谈企业档案灾害预防

王树菊

（凌源市卫生健康局，辽宁 朝阳 122500）

企业档案灾害是指对企业档案的实体、档案信息和企业档案工作者造成损害，致使企业档案损毁、信息丢失以及档案工作者的伤亡等后果。如今危害企业档案安全的突发灾害频发，企业需要提高档案灾害预警防范意识，提高档案灾害应对能力，最大限度地减少企业档案一次损坏和二次损失。

一、档案灾害对企业档案的影响

造成企业档案灾害主要有三种，一是自然灾害类，西南方地区的洪水、滑坡、泥石流、地震：东部沿海地区的台风、海啸：在南方地区的梅雨季节时，企业档案多会因洪水等潮湿天气造成纸质版档案字迹模糊并腐烂，其他载体档案无法利用，给企业档案造成直接或间接的损害。二是人为灾害类，人为盗取档案资料，盗取企业重要档案信息，人为对企业档案进行破坏、篡改、删减等，泄露档案信息管理系统账号及密码，造成了档案信息安全隐患等。三是技术故障类，计算机病毒感染，储存介质因寿命有限损坏，磁盘因磁性衰退而失去数据，光盘因为记录层的信息慢慢退化而不能读取数据信息等问题。

由于地震、台风、洪水、人为失误、恐怖活动、战争、网络黑客等灾害时有发生，给企业的档案安全造成隐患，并且大多数企业由于自身经济实力有限、档案管理的基础设施落后、档案人员的预防意识不足，企业领导的档案安全管理意识薄弱。在这样的环境下，灾害的发生会对企业档案造成了严重的破坏。

一是对企业档案建筑实体的损坏，档案实体是企业保存档案的重要物质载体，在灾害来临之时，档案建筑是抵御灾害的第一道屏障，灾害容易导致企业档案建筑物墙体开裂、倾斜、地基下降、垮塌等危害，如汶川县地震时，北川、都江堰、汶川、绵阳等地企业档案馆库房遭受严重破坏，造成大量的档案淹没在废墟下，不能及时抢救。另外由于暴雨形成的洪水对档案建筑物的破坏也不可小觑，一旦发生洪水，档案建筑物的地基被洪水浸泡，在洪水的冲击力下，造成建筑物倒塌，随之档案库房内的档案装具、消防器材、除尘设备、消毒灭菌装备、温湿度监测设施等预防设备遭到破坏，这些灾害对档案建筑物的损失不言而喻。

二是对档案信息及工作人员的损害，灾害来临时，以磁盘、光盘、U盘等移动设备为载体的电子档案的生成，对计算机硬件、软件、网络及相关组件等具有很强的依赖性，2004年12月，印度尼西亚的海底爆发9.3级地震，并引发了海啸，造成班达亚齐省档案馆80%的照片丢失，Ace文献中心所有的文档全部丢失，由于信息系统出现故障，企业防范档案灾害的能力减弱，企业档案信息的保密性严重受到了威胁。由于灾害的突发性，还会危及档案工作者自身生命安全。在2010年甘肃舟曲泥石流爆发时，舟曲县档案局职工及亲属共1人遇难，2008年汶川县地震时，部分档案馆的工作人员和档案利用者在地震中不幸遇难。残酷的现实和数据背后推动着企业应加强推进档案灾害预警机制的建设。

二、企业档案灾害预防原则

由于灾害的突发性、破坏性、衍生性等特点，需要企业建立健全档案灾害预警机制，科学合理地分析监测灾害，制定企业档案灾害预警机制的主要内容包括相关管理制度、组织机构建设、预警基础设施等，这些组成部分为预警档案灾害、降低灾害损失为目的，因此要求企业在建设档案灾害预警机制时要遵守一定的原则。

1.依法管理原则

遵循国家法律法规是企业档案灾害预警机制建设的首要原则，企业档案灾害预警机制的构建，应该符合我国现行法律法规的要求，必须符合国际和国家标准。如今企业档案在经济发展中具有举足轻重的地位，企业的档案管理工作如果是脱离了政策法规的实际要求，必定会给企业发展带来威胁。

