大数据时代高校档案开发利用存在的问题及策略

祝晓琴 刘 康

（湖南工学院，湖南 衡阳 421000）

一、大数据时代高校档案的特征

1.高校档案数据量急剧增加

信息技术的不断发展，高校档案数据量急剧增加，究其原因主要表现在以下几个方面：首先，办公自动化软件的广泛应用，产生了大量的数据和信息，这些数据和信息是高校档案数据的重要组成部分[1]；其次，档案馆信息化建设的不断推进，促使大量的纸质档案数字化，扩大了高校档案数据；最后，电子产品的普及，档案信息种类不断增加，包括图片、视频、网页、日志等。

2.高校档案信息需求量增加

知识经济时代的到来，人们对信息的需求不断增加。档案是信息的重要组成部分，随着社会档案意识的不断提升，人们对档案信息需求也不断增加。高校档案记录了高校的基础建设、校园文化建设、科研管理、教学管理等多方面的信息。高校师生对档案信息的需求量更是不断增加。第一，随着学校师生法律意识的不断增强和政府信息公开条例的颁布实施，学校师生对国家、学校的政策以及制度的信息需求不断增加。第二，随着社会的发展，对人才的要求不断提高，大量师生选择出国深造，学籍档案和人事档案的利用不断增加。第三，校园文化建设越来越受到重视，为加强校园文化建设，增强集体荣誉感，各大高校纷纷开展校史文化建设，历史档案、名人档案并纷纷得到利用。

3.高校档案价值不断提升

大数据时代要求进行信息挖掘，在海量的信息中提取有价值的信息。高校档案是高校在教学、管理、科研等活动中直接形成的有价值各种文字材料、音像、视频等信息材料，它具有原始性，是最真实、最可靠的信息资源。在高校信息利用过程中，档案信息具有其他信息不可替代的作用。

二、大数据时代高校档案开发利用存在的问题

1.数字化档案信息资源少

目前我国各大高校档案馆开展信息化建设的还比较少，部分已开始信息化建设的高校档案馆通过检索一般只能检索到目录，能检索到全文的比较少，因而能够利用的档案信息较少。高校档案馆数据库建设过程中，文书档案占很大比例，照片档案、音像档案等多媒体档案信息资源所占比例较小。高校档案馆馆藏档案以党群、行政、学生类档案为主，其他类别的档案较少，档案不全，不利于档案信息的开发利用。此外，由于档案鉴定工作的滞后，大量可供利用的数字档案信息未能及时公开。

2.档案利用率低

目前，我国高校档案馆档案资源的利用主要是教职工提干政审、职称评定、办理离退休手续等时查阅人事档案；往届毕业生因档案丢失、提干政审时利用新生录取登记表、学生成绩表；财务处查阅财务档案；相关部门复制法人代表证等材料办理各类行政事务等，总的来说档案馆利用的档案信息资源数量有限，致使许多档案“只管不用”，成为“死档”。另外，档案信息的编研工作开展力度不大，没有挖掘学校档案的价值。

3.档案工作者服务理念落后

积极向上的服务理念是做好档案服务工作的基础。档案具有一定的保密性这一性质特征，使得高校档案部门长期处于封闭状态，往往高校档案馆工作者处于“被动服务”的状态，仅仅在利用者到档案馆之后才开展利用服务，提供相关的档案材料或咨询。大多数高校档案工作者认为他们的工作就是保管好档案，提供档案，不会主动发掘档案价值，为相关职能部门或个人提供服务。这种陈旧的工作观念使大部分档案的价值不能得以实现，使档案馆大部分档案成为“死档”。由于档案馆工作者服务理念落后，不能主动探索挖掘档案信息资源中所蕴含的信息，导致高校档案馆信息资源的价值不能实现，导致高校档案馆不停边缘化，进一步阻碍高校档案信息的开发利用。

4.档案工作者知识结构不完善

大数据时代，信息资源的开发不仅需要专业的业务知识，更重要的是信息挖掘能力。目前我国高校档案工作者所专注的是传统档案的管理，即档案的收集、保管及提供利用。对于如何在众多的档案中挖掘有价值的信息并无过多的思考，同时，高校档案馆工作者年龄普遍偏高，难以接受新知识。档案信息资源开发所需的计算机方面的人才档案馆难以引进，同时，高校档案馆的边缘化地位使档案馆难以留住计算机方面人才。知识结构的不完善、人员的缺失，严重制约着高校档案馆信息资源的开发利用。

