养老院档案管理工作的创新研究

2021-03-27柳志朋

中文信息 2021年6期

柳志朋

（巴林左旗社会福利院，内蒙古赤峰 024000）

引言

在这个社会经济飞速发展的时代，人口老龄化也在逐渐地凸显出它的弊端，因此，养老问题逐渐地成了大众非常关心的问题。养老院的出现开始对这个问题进行了很大的缓解。但是在养老院工作中档案管理的环节还不能体现出它应有的价值。在很多养老院中，管理者更加注重老人的饮食以及医疗等方面，对档案管理并不重视，也没有意识到养老院的档案管理工作对养老院的建设有何种作用。因此，要正确地看待养老院的档案管理工作，对养老院的档案管理存在的问题进行改进，并不断地增加创新性，才能够更好地进行各项工作的实施。

一、养老院档案管理工作中存在的弊端

1.档案管理的观念比较薄弱。在养老院中，会有很多的类型的档案需要进行整理，还要和各个部门需要进行沟通和联系，因此，就要求档案管理人员有比较强的工作能力。工作人员要按照具体的流程收集和整理有关的档案资料，并进行有效地处理。但是在实际的工作中，养老院的档案管理工作没有受到养老院领导的重视，并且管理的观念也提留在过去。有很多的档案管理人员不是专职这一个岗位，并且在档案管理方面缺乏专业的知识和专业的技能，导致不同的档案材料出现了混淆和遗失的现象。

2.档案管理机制不完善。养老院是公益性的机构，在日常的管理中要建立各种规章制度。但是，通过对国内一些养老院进行调查之后发现，有些养老院在档案管理方面并没有建立一个完善的制度，使档案管理工作的责任不够明确。并且由于档案管理工作还缺少统一和规范的管理制度，使档案管理工作无法和养老院的发展紧密有效地结合起来，有些有价值的历史资料没有得到妥善的保管，对养老院的工作带来不利的影响。

3.档案管理队伍不够稳定。通过对大量的养老院进行走访调查后发现，很多养老院根本就没有设置专业的档案管理人员，都是由其他部门的人员兼职管理的。由于档案管理工作具有很大的系统性，所以对于档案管理工作的人员要求具备一定的专业性，兼职的档案管理人员在这一点上很难做到。此外，有些养老院中进行修养的人员档案有些存放在医务部，有些存放在护理部，有些存放在人事部，还有一些由档案室进行统一管理的，再加上档案管理岗位的人员专业性比较低，流动性比较大，经常出现档案交接中资料遗失的现象。

4.档案管理信息化建设滞后。在信息化时代，在计算机技术和网络技术的广泛应用中，无纸化办公越来越普及，有些养老院在档案管理方面仍然是传统的手工方式为主，对档案的保存、调用以及查询带来了不利的影响。

二、养老院档案管理的创新建议

1.管理工作理念创新.要想做好养老院档案管理工作，就要创新管理的观念。所以，养老院的领导者和档案管理工作人员都要加强对档案管理工作的重视程度，对管理理念进行不断地创新。第一，要树立一个“以人为本”的理念。档案管理工作的最终目的是为大众服务的。因此，当纳管理工作要坚持以人为本的原则，提高服务的质量，不断地对档案管理进行创新。第二，档案管理工作必须要适应社会的发展状态，能够满足不同的群体的需求，结合先进的计算机网络技术对档案管理工作的方式和方法进行创新。第三，在进行档案管理创新的过程中会消耗人力、财力和物力，因此，要以时效性为主要的指导思想，从而不断地提升档案管理工作的效率。

2.档案管理机制的创新.在进行档案管理工作创新时，要对管理工作的制度创新给予高度的重视，加强档案管理工作的规范化和专业化，从而保障档案管理工作能够有效地进行。并且可以建立一套科学的考核激励制度，将档案管理人员的工作能力、服务水平以及管理知识作为考核的指标，对于能够力比较突出的职员进行物质上的奖励，这样能够有效地提升档案管理人员的工作积极性。并且，建立一个优化制度，对档案管理工作中的人力、财力以及物力进行相互制约，实现各个要素的最优组合。还要优化档案管理的流程，使养老院的档案管理和业务管理能够同步进行。最后，要落实人员管理的机制，明确档案管理人员的岗位职责，并对其进行定期的业务培训。

3.管理队伍的建设创新.档案管理工作的进行离不开档案管理人员，因此，养老院要加强对档案管理队伍的重视程度，对档案管理队伍进行专业性的培训，从而能够提升档案管理人员的综合素质和管理的水平。通过培训，能够丰富档案管理人员的知识结构，并使其掌握相关的专业知识，提高档案管理人员的创新意识，打造出一个具有创新意识的档案管理的队伍。

4.加快档案管理的信息化建设.当前养老院的传统的档案管理方式已经无法满足其未来的发展需要，因此，要在档案管理中运用数字化技术，充分地利用计算机和网络优势来进行档案管理信息化系统的建立。不但能够提高信息检索的效率，还能对原始资料进行有效地保护。