随着灾害频发、社会风险增加，企业越来越重视档案安全工作，为提高档案灾害预防、紧急防范灾害和解决企业档案工作中的突发灾害，在《档案工作突发事件应急处置管理办法》明确了在档案突发事件工作中应贯彻“统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助”的原则。杨冬权局长在档案馆防灾工作计划中明确表达了要进一步提高企业档案工作人员对防灾减灾工作的高度重视，培养员工的防灾减灾工作意识，提高工作人员的防灾减灾能力。企业在修建档案馆时要严格遵循档案馆建设设计规范和档案馆建设标准，慎重考虑档案馆的总体建筑布局，科学选择建筑地理位置，避免地势低洼地区，远离易燃易爆场所，保障档案库房排水通畅，库房建筑物抗震强度不低于7级。做好档案建筑物防火、防盗、防潮、防尘、防有害气体等要求。明确规定建筑规模和水平，做到建筑坚固稳定、设施完善、经济适用，满足企业档案的收集、整理、保管、利用等工作。对于企业电子档案的管理应遵循《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档于管理》等管理规范。保障企业电子档案管理的科学性、规范性，在遵守相关法规政策的前提下，因地制宜地制定本企业的档案预警工作制度。保障企业档案工作的稳定发展。

2.以人为本原则

在《中华人民共和国突发公共事件应对法》中，强烈指出了保护好人民群众的人身权、财产权等。维护社会稳定发展的秩序，最大能力的减轻灾害事件造成的破坏。

企业档案灾害预警机制建设工作也应该坚持“以人为本”的文化理念，以员工自身发展为中心，使员工自我价值的实现，与企业的发展目标相接轨，尊重员工，理解员工，为他们提供发展平台。因此将“以人为本”的原则贯穿于整个档案灾害预警机制的建设过程中。在灾害发生时，企业档案工作的重点放在减少灾害对人的伤害，坚守“天地万物、唯人为贵”的管理理念，把人的生命放在首要位置，因此，在企业档案灾害预警机制的构建中必须彰显“以人为本”的原则，把人的生命财产安全放在首位，在突发灾害时，竭尽全力保护档案工作人员的人身安全。

3.有备无患原则

企业档案灾害预警机制建设是企业应对灾害的“杀手锏”，在建立档案灾害预警机制时，要坚持“有备无患”的原则。一方面，企业档案部门要树立危机意识，居安思危，提高企业“预防为主、防治结合”的思想观念，高度重视企业档案安全工作。另一方面，档案部门要主动采取防范措施，积极应对灾害，在日常工作中收集有关灾害的信息，掌握灾害的发展规律，预测未来发生的可能性。提前采取措施。将企业档案灾害排除在萌芽状态。将灾害造成的损失降到最低的效果。为企业的档案工作撑起保护伞。真正做到有备无患。

4.针对性和主动性原则

企业防灾要根据本地域特点有针对性进行，譬如，在西南、华北地区等地震带上要建立地震灾害预警机制：在沿海地区建立台风、洪涝、暴雨灾害预警机制：在东北、内蒙古、青藏等地建立雪灾预警机制。但是在制定某一方面的预警机制时，企业应该与其他突发衍生灾害考虑进来，防范二次灾害的发生，预警机制的建设要与实际情况接轨，便于实际操作，为档案部门有效应对灾害，推动企业档案工作稳定发展。

企业档案灾害预警机制的构建很大程度上取决于档案工作人员是否具有灾害预警意识，是否有科学合理的档案灾害预警防范计划与措施，档案员工是否能及时发现灾害，积极有效地排除灾害。可见提高档案员工灾害预警意识是保障企业档案安全的关键因素，企业把档案灾害防范和档案安全工作培训纳入日常工作。强调档案灾害预警意识的重要性，培养员工的灾害意识，加大员工的职业能力培训力度，积极主动地预防灾害。

三、企业档案灾害预防策略

1.健全企业档案灾害预警机制法规制度

企业档案灾害预警法规制度建设是企业档案工作建设的垫脚石。国家档案局曾在2008年发布了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，明确表述了在突发事件时，如何有序地应对灾害，抢救档案。在美国制定的《图书档案防灾计划概述》及国际档案理事会颁布了《档案馆灾害预防指南》等法规制度的基础上，企业可以根据自身发展情况，吸收国内外先进的制度标准，科学合理地制定防灾计划及预警制度，加强行业之间的交流，形成具有行业特色的预警制度，如《某某公司档案馆灾害预警制度》《某某公司档案灾害防灾计划》等。例如：明确事故隐患区，比如火灾易发区，洪涝易发区等，随时配备应急设备设施；分配档案员工的管理区域，随时进行巡视检查，了解库房周边环境，为企业档案灾害预警发挥作用。

