数字化档案馆建设与纸质档案保护

2021-03-27王俊英

中文信息 2021年9期

王俊英

（山东省昌邑市档案馆，山东潍坊 261300）

数字化档案馆的建设能够为档案管理提供更加广阔的视野和更加便捷的管理方式，随着科学技术的深入发展，对于档案管理工作有了更加严格的要求，所以档案馆应当对其管理方式、管理内容、管理人员的技术等各个方面进行深入的调整，以承担更多的任务。近年来，随着科学技术的不断进步，数字化技术已经深入到各行各业中，档案馆的发展也灵活地运用了各项先进的技术，在信息化时代大背景下，档案数字化是档案管理未来发展的必然结果。但是因为我国数字化档案的发展时间较短，在建设数字化档案过程中存在许多的问题需要进行及时的处理和解决。因此，相关部门必须根据电子文件以及档案数字化管理中存在的不足，制定科学合理的管理方案进行解决。除此之外，档案保护也是档案管理中十分重要的一部分，做好档案保护除了能够增加档案文献的保存时长，还能够促进档案可持续利用的发展。当下各地区的大型、小型档案馆内存放的档案资料大多数为纸质档案，所以做好纸质档案保护是特别重要的，尤其是一些较为重要的机关文件大部分是以纸质文件的方式进行存档，所以需要做好对档案的保护工作。然而由于纸质档案在日常管理中常常受各种因素的影响，会遭受到各式各样的损害，如书面破裂、受到虫蛀、字迹消失等，对于纸质档案的损害不仅会影响字迹的辨识和档案外观，还会缩短档案的使用年限，甚至会导致纸质档案无法使用，纸质档案如果受到严重的损坏难以将其修复完善，所以一些被破坏的纸质档案会永久消失，为人类带来严重的损失[1]。

一、数字化档案馆建设的必要性

1.档案信息数字化顺应时代发展需要

由于信息技术和网络技术的创新升级，越来越多的企业积极应用先进的技术来完善工作方式，当前社会档案使用者对档案管理部门有着愈发严格的要求，档案使用者的需求已经发展成从档案管理部门到先进的远程信息服务。但是从档案管理部门现行的运行状况来看还无法满足人们这一项要求，受各种因素的影响，档案管理信息化能力与国外发达国家相比较仍有较大的差距，信息化水平能力还有待提升，而导致此种现象产生的原因是因为档案信息数字化步伐难以跟上社会的脚步，致使计算机信息资源严重缺失。要想处理这一问题，需要加强信息化力度，进一步促进网络化档案信息形成，从而为各行各业人士予以良好的信息化服务，帮助用户在短时间获得所需要的档案信息[2]。

2.档案数字化是档案管理发展的需要

在科学技术突飞猛进发展的当下，各行各业的发展趋势愈发良好。而因为国内档案管理数字化是在近几年兴起的，进程较为缓慢，致使当前的档案数字发展速度无法与国外先进的档案馆相比较。众所周知，电子文件的信息只能够通过计算机来认证识别，对于计算机系统有着强烈的依赖感，但是现下档案部门却并没有制定出一个完善的管理策略，致使电子档案的使用效率不高。所以，档案管理部门必须通过不断地创新发展来达到档案馆发展的目标。在网络时代背景下，需要充分运用计算机、多媒体技术，创新传统观念，改善传统档案馆落后的经营方式。

3.提升档案管理工作效率

创建数字化档案馆，打造先进的管理系统，除了能够对档案文件进行详细的划分和归类，还能够最大化地增强用户的档案服务体验。此外，利用计算机系统创办档案资源管理平台，能够为用户提供更加便捷的方式来查询档案资料，节省搜集档案资源的时间和精力，同时，也是传统档案管理缺少的优势。积极创建数字化档案馆，能够在很大程度上优化档案馆自身的运作方式，帮助不同部门实现共同发展，有效增强档案馆的工作质量和效率。

二、数字化档案馆建设策略

1.丰富档案信息资源的渠道

数字化档案馆建设主要的核心内容便是做好数据库的信息资源整合工作，可以将其归为以下三项内容：第一，打造档案资源目录信息数据库，主要是利用数据库技术编辑、加工、录入纸质档案目录，然后转变为信息化电子目录数据库；第二，将纸质档案以及其他形式的信息进行全文录入，作为数字化档案馆建设中其中一项重要内容，利用扫描仪、照相机等先进设备，把纸质档案信息完成数字化加工，将所获得的信息统一转化图片资源、数字文本资源，方便通过计算机设备进行后续处理；第三，一体化处理数字化档案，这项环节的工作内容是在前期处理或者是一体化处理视频、图片、音频资料，根据之前已归纳好的档案数字化目录对比内容，并管理档案信息和录入档案资料，进一步实现管理手段、利用手段一体化，能够在很大程度上减少档案馆的物力和财力的浪费，增强档案管理的资源利用率。

