新形势下事业单位人事档案管理研析讨论

侯作龙

（通榆县债务管理中心，吉林 通榆 137200）

事业单位在实际运营和发展的过程中，人事部门需要做好人事档案管理工作，对内部人事活动进行记录和管理，其中主要是对工作人员的日常情况，如人员的调配、经历、能力、实际工作表现等内容进行档案记录、整理和管理。所以在新形势下，事业单位需要重视人事档案管理工作，管理人员对人事档案管理加强重视，及时了解相关工作中可能遇到的问题，并有针对性地进行问题分析，并采取措施对问题进行解决，确保事业单位能够长远、健康发展。

一、加强人事档案管理的重要意义

事业单位中的人事档案主要是对工作人员的基本信息、工作表现以及能力、经验等进行记录，其中记录了更加真实、科学、具有权威性的档案信息，在进行决策和人员调动的过程中提供基础的数据支撑，从而不仅能够在进行人员工资调整中发挥重要的作用，同时，还能够协助事业单位对人才进行使用和培养，充分发挥人才在不同岗位中的价值，提升事业单位的管理水平和效能。

二、事业单位管理人事档案中的问题

1.没有完善的档案基础设施

目前事业单位进行人事档案管理的过程中，主要是通过两种形式呈现人事档案，分别是传统纸质版资料以及多媒体时代下形成的电子档案资料。当前事业单位普遍存在的问题就是没有完善的基础设施配置，导致人事档案管理中仍然采用落后的硬件设施，用于档案录用的电子设备不齐全，严重缺少网络、计算机、扫描仪等设备，最终导致人事档案管理没有较高的信息化水平，对事业单位信息化管理人事档案的发展造成阻碍。此外，事业单位从事人事档案管理的工作人员没有较强的专业性，同时没有做好专业培训，相关岗位的流动性较强，从事人事档案管理的团队成员大多具有较多的兼职，呈现老龄化，无法适应现代化和信息化的发展水平[1]。

2.没有统一的管理档案标准

目前事业单位在进行人事档案管理中存在的明显问题之一就是管理标准不明确。因为没有统一的档案管理标准，事业单位人事档案管理的水平和质量受到严重影响，部分事业单位在管理人事档案的过程中，不同部门按照自身工作要求和工作特点进行档案标准的设置，部门之间各自为政，不交流和沟通，相互之间不干涉，最终导致事业单位没有统一的标准加强人事档案管理，最终导致人事档案的数据、软件、信息等无法进行共享。

3.落后的人事档案管理方式

随着科技的进步，我国已经进入信息化时代，信息技术在不同行业中得到广泛应用，然而，有很多事业单位仍然采用落后的人事档案管理方式，甚至是采用人工或者是半人工的方式进行操作，虽然可以利用计算机等设备操作实现电子化档案管理，但是部分事业单位还没有达到科学化、系统化的水平，无法真正提升人事档案管理的质量和效率。另外，部分事业单位还无法满足新形势下时代的发展要求，在整理、分类和录入档案的过程中无法满足数字化档案管理的要求，进而限制了人事档案管理的信息化发展速率。

4.没有较高的档案利用率

为了能够发挥人事档案的作用，对事业单位各级部门提供更好的服务，事业单位应该要保证人事档案的信息齐全，作为重要的资料来源，当前事业单位对人事档案的利用率比较低，人事档案主要是用来进行人员工作调整，没有发挥它在人才管理和使用中的价值，所以对事业单位发挥职能的工作造成一定的影响。此外，事业单位没有深入思考如何高效利用人事档案，没有充分考虑人事档案的利用价值、功能特性等，最终对利用人事档案的效率造成影响，也不利于事业单位长效发展[2]。

三、加强事业单位人事档案管理的有效对策

1.加强重视，明确并落实责任机制

为了能够有效发挥人事档案的作用，加强人事档案管理，首先事业单位的相关部门需要正确认识人事档案管理工作，对管理人事档案的工作加强重视，认识到人事档案的重要性，从而以端正、严谨的态度投入到实际的人事档案管理工作中，事业单位还需要确保有稳定的工作人员从事人事档案管理工作，确保工作人员能够及时、准确地更新和核对工作人员的档案信息，在交接人事档案工作的过程中，严格按照法律法规进行，对责任归属进行明确，落实责任机制，出现问题及时找到负责人，从而进行问题解决。