2.加强组织领导和人才队伍建设

首先，组建企业档案灾害预警领导小组，把档案灾害预警工作列入部门工作日程，认真落实档案灾害预警工作，强化日常管理，做到权责分明，措施到位。实行档案灾害预警绩效考核制度与责任制度。制定明确的考核标准，与此同时，加强企业档案部门与其他部门机构的协调合作，打破档案部门管理的狭隘，进一步减少档案灾害的发生，确保企业档案安全。

企业档案工作一线的工作人员的素质是企业档案灾害预警机制建设的关键因素。企业要提高档案工作人员的专业素养，招聘具有档案学专业能力的高校毕业生和具有档案管理经验能力的综合性人才。企业可以和高校合作，为档案学专业的学生提供实习机会，从而为企业选拔出高素质的档案工作人才。加快毕业生融入企业档案灾害预警工作中。

为企业档案灾害预警组织人才队伍提供预警教育和技能培训，开展灾害预警模拟演练。企业可以聘请高校档案专业教师进行培训授课，对员工进行预警思想教育，培训其发现灾害、处置灾害的能力。在企业人才队伍建设过程中企业要制定良好的、科学合理的教育培训计划，结合本企业档案工作特色需求，使企业档案工作人员能够熟练掌握档案工作程序、遵守工作制度和运用相关操作方法，能够在档案管理和提供利用过程中，具有灵活较强的档案安全保障意识，这样便能从企业内部杜绝危害档案安全的人为风险。企业应该不断学习、积累经验，从而掌握灾害的预警方法，提高企业档案工作人员的预警能力。

3.完善企业档案灾害预警机制基础设施建设

企业必须预先制定防灾的预警措施，配备各种预警防灾设施设备显得尤其关键。但是目前很多企业受到经济或档案安全意识方面的限制，缺少档案灾害预警设施设备，企业不能达到预警灾害，防范灾害的条件，合理配备档案灾害预警设施设备是做好企业档案灾害预警工作的基本要求。首先是配备防灾设备，如烟雾报警器、灭火装置等消防设备，做好防雷保护措施；其次是配备档案除湿设备，尤其是冷冻干燥机、消毒杀虫设备、其外还应有除尘器、消毒柜、加湿机、空气净化器等，防紫外线窗帘可以避免光照使纸质档案老化，防止减短档案寿命；再次是储备足够的档案装具和档案用品，选用合格的档案密集架，保障柜架的牢固耐用，各类档案盒规格、样式和质量应符合GB/T9705、GB/111822、DA/T22和GB/T11821的要求；最后是配备档案修复、利用的数码相机、摄影机、复印机、阅读机、扫描机等，及时有效地对档案进行修复或备份，提高档案的安全性。

4.加强企业档案灾害超前管理

完善企业档案灾害预警，是企业档案灾害预警机制建设的根本保障，随着企业档案安全管理的深化，企业需要强化档案的管理制度，做到防灾减灾，以有效地保障企业档案安全。首先实行企业档案异地异质保管，采用科学有效的防范方式，把重要的档案进行多份备份，异地异质备份，保障档案资源的完整安全。档案异地备份可以分为近程异地备份和远程异地备份，近程异地备份，这样避免了同一种灾害的损坏，但是管理和利用成本偏高。档案的异质备份可以采用复制、缩微、数字化手段，利用档案的不同载体优势，采用异质备份，提供异质的备份材料，防范灾害的破坏。其次落实档案灾害排查，对救灾设备、服务器、档案柜架等设施设备进行定期检修，排除设施损坏造成的档案破损，对员工进行预警意识培训和灾害防范演练，并且要防范企业内部员工潜在的信息泄密行为，从自然因素、设施设备、技术原因、人为危害等多方面、全视角地排查企业档案安全风险。维护企业档案的安全，还有要创建企业档案安全预警机制。在对企业档案安全进行全方位风险评估的基础上，制定符合企业特色的预警措施和管理方案，当出现档案安全问题时，企业有实力地进行组织机构、预警技术、物质支持等等方面的防灾能力，使企业发生档案灾害时能够有机可寻，减轻灾害对于企业档案产生的破坏。最后，通过灾情信息沟通。加强与水文、气象、地震、等政府机构的联系，在政府机关的监测情况下，及时了解到自然灾害发生的范围、危害程度等相关信息，避免错过企业档案灾害预警和救灾的时机，通过与公安、武警、消防等专业救援队伍的日常联系，建立专门的联网救灾机制，当企业发现灾害险情时，立即报警，实施联合防灾，最大限度减少档案灾害损失。