5.档案工作者信息素养不高

信息素养是指一个人获取有效信息和利用有效信息的能力，高校档案工作者信息素养的高低直接决定档案信息资源开发利用的效率和质量。目前，我国高校档案工作者知识结构老化，不能有效地利用现代化的信息技术，如档案管理信息系统，来捕捉、筛选、利用档案信息资源，从而使高校档案信息资源不能得以有效地开发和利用，学校的师生不了解档案，从而使高校档案馆的职能性质变为“管家”，档案资源价值埋没于档案库房中。

6.网络信息安全问题严重

高校档案是在高校在管理、教学、科研过程中形成的具有保管价值的文件材料，网络黑客等为获取某种利益，可能在传输过程中对信息进行破坏、伪造、修改等，造成信息的失真或缺失，这不仅仅影响学校数字档案信息的安全，同时，会影响高校师生利用数字档案的积极性，影响档案馆工作者通过数字档案信息开发信息资源的效率和质量。

7.信息反馈机制不完善

目前，我国高校档案服务是单向的，即当档案利用者有某种信息需求时到档案馆复印指定的档案资料或进行指定的档案咨询，档案利用者不会向档案馆反馈利用效果如何，档案馆哪些其他信息对其有用。这样档案馆不了解档案用户的需求，就不能有针对性地为用户群体开发利用档案信息资源，所开发的档案信息资源与信息利用不一致，造成投入与收益不成正比。

三、大数据时代促进高校档案开发利用的策略

1.加强高校档案信息化建设

档案数字化是档案信息化的基础，是大数据时代档案信息利用的前提。高校档案馆可以从以下几个方面着手，加强高校档案信息化建设：第一，加强对现有纸质档案的数字化。在数字化过程中，不仅要加强对档案目录的数字化，更重要的是对档案内容的数字化。对档案目录的数字化便于档案用户的信息检索，对档案内容的数字化才能使档案用户远程使用档案信息。第二，加强对电子文件的接收。电子文件的接收不仅仅丰富了高校档案馆的馆藏资源，而且节省了档案数字化所耗费的人力和物力；第三，加强对网络信息的采集。学校档案馆还应该通过网络收集对学校教学、管理有价值的信息，为学校领导的决策提供帮助；第四，收集特色档案。有针对性地收集相关的档案信息，如校史档案、名人档案，建立档案专题数据库[2]。

2.加强档案宣传

提高师生档案意识，是促进档案利用的前提条件，也能激发档案工作人员工作积极性。提高师生的档案意识，需要加强档案的宣传，使他们认识档案，了解档案的价值。档案馆将从以下几个方面加强档案宣传：第一，在学校设立档案宣传栏，宣传档案的价值及档案相关利用制度，同时设置特色栏，宣传特色档案，并定期进行更新。第二，利用国际档案日等特殊日期，在学校开展档案展览等活动，进一步加强档案的宣传。第三，举办相关征文活动，提高学校师生对档案的关注度。第四，组织学生到档案馆参观学习，档案馆工作者实地讲解，让他们更加了解档案的重要性。

3.加强档案信息安全管理

在大数据时代，档案信息安全至关重要。高校档案馆要加强档案信息安全管理。首先，运用网络安全技术加强对档案馆信息的全过程管理，如运用防火墙技术保护内网免受非法用户的入侵[3]，运用数据加密技术保障档案信息传递过程中不被窃取。其次，制定档案信息安全保障制度，在档案利用过程中，根据档案的密级程度制定借阅流程，保障档案的安全。制定保密制度，责任到人。

4.建立信息反馈机制

信息反馈机制的建立，使档案馆能够及时了解广大师生档案信息的需求及档案利用效果，为档案信息资源的开发利用提供依据。首先，了解国家和学校相关的政策、制度，对相关的档案资料进行汇编，便于广大师生的利用；其次，向广大师生发放问卷，调查了解他们的信息需求，对档案信息进行深度挖掘，汇编师生最关注的信息。最后，对师生档案利用效果进行跟踪调查，为进一步完善档案信息 开发利用提供依据。