档案室如何开发特色地域文化档案信息资源

2021-03-27刘成吉

中文信息 2021年5期

刘成吉

（凌源市南街街道办事处，辽宁朝阳 122500）

档案室是管理本单位形成的档案与资料的专门机构，是档案事业的基础。档案室可分为机关档案室、综合档案室和联合档案室。在改革开放的今天，档案室要在开发地域文化档案信息资源中发挥应有作用。首先，紧紧围绕地域内的政治、经济、科研、文化等活动，随时根据特色地域文化档案利用者在工作过程中提出的要求，以最快的速度加工处理特色地域文化档案信息，提供高质量的信息产品。其次，密切注视和分析社会动态，通过会议、新闻媒体、上级文件等各种方式，把握社会热点，地域内党政工作重点、工作要求，掌握和预测服务对象的情况，有针对性地开发社会需要的特色地域文化档案信息产品，实现自身价值并提高社会影响力。

一、档案室主动参与地域文化档案信息资源开发

1.转变角色参与地域文化档案信息资源开发

开发特色地域文化档案信息资源，档案室要突破档案工作的传统观念，实现档案室的角色转型换。

1.1 档案室实行从档案查阅利用服务者向文化建设者转型

档案室在地域的文化建设中往往充当“服务”的角色，无法达到开发特色地域文化档案信息资源的水平，而在开发特色地域文化档案信息资源的过程中，要求档案室重新认识和定位本身在文化建设中作用和使命，档案室不仅要成为文化建设的服务人员，更要成为开发特色地域文化档案信息资源主力军，成为文化建设的一线工作者[1]。

1.2 实现从档案文化资源管理者向文化传播者的角色转型

在地域文化建设中，档案工作人员不但要成为档案文化的建设者，更要成为档案文化的传播者，努力实现从档案固定展厅向定期在社会上进行巡展的机动展览深化。从档案文化作品的编撰者向走入社会讲述档案故事的播讲者转变，从单纯在档案系统赠发和评奖的编研作品向面向社会大众进行出版发行的档案文化精品提升。

1.3 实现从档案实体贮存基地向文化展示场所的转变

随着馆（室）藏优质地域档案文化资源的不断丰富，档案室自身已经具备了从文化存贮到文化展示的内在条件。档案室在切实做好地域文化资源存贮工作的基础上，应充分发挥文化地域资源丰富这一特点，全方位挖掘开发地域档案文化，通过展览网络作品、视频等多平台、多内容、多媒体形式充分展示地域历史文化，将档案室建设成为富有地域文化特色和地域档案文化元素的城市文化阵地。

2.突出重点开发地域文化档案信息资源

开发特色地域文化档案信息资源时，档案室首先要对自己的室藏内容和成分有全面的了解。根据社会的需要，根据自己的实力，制定切实可行的特色地域文化档案信息开发计划，按照轻重缓急，进行分层次开发档案室拥有众多的特色地域文化档案资源，全国各级各类档案室拥有数万卷（册）至几十万卷（册）的地域文化档案，而且随着特色地域文化档案的接收和征集工作的开展，特色地域文化档案的数量和类型还将不断增加。在特色地域文化档案信息开发的过程中，应该兼顾各个门类，围绕着为经济建设服务的重点，全面地开发室藏。但是不同性质的档案室，在不同的时期应该根据社会的需要和服务对象的特点，确定各个时期特色地域文化档案信息开发的方向和重点。

3.方式多样地开发特色地域文化档案信息资源

首先，是内部系统开发。档案室开发特色地域文化档案信息，主要是为本单位的生产、科研和基本建设服务，因此，其开发应该以内部系统开发为主，而后结合对外开放。其次，是参与市场开发。档案室将特色地域文化档案信息直接投入技术市场，使其转化为商品，取得一定的经济效益。档案室在严守国家机密的前提下，可以将特色地域文化档案资料中蕴藏的可供转让的成果或先进工艺挖掘出来，进行编辑、加工、综合之后，直接地投入市场，尽快转化为生产力，以取得经济效益。再次，是制定合理的特色地域文化档案信息开发政策。参与市场，积极组织成果转让，研究和制定一些相应的政策，有效地开发和利用特色地域文化档案信息并为经济建设和发展市场经济服务。要在国家有关政策的指导下，制定档案信息进入市场的范围和要求，制定成果转让费标准、中介收费标准，还要处理好科技保密、知识产权与档案信息开发利用的关系。

