档案开放与信息安全

2021-03-27徐蔚

中文信息 2021年5期

徐蔚

（山东省潍坊职业学院，山东潍坊 261041）

随着时代不断发展，档案信息资源逐渐被各行业领域重视和应用，高职院校也不例外，高职院校承担着培养专业技能型人才的重要责任，档案开放的同时，也要注重信息安全管理，是高职院校发挥自身教育职能作用的关键要素。如何加强档案开放与信息安全，是目前各相关人员需要考虑的问题。

一、档案开放与信息安全必要性及二者的关系分析

1.必要性

通过对档案开发相关情况的调研和分析，档案开放是政府实施“信息公开”制度及顺应时代发展的必然要求，档案开放不仅有利于推动高职院校各项工作的顺利开展，也能为高职院校进一步提高教育工作水平提供基础保障。高职院校作为培养高新技术人才的重要基地，同时，也肩负科研工作开展的重要责任，档案信息安全就高职院校而言，既关系着高职院现代信息化发展，对档案信息资源利用率提升也有一定的影响。随着时代不断发展，电子档案逐渐普及，鉴于网络开放性，对档案信息安全使用形成威胁。因此，档案开放的同时，也要注重档案信息安全，从而更好地服务高职院校各项工作的开展[1]。

2.关系分析

基于档案开放是档案管理工作的重要组成部分，在实际操作的过程中，必须严格按照规定流程及工作标准来完成档案开放工作。档案包含着多方面的信息数据，选择合理的手段对档案信息进行保存，可防止档案信息丢失；面向社会及群众的档案基本属于非保密性档案，在一定程度上能为大众提供参与相关活动的机会，充分行使自身的合法权益。信息安全保护的同时也是档案开放过程中关键的一环，档案依法且合理开放，实现信息共享的同时，也能达到资源利用最大化的目的。就高职院校而言，加强档案开放过程中的信息安全保护，可以避免重要资料丢失而造成严重的损失。因此，如何确保档案安全开放是档案工作有效性关键。

二、加强档案开放与信息安全的有效措施

1.健全与完善档案信息管理制度

从目前高职院校档案信息安全及保密管理情况来看，一套系统且完善的档案信息管理制度，更加有利于院校档案开放工作的顺利开展，但由于相应的管理制度缺失，导致高职院校针对档案信息安全建设方面的等级保护、风险评估以及应急响应等内容不够细致，无法形成强有力的监管，不仅对高职院校档案信息安全系统建立带来阻碍，也降低了档案信息保护效果。因此，健全与完善档案信息管理制度十分必要，同时，增强院校档案部门管理人员法律意识以及保护档案信息安全责任感，结合国家在此方面现行的法律法规，进一步丰富与补偿管理制度内容，扩展管理制度覆盖范围，为高职院校档案开放与信息安全相关工作的开展提供规范性指导，从根本上保障档案信息使用安全[2]。

2.提升安全技术应用水平

为强化档案信息安全保障措施落实实效性，提升安全技术应用水平，做好有关安全技术能力建设的相关工作，确保高职院校档案开放与信息安全工作顺利进行。具体操作可从以下几个方面着手。第一，加强实体档案信息安全技术保障。其中保存技术主要应用于档案库房环境建设和装帧技术两方面；修复技术在实体档案保存及利用过程中发挥着解决不可抗力等问题的作用，如纸张老化、光盘磨损等问题，针对电子档案，鉴于高职院校档案信息的重要性，需要将安全技术贯穿于系统、数据、网络等环节中，最大程度上保护电子档案信息安全。加强数据加密技术、备份技术以及防火墙等相关技术的应用，在此基础上建立档案信息安全保障体系，保证信息数据安全，防止档案信息泄露，为高职院校教育及科研等工作安全开展提供保障。此外，结合现下高职院校档案开放与信息安全需要，进一步完善档案信息安全保障举措，同时，加强对档案管理人员的安全教育，增强信息安全意识，规范其日常工作行为，并在档案服务器上装置杀毒软件，防止病毒入侵，构建防毒安全防线。做好重要资料备份保存，避免资料丢失而影响院校的其他工作。

3.加快档案安全管理体系建设推进

保障档案信息安全是高职院校实施档案管理工作的核心内容，健全与完善的档案安全管理制度是档案开放与信息安全相关工作顺利进行的基础，发挥档案管理人员的职能作用，从根本上保障高职院校档案信息安全。为提升档案信息安全管理质量，结合现阶段高职院校的实际情况，加快档案安全管理体系建设推进，建立档案信息安全管理监督部门，优化内部组织结构，明确划分各岗位职责，调动档案管理人员的工作积极性，全身心投入档案安全管理工作中。制定长效性档案信息安全保证工作计划，扩大档案管理人员的职权范围，提升管理制度执行力，定期开展针对档案安全管理体系建设情况的检查工作，确认是否严格按照规章制度来落实档案安全管理各项工作等，为高职院校档案开发打好基础，并确保档案信息安全使用。

4.加大电子档案推广力度

站在档案信息安全角度上分析，相较于传统纸质档案，在安全方面电子档案更具应用优势，环境条件、气候条件等同性质因素对电子档案影响较小，不易出现损害问题，加上在文件保护过程中融入现代先进技术，对档案信息进行保护，不仅能够有效防止重要的信息数据丢失，也能提升档案信息资源利用率。加大电子档案推广力度，通过应用电子档案，并持续研发配套保障技术，从根源上降低档案信息泄露的可能性。