医院档案信息化建设在行政档案管理中的探究

李 贇

（复旦大学附属儿科医院，上海 201102）

一、什么是档案信息化建设

档案信息化建设是指在档案管理活动中运用现代信息技术对档案信息数据资源进行处理，重新定位档案管理的情况、原则与方法，逐步明确以档案实体为重心向信息为重心的基本框架与理论，实现信息档案的社会化转变。在行政档案信息的收集、处理、分类、转化、共享等诸多环节实现信息化操作。

二、医院档案管理中档案信息化建设的意义

信息化建设是以现代通信、网络、数据库支持技术为基础，是当今全球经济和社会进步的趋势，我们从工业时代进入到信息化时代。伴随着社会信息化、智能化、数据全球化的到来，档案管理工作也应与时俱进注入新活力。

1.助力向数字化转型的必经之路

数字化医院我国现代医疗发展的新趋势，通过利用先进的计算机及网络技术的融合，改善就医环境，提高诊疗技术方便就诊流程全面提升医院服务能级和水平。促进医疗服务形式到内容上发生结果性变化，患者在世界上任何一个地方，只要通过网络接入，就可轻松查询个人健康档案、向医生进行健康咨询等；需要到医院就医时，可以在家中挂号或预约医生。目前有些医院已将医院的档案信息数字化建设作为医院工作的中心任务之一，是高瞻远瞩，认知数字经济，把握数字机遇，跨越数字鸿沟，数字化建设将伴随着医院现代化建设与时俱进，为医院向数字化转型赋能。

2.保存性强，满足需求导向

档案信息化建设还同时解决了档案存放保管问题，纸质档案在存储的时候较易受到外部环境因素的影响，从而造成不同程度的损毁。高温、高湿、强光、有毒有害气体都会使纸张发生化学反应，使纸张变得易碎、泛黄。另外，还会碰到由于保存时间太长，纸张自己发生扩散、模糊的现象，这些都给纸质档案的借阅带来了很大的问题。然而档案数字化管理则有效地避免了档案在收集处理和存储过程中出现的损坏等问题。档案信息化使检索查询便捷，突破传统检索方式，可以实现实时查询。结合多种分类查询方式，从而满足不同查询需求。档案信息化建设在不断创新探索中开发新技术，为医院发展提供源源不断的动力。

3.节约管理成本，提升服务效能

医院档案信息化建设就是利用现代信息技术将纸质的档案转化为数字信息，通过正确的系统设置，进行档案信息的扫描，储存于信息平台上进行集中管理的一种模式。很大程度上降低档案管理工作的时间成本，提高了工作效率和质量。同时，档案信息化建设可以实现医院内部资源共享与交流，也可以实现与患者及家属的直接交流和间接沟通。档案信息化可以远程服务，突破时间和空间局限的弊端，提升档案信息利用的时效性。医院档案信息化建设是当今医院在未来的发展中适应社会发展的重要门径，能有效促进医院的长远发展。

三、医院行政档案的重要性和现状分析

医院行政档案，即医院行政管理档案，又称文书档案，是在医院的行政管理工作中，由各种党政性公文转化而成的档案。行政档案管理在医院工作中非常重要，直接关系到医院的发展和地位。做好行政管理档案是医疗事业发展过程的使命和要求是体现医院实力的象征，重要作用主要体现在以下几方面。

1.有助于医院制度和机制的建立

通俗地说，档案对于社会的作用就是档案的价值，它具有历史意义和参照价值，众所周知，医院过去和现在举办的各式活动，例如评审考核、学术讲座、主题活动等直接形成的完整记载就是档案。根据《中华人民共和国档案法》等规定，建立既全面又详实，既科学又系统的档案管理制度，是提供管理标准化服务的基础。根据医院档案管理指导模式，建立完善的三级考核机制，保障医院各项工作的有序开展。

2.有助于医院文化的积累和传承

医院文化作为医院长期发展所形成的一种物质和精神两种文化的呈现，档案管理对医院文化建设来说，具有导向性作用。因为员工要了解医院的资料信息必须先从档案管理来完成。一个医院所有的发展轨迹和历史文化都记录在行政文书档案中，行政档案具有重要的历史价值，起着传承发扬作用。

3.有助于实现正确的发展方向

医院档案对医院的发展有着举足轻重的作用，医院决策者需要通过对内部档案的分析和研究来加强医疗活动的探究、管理模式的探讨、学术地位的巩固等等。这些决策活动开展前就必须靠医院行政档案来支撑，进行科学分析扬长避短，适时提供决策依据制定合理的发展道路。此外，医院行政档案还具有巨大的对标帮助作用，医院在进行各项工作时离不开行政档案理论参照。

