加强事业单位电子档案管理的有效措施

叶华英

（湖北省农业科学院畜牧兽医研究所，湖北 武汉 430064）

现阶段，信息技术发展迅猛，电子信息技术广泛运用于各行各业。在此形势下，事业单位的档案管理中应积极引入信息化的管理技术，既能有效促进和推动事业单位工作质量和效率提升，同时也体现了事业单位的先进管理水平。而有效应用和实施电子档案管理技术，是事业单位实现信息化管理的有效途径之一。所以，积极研究事业单位电子档案管理意义极为重大，同时也符合社会经济建设对事业单位的要求。

一、完善电子档案收集归档工作制度

为了实现高效率工作，完善的制度是重要前提[1]。电子档案收集归档工作方面，制度建设属于关键内容，因此为了确保档案管理工作能够有序地进行，需要根据档案管理需求对有关制度进行健全。同时，在具体工作方面，应全面落实相应法律程序，确保档案工作的制度性。在建立健全制度时，囊括的环节较多。

第一，要整理和鉴别原有的制度，保留其中合理的部分，剔除不合理的部分，结合电子档案收集相关制度落实各项工作，确保档案信息质量。第二，健全档案转递与等级工作。对电子档案进行转递时，通常包含许多的步骤，为了确保正常开展转递工作，务必要密封处理档案，并如实登记。然后开展档案转递工作，顺利接收档案之后开展核查盖章，并回执寄送给原单位。第三，健全审核制度。通常来说，在收集材料时便开展了审核工作。因此，健全档案资料审核制度时，要严格审查材料中的内容，对手续的审核质量以及手续完备性进行审查。

二、加大档案管理方面的硬件建设力度

在电子档案管理中，硬件建设是重要基础，其为电子档案工作的稳定开展提供了重要保障。随着电子科技发展速度的不断加快，电子档案管理得到了迅速发展，各单位应针对档案管理加大设施建设力度。首先，对安全性高、性能稳定、技术成熟的系统与软件进行配置，严禁使用有安全隐患、未知的、盗版的软件。注重网站安全防护，在固定的时间维护、升级和杀毒。相关部门之间可以加大合作力度，研发统一的档案管理软件，统一规划和设计各部门档案管理相关工作。同时，集中管理和上传，这促进了档案信息流通性和档案利用率显著提升，将电子档案管理便捷、高效的优势最大化发挥了出来。

三、提高安全管理水平

事业单位在日常工作的过程中，需给予电子档案信息库安全管理更多的关注，确保档案信息的保密性。事业单位档案具有丰富的内容，其直接影响着事业单位的发展，只要信息发生泄露，后果极其严重[2]。因此，有关人员应增强安全管理工作，安全存储与运用各类电子档案信息。同时，事业单位需要积极增强网络安全建设，提高电子档案信息库抵御各类风险的能力，防止其受到病毒或网络黑客的破坏。比如，事业单位可强化电子档案信息库网络安全配置。借助对多重防火墙进行设置，阻挡可能对档案信息安全造成危害的因素，确保事业单位电子档案信息存储和使用安全，以便于更加高效地开展档案管理工作。并且，有关人员应构建信息传递追踪管理机制，合理保存对电子档案信息库进行查阅、访问、传递、调用的相关记录，若出现档案信息泄露的状况，便可以立足于这些记录追究责任，最大化降低损失。有关人员应定期对档案信息予以筛查，同时对档案信息管理系统进行更新，确保其始终保持良好状态，有效保护电子档案信息。

四、提高管理者综合能力

一些事业单位档案管理人员缺乏较强的专业能力，不重视电子档案的管理工作。一些单位觉得电子档案管理并不是重要工作，因此在实际工作中很容易忽视其重要性，不认真对待，造成档案管理工作效果差强人意。对此，单位应高度重视档案管理工作，立足于现实，不断提高档案管理人员工作能力，如此才可以确保电子档案管理工作的全面落实。对档案管理人员进行培养的过程中，可以借助诸多渠道促进其工作水平提高[3]。因为档案管理工作的实施需要相关人员具备过硬的素质，因此事业单位对档案管理人才予以引进时，需要挑选工作经验与知识丰富，管理能力较强的人员，如此，才可以提高内部档案管理水平。对于事业单位现存档案管理人才而言，可以向电子档案管理专家发出邀请，让其到单位中培训相关档案管理人员，进而加强档案管理人员业务能力，使之能够正确运用各类信息化技术，开展电子档案管理工作。此外，还可以加大资金投入力度，吸引更多管理人才，完善人才结构，全面提高电子档案管理水平。

结语

总而言之，事业单位要积极创新档案管理工作，首先应借助现代化管理理念为指导，第一时间革新档案管理手段、方法和方式。事业单位档案信息管理，对单位本身以及国家而言均发挥着极为重要的作用。电子档案的管理可以确保事业单位各项档案管理活动开展的高效性。所以，事业单位应完善电子档案管理制度，促进档案管理人员综合素质提高，确保电子档案更加安全，彰显电子档案的管理优势，为有效开展事业单位工作提供保障。