论高中档案管理的重要意义及管理策略

2021-03-27胡静

中文信息 2021年6期

胡静

（湖南省桃源县第一中学，湖南桃源 415700）

学校档案既包括了学籍档案、教师档案、教学档案还包括了组织档案、基建档案、财务档案等多种类型，是学校的无形资产，对学校的教育教学工作及建设发展都起着重要的支撑作用。新时代背景下，加强学校档案建设必须结合学校的实际情况，以解决学校档案管理过程中的实际问题为出发点，不断创新管理模式。

一、高中档案管理的重要意义

1.可以集中反映学校的教研水平，推进教学改革工作

伴着我国教育改革工作持续加强，教科研水平也得到了较大提升，高中学校的教学体制改革和教职员工管理体系也在不断完善，从整体上来看，教学改革工作取得了一定成效，为更好地巩固改革成果，促进中学教学水平不断提升，就需要重视和发挥档案管理工作的支持作用。[1]通过建立一套完善的档案管理制度，加强教学经验总结，明确学校当前教育教学现状问题，形成一套科学的管理方案，可以帮助高中学校结合当前学生情况和教学形势，制定出合理的教学计划，可以使档案在教学改革中发挥更大作用，可以更好地服务于高中教学，提高教学质量。

2.可以完善学校的信息资源库，便于加强教育教学评估

教学评估是高中教育教学工作中的一个重点内容，评估的准确性需要有足够的信息数据作为支撑，加强学校档案管理，全面收集、整理、保管教学档案、课题成果、教育活动过程记录及成果，形成一个完整的信息资源库，能够为高中教育教学评估提供强有力的数据资源参照，确保评估准确。同时，这个信息库也集中了教职员工的个人信息，教学成果内容等，可以作为教师教学活动评价及职称评定的重要参照，可以让广大教师明确自身不足，加强查漏补缺，有针对性调整教育教学方案，促进教师的个人成长和职业发展，最终提升高中学校的整体教学水平。

3.可以构成学校的精神文化内涵，助力推进和谐校园建设

学校档案资料中包括很多有关学校建设和发展的历史档案，记载着学校的辉煌事迹，彰显着学校的办学理念，建校传统，名师校友等各类历史人文。这些内容是学校的宝贵文化资源，也是学校持续建设和发展的精神指导，对学校全体师生而言都有着极大的教育影响作用。高中学校在进行档案管理时，应重视挖掘、整理这些历史人文档案，并从中提炼出具有思想教育意义和精神凝聚作用的关键因素，从而推进校园文化建设，营造一个和谐、优良的教育教学大环境。

二、高中档案管理工作存在的不足

1.档案管理制度不健全

制度内容不完善是影响高中档案管理质量的一个重要原因，为了有效提高高中学校的档案管理水平，需要尽快建立一套科学的档案管理制度。目前我们一些高中学校管理者对档案管理工作不够重视，没有注意管理制度建设，使得档案管理工作不规范、方式不合理。某些学校在制度制定上，直接照搬照抄其他学校或企业的档案管理制度，没有结合自身实际需要和学校档案性质，既无法提升档案管理质量，又造成了管理资源浪费[2]。

2.档案管理手段陈旧

现阶段一些学校仍采用传统人工管理模式，部分学校虽然配置了信息化设备，但因为缺乏信息化人才，档案管理人员计算机水平不高，操作不熟悉等原因，造成实际运用程度较低。传统纸质档案管理不仅工作量大，工作效率低，容易出现操作错误，还容易造成档案资料的遗失、损坏等，威胁到学校档案的完整性和可靠性。

三、高中档案管理的有效策略

1.建立健全档案管理制度

新时代背景下，学校档案管理工作也有新的要求，以往的管理制度和标准已经难以适应现阶段的发展要求，需要加强档案制度的优化与创新。首先，各个高中学校要根据自身实际情况，结合现有条件，参照国家及行业关于档案管理的要求，制定适合自身的管理办法，同时应紧跟随时代发展变化，对制度内容进行实时调整和完善，以保持先进性和科学性。其次，要严格执行管理制度，需要建立自上而下，从内而外的档案管理监督制度，学校领导及档案管理干部带头遵守，落实各项制度程序，校长、主任以及全体教职员工都享有对档案管理工作的监督权。最后，实施岗位责任制，明确各个管理岗位人员的工作责任和任务，将信息采集、资料整理、档案分类、储存管理、日常维护等工作落实到人头，并根据管理制度对责任人进行相应的奖惩。

2.创新高中档案管理模式

首先，高中学校应加大档案管理信息化的硬件设施建设资金投入，要配置齐全计算机等设备、完善校园网络基础设施，建立专门的信息化档案管理室，配置专业管理人员，以促进高中学校档案管理朝着信息化管理方向转型。其次，要引进使用多种先进的软件技术来增强信息化档案管理的有效性。需要购买专业、正版的档案管理操作系统软件，建立信息化档案管理系统，同时借助大数据技术来收集、分析和整理档案数据信息，将各类信息归纳到数字信息资源库，分别置于不同的板块，贴上对应数据标签，以便于档案搜索查询和借调，并确保档案信息的安全性。