随着信息化建设为中心工作的重点转移，社会各方面对档案信息的需求日益迫切，但是笔者作为一个基层医院的档案工作者就行政档案管理中凸显的问题做了以下总结。

4.行政档案安全保密制度不健全

面对信息时代变化，医院档案信息正逐步实现电子化转变，但对档案信息保密提出了新的要求。医院档案涉及医院任命、患者信息、病情隐私、绩效指标、诊疗方案等等记录性信息，其内容信息更需要展开保密管理，档案信息保密尤为关键。

目前大多数医院档案的收集、整理、保存、借阅、保密、销毁等制度都不健全甚至缺失；有的虽然有制度但是却形同虚设，制度上墙流于表面，没有按照规定执行，档案管理人员对档案处理随意马虎，工作不严谨整理不及时，导致档案丢失不齐全；档案室管理混乱借阅手续不严格没有层级审核制度，归还手续把控不牢，也是导致档案资料丢失的原因之一；甚至没有专业的储备空间和硬件条件，对于年代久远的档案保存不当发生霉变腐烂，直接影响档案的使用；档案信息密级存在差异，没有针对不同级层展开对应性管理，档案密级调整工作存在漏洞。

5.档案管理者职业素养普遍不高

现在医院的档案管理部门很少独立建科室，大多都是在一级科室领导下或者直接兼并管理。然而这些管理者或者直接的工作人员也都不是科班出身，没有经过专业系统的档案知识培训和实践。医院领导者对此工作也不重视，档案工作处于边缘化的状态，档案工作人员容易得不到重视。从事医院档案的工作人员很少有走出去学习继续再教育的机会，接触不到新的知识和技能，导致在工作中会产生消极懈怠的工作情绪。

6.行政档案学科发展停滞

由于之前的几点原因使医院档案管理在制度保障、人员资质等问题的局限，从而使得档案工作的发展止步不前，仍旧使用传统的管理模式和方法。对于行政档案的再利用、再开发停滞不前，墨守成规的思路大大阻碍了档案资料在医院中的大作用。

四、医院档案信息化建设在行政档案中的作用

1.提升档案安全性和保密性

档案的保密工作是医院档案监管中必不可少的核心环节，而医院行政档案本身也是一项专业性、机密性很高的工作，它不仅承担着医院的机密更影响着社会安定和谐有序发展。采用信息化的档案管理能有效地保障医院档案的安全和机密。将检索要求输入档案系统后，能快速进行回查，避免信息的流转和丢失。同时，在需要查找档案信息时，也可以迅速进行比对提取关联信息，有效减少档案信息的泄露。

2.有利于保护档案原件

医院档案信息化建设后对资料档案原件起了良好的保护作用，工作人员可以直接通过档案信息平台获取相关的资料档案，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件的严重损坏，以做到保护档案原件的目的，更有效地避免珍贵资料的丢失。

3.节约成本提高效率

行政档案管理工作面对的是纸质档案，需要进行人工收集、整合和归档，不仅浪费人力资源还耗费了大量的时间，导致相关工作人员工作效率低。然而运用档案信息化建设后对于行政档案管理通过移动存储进行有效实现，提升档案的存储能级，很大程度上提高了档案管理的时间和人员效率节约了管理成本。

4.打破空间和时间限制

信息化建设的应用优势在行政档案管理中优势明显，很大程度上摆脱了时间和空间的束缚，尤其是对行政档案的查询可以充分利用网络的优势，做到随时办公、随处查询、随心调取的工作状态，创新档案管理模式提升使用者体验感和满意度。

5.提升档案管理员专业水平

随着信息化技术在行政档案管理中的广泛应用，对医院档案管理人员的职业素养也提出了更高、更新的要求。不但要在服务理念上要转变提升更要求，在业务能力上也要有所突破，从而能更好地进行档案管理工作的开展。医院也要加大在信息化建设的投入，除了配备现代化的档案保护设备和相适应的信息管理系统外，还要为档案管理人员建立有效的培训体系。依照岗位不同采用不同的方法，提升个人实力的同时团队整体合作能力也会有所进步。

结语

在我国医疗卫生事业高质量发展的背景下，医院的各项工作也在向智慧医疗发展，医院行政管理工作是医院工作的重要组成部分。行政档案管理也在向信息化管理靠近，信息化技术在现阶段档案管理中起着积极的作用。档案的信息化管理给行政档案管理工作带来了便捷，有效的医院行政档案管理有助于医院文化的积累与传播，为医院实现科学化、标准化、专业化、信息化提供可靠依据，提高核心竞争力为医院在可持续发展道路上提供有效帮助。