2.科学管理人事档案，对管理制度进行完善

在事业单位中的人事档案管理工作具有较强的综合性特点，人事档案管理工作需要其他部门进行配合，协同加强人事档案的管理质量。事业单位在开展人事档案管理工作的过程中，一般是以分工协作的办法收集、分类、处理、录入人事档案，以“金字塔式”的责任层级加强人事档案管理，促使所有的工作人员参与到实际的人事档案管理工作中，科学分工，同时对人事档案进行系统管理，完善管理制度，形成管理网络。在完善人事档案管理制度的过程中，事业单位也需要根据实际的发展情况，在提高效率、节约成本的基础上，系统化、科学化管理人事档案。

此外，考虑到事业单位人事档案管理的工作人员流动性较强，管理工作相对比较分散，这种情况都无法保证有序地展开人事档案管理工作，所以为了能够有效地解决这一问题，事业单位可以将人事档案管理模式从分散性转变为社会化的管理模式，从而对人事档案进行集中管理，对资源进行节约。总而言之，事业单位应该要不断完善人事档案的管理制度，科学地建立系统化管理模式，从而提供更加准确、及时的数据支撑事业单位进行运营和发展决策的规划。

3.对基础设施进行完善，采用信息化方式加强管理

事业单位展开现代化、信息化的人事档案管理工作，前提就是基础设备相对完善。因此，为了满足新形势对人事档案管理的信息化需求，事业单位需要根据实际的人事档案管理情况，加强投入档案管理的资金，对先进设备进行采购，对扫描仪、电脑等基础设备进行完善。同时，在完善基础设备的过程中，还需要对信息化管理系统进行构建，在全国范围内的事业单位中实现统一的人事档案管理，由专门的人员管理人事档案，单独储存，同时，分开存阅，采用电子化的方式进行档案查找，实现共享信息。随着科技的发展和进步，人事档案管理实现电子化是事业单位在发展和运营中需要重视的工作之一，对人事档案管理的基础设施进行完善，能够帮助人事档案管理部门降低工作难度，节省人工成本，同时，提高管理人事档案的工作效率和质量。此外，事业单位在开展电子化、信息化人事档案管理的过程中还需要做好安全防范工作，避免网络泄露、资源泄漏等现象的出现，相关的工作人员需要不断学习，强化信息化的管理和工作意识，不仅要高效利用信息化的管理方式，同时，还需要提高信息化管理的水平，避免出现较低的人事档案管理和利用效率，从而推动事业单位可持续、长远发展[3]。

4.完善人才培养和管理机制

事业单位在发展和运营中需要有足够的人才，才能够确保可持续发展，若是事业单位人事管理中不重视引入人才，也会对事业单位人事档案管理工作造成影响。因此，事业单位还需要加强建立人才机制，对人事档案管理更加重视，重视培养人才。首先，事业单位的人事管理中需要对人才的选用进行把关，使用具有较强能力水平、责任心、事业心的人才进行人事档案的管理。其次，事业单位要对人事档案管理的人员加强培训，不断强化人事档案管理人员的责任意识，重视职责内容，同时加强业务培训，促使工作人员掌握扎实的专业技能，提升管理人员的综合素质。再次 ，人事档案管理人员还需要进行学习和交流，对先进的人事档案管理方法和经验进行学习，事业单位可以邀请专家或者是国际优秀团队举办讲座或经验分享，在分享和交流的过程中提升工作人员的专业技能。最后，是聘请专家，对先进技术进行引进，促使单位内部的人事档案管理人员对先进的管理方法、技术、制度和手段进行学习和掌握，实现信息化、现代化、科学化的人事档案管理，提高人事档案管理的水平和质量。

四、事业单位加强人事档案管理的要点

在新形势下，事业单位加强人事档案管理的要点主要是以下两个方面：首先，事业单位需要建立并完善人事档案管理体系，严格按照体系要求和规范执行管理工作，科学管理形成和利用人事档案环节工作，进而在事业单位的发展和经营中发挥人事档案的价值，实现科学管理人事档案。其次，合理评估人事档案管理的效果，对人事档案管理中存在的细节问题进行处理，同时，思考构建具有强大功能的管理系统，发挥人事档案管理中使用的技术优势，同时，在管理过程中优化管理技术和方案，不断提升人事档案管理的技术水平，帮助事业单位不断拓宽发展思路。

结语

总之，事业单位在人事档案管理中应该要重视其中存在的不完善基础设施、不统一的管理标准、落后的管理模式以及较低的档案利用率等问题，针对不同的问题，事业单位需要采取有效的措施进行问题分析和解决，加强对人事档案管理的重视，对管理制度进行完善，同时加强基础设施的完善，引进优秀人才，提高人事档案管理的水平和效率，实现人事档案管理的科学化、信息化，从而完善人事档案管理，为事业单位的经营和发展提供更加优质的服务，推动事业单位可持续发展。