值主要集中在原始性上，只有原始档案在法律上才会承认其真实有效，如有改动，档案就失去了法律效力，不具任何价值。这也是电子档案面临的一大挑战，电子档案都是存在计算机中，在使用的过程中极易被更改，同时，电子档案本身信息与载体相互分离，这使其在生成与传输时都可能出现更改问题，这就给鉴定文件的真实原始性带来一定的困难。

四是乡镇资金人才投入不足。现阶段，乡镇电子政务的发展也存在投入资金技术不足、专业人才队伍建设相对滞后等瓶颈。在一些偏远乡镇，由于财力有限，只能保证档案管理工作正常运转，长期档案信息化建设无法开展。科技日新月异，对工作人员的专业技术要求也越来越高，但实际工作中档案专业人才梯队断档严重，乡镇档案管理人员匮乏，没有专业人员或大多数专业人员一人兼多职情况突出，专业水平提升受阻，专业档案人才培育断档。

三、对策建议

一是加强宣传，强化意识。各级档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。乡镇档案形成者和管理者应高度重视直接关系公众切身利益的电子档案管理，提高档案形成部门领导及其工作人员的档案意识。各部门单位要通力配合，齐抓共管，做好电子文件的及时归档和电子档案的安全管理。

二是制定切实可行措施，保证电子档案的安全完整。要从全方位多角度来解决乡镇电子档案的安全隐患。技术方面，要结合实际，自主研发管理系统，以权限认证、公文加密、网络攻击检测与防范等技术手段确保电子文档安全。流程方面，要严格限制电子文档的使用权限和管理流程，建立集中存储平台，对于涉密文件和信息进行专门管理和全程监控，明确电子档案的来源与去向，确保管理与保密有效执行。管控方面，建立完善的监督管理体系，从源头上加强各类档案的收集、管理和控制，不断提高档案形成者、管理者双重管控，实现部门负责人对档案形成质量的终身负责制，档案管理者对各部门归档文件进行指导、监督和验收、考核。同时，加强乡镇档案人员技术培训，提高其信息技术的应用能力和水平。创新方面，将具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档。青岛市对机关档案管理的办法值得关注。

三是夯实基础建设，培育人才梯队。随着电子政务的发展，电子档案管理部门的工作量也在增加，政府及档案主管部门需要加大基础投入，在资金、政策等方面对乡镇给予支持。实际工作中，可以根据不同类型工作人员的职责，通过科学合理的培训方式使其提高专技能力，并形成良好循环，以此推动电子政务在乡镇档案管理中的应用和发展。