2.建设数字化档案应用系统平台

为了更好地实现数字化档案馆建设，需要高效开发档案信息资源，积极打造数字化档案应用平台，以此加快档案信息资源的开发和使用。在信息化时代背景下对于潜在的安全问题需要予以重视，所以对于档案馆的安全工作需要使用最先进的安保系统，通过档案信息资源的保障工作来确保档案信息资源的开发能够合理地完成。档案馆的管理人员还有一项重要的工作任务便是提升档案馆工作人员的档案安全保护意识，同时，通过完善档案管理制度以及强化档案保密技术等方法，在档案馆工作质量和效率能够得到保证的前提下，尽最大可能避免档案信息发生泄露的问题，保障档案信息资源开发的安全性、合理性、科学性。当前，我国部分地区的档案管理在档案馆中打造了内部局域网和数据库，还建立了档案检索系统，保证档案馆馆员工在工作中各项环节的质量和效率。同时，必须对档案信息资源检索系统进行科学合理的定期维护，保证档案信息资源检索的精确性，能够适用各种语言和文字符号。

3.积极建设档案管理人才团队

为了加强数字化档案馆建设，有效开展数字化档案建设工作，档案馆的领导者和管理者需要深刻地认识到数字化档案馆创建的内容和运行的机制，全面掌握档案馆运营中各方面的数据信息，同时，还需要重视档案馆管理团队和人才队伍的建设。身为档案馆的领导者和管理者，对于数字化档案馆建设的认知程度将直接决定数字化档案馆的建设进程。唯有领导者和管理者重视数字化档案馆的建设，才会在建设工作的开展中予以充足的资金支持，予以人力、物力、财力的帮助，同时，还需要加强对信息技术人员的专业培训，帮助其掌握数字技术信息、文本处理技术、数据库应用技术等。

三、数字化进程中纸质档案的保护

1.掌握去污清洁技术

在纸质档案的保护中需要掌握去污清洁技术，在去污工作中需要了解污渍的类别和纸张字迹的性质，并选择合理的处理方式。在处理的过程中需要采用浓度适宜的药剂，避免污渍扩散，在处理后要仔细检查是否残留有害物质。第一，需要从源头避免污染源，管理人员在消除灰尘时需要选择软抹布、毛笔刷来打扫，用纱网罩住破坏严重的档案再使用吸尘器进行定期吸尘，维护库房卫生，避免灰尘对纸张造成损坏。此外，有害的气体对纸张也会造成损坏，所以需要注意防护空气的污染物，可以在换气通道口装过滤设备，保证入室空气清洁，对于受到污染的档案，通常是使用吹、吸清除，或者是擦、扫、刮等方式，再小心仔细去除污斑，避免字迹消失[3]。档案去污的方式较为多样，档案管理人员可以选择合适的方式拯救被污渍破坏的档案，增加档案的使用期限。

2.建立健全基础设施

纸质档案在保存过程中需要选择空气流畅、光线好、防潮防火、设施设备完善的档案库房，档案库房的选择地需要远离危险物品以及各种有害物质，除此之外，还需要注意档案库房内的周遭环境对纸质档案的影响。对纸质档案寿命造成直接影响的因素便是温湿度，所以应当控制好档案库房的温湿度保证纸质档案的完好无损。除了温湿度，光也是对档案寿命造成影响的一大因素，所以档案馆应当做好保护措施，尽量保证档案不会受到太阳光的照射，对于一些不能照光的馆藏资源，应当安装防光窗帘，打造无光的环境保证对光敏感的档案文件在暗处保存。同时，部分微生物也会对纸质档案造成伤害，如细菌、霉菌等，所以档案馆管理人员需要定期进行扫尘除菌等工作，保证档案馆的清洁干净，避免产生霉菌，为了防止霉菌的产生可以涂染防霉涂料在墙壁和地面上。档案馆管理人员在进出档案室时需要身穿特定的工作服，在完成扫尘除菌等工作后再将新的档案材料放置库中保存。因此，数字化档案馆的建设需要政府和有关部门的重视，加大对于档案管理的财政支出力度，改善档案馆档案管理环境，促进数字化档案管理的稳定发展。

3.促进纸质档案数字化

在档案保护中人是非常重要的一项因素，对于档案管理人为因素造成的损害是无法挽回的，所以需要加强档案管理人员对于档案的安全保护意识，需要明确档案管理人员的职责和义务，可以通过建立责任制来培养档案管理人员工作上的责任感和责任心，从而提升档案管理人员的工作积极性，科学合理地管理档案、保护档案。纸质档案的使用最容易受到损坏，在使用中常会发生破损，所以需要减少对纸质档案的直接使用，降低纸张的损耗。当前在信息化时代的背景下数字档案的发展则成了必然趋势，数字化档案建设可以延长纸质档案使用年限。