二、档案室开发特色地域文化档案资源的措施要得力

1.落实机关档案室的开发措施

机关档案室是党政机关统一管理本单位档案的专门机构，主要为本机关领导决策和业务工作服务，也为国家档案室积累重要档案，并为国家各项工作服务的部门。机关档案室的室藏，一般以文书档案为主，而且具有过渡性和机要性的特点。为了充分地开发利用特色地域文化档案信息资源，机关档案室应该采取的具体措施如下。

首先，增加档案信息的存储量，确保特色地域文化档案信息的质量，建设特色地域文化档案信息库。保障特色地域文化档案信息资源的开发工作。为此，要做好几项具体工作。一是要监督和指导机关文书部门做好各种地域文件材料的归档工作，以确保特色地域文化档案信息量，将本机关各个部门应当归档的文件材料全部完整地收集起来，不仅要把记述和反映机关主要职能活动历史面貌的文书档案、档案、专门档案收集集中起来，而且要把那些与本机关档案有关的特色地域文化资料作为档案的补充内容加以收集，做到机关档案室的室藏档案门类齐全、结构完整、内容丰富。二是要监督和指导文书人员做好归档文件材料的整理立卷工作，以确保特色地域文化档案信息的质量。保障档案室档案质量和档案信息的开发，同时，对归档文件材料进行初步鉴定，科学分类，并按立卷的原则和方法进行组卷，确保案卷的质量，使整理的案卷既便于保管、移交，又便于开发利用[2]。

其次，抓文献加工，直接或间接地开发特色地域文化档案信息。机关档案室的室藏档案，基本上是一种原始的历史文献信息，同时，特色地域文化档案信息资源是处于静态之中的，要开发档案信息资源，就必须使其处于动态之中，才能发挥它的使用价值。为此，机关档案室要对档案文献进行加工、分析、研究、综合，达到直接或间接地开发特色地域文化档案信息资源的目的。第一，是向利用者直接提供一次性文献，即档案原件。第二，是向利用者提供二次文献。即特色地域文化档案原始信息进行分析、加工、整理之后，综合而成的特色地域文化档案信息的二次性文献。通过它向利用者进行报道，并为利用者及时准确查找系统的一次文献线索。第三，是向利用者直接地提供三次性文献，即档案参考资料。这是机关档案室开发特色地域文化档案信息资源的更高一级形式。机关档案室编撰的档案参考资料主要有：地域大事记、地域组织机构沿革、地域基础数字汇编、地域专题概要、会议情况简介等。

最后，抓信息保密与解密，从有限开发到充分开发特色地域文化档案信息资源。由于机关档案室的室藏档案的机要性和过渡性，机关档案室在开发特色地域文化档案信息资源时，通过抓保密与抓解密，正确处理保密与开发之间的关系，也是开发特色地域文化档案信息资源的重要措施之一。

2.落实综合档案室的开发措施

综合档案室是企业、事业单位集中统一管理单位各类档案的专门机构，主要为本单位领导科学决策、行政管理、生产管理、经营作乐、科研管理、技术管理各项工作提供服务。综合档案室的室藏档案，具有综合性与多功能性的特点，开发工作要注意一下问题。

2.1 转变观念、参与竞争服务。社会主义建设的全面发展，要求档案室广泛、大量储备和迅速、系统地提供档案信息为其服务。档案人员要克服安于现状，墨守成规，经济意识淡薄，竞争意识不强，缺乏积极主动精神，在开发上措施无力，在服务上总是处于被动状态的问题，因此，要转变观念，树立新观念，如开放观念、竞争观念、时间观念、效益观念等，结合开发特色地域文化档案信息为生产、工作和科研服务。

2.2 建立集成系统，增强综合开发功能。档案是开发档案信息的物质基础。综合档案室是一个现行机关或单位全部档案的集中管理基地。因此，综合档案室一定要把本单位形成的各种门类、各种载体的档案集中统一地管理起来，增强综合开发功能，从本单位的各个领域、不同侧面，全方位、多角度、多层次地收集档案，建立完整的档案信息集成系统，更有效地综合开发档案信息，为本单位的生产、工作、科研和管理服务。

2.3 综合档案室利用综合优势，抓住综合管理本单位全部档案信息资源这个整体优势，进行多层次开发，实行超前、多样、高效地服务。根据本单位和社会各项工作的需要，进行特色地域文化档案信息的深层次开发。主要可以从三个方面来开展：一是根据客观需要，编写针对性强，具有综合性、实用性的数据资料和企业、事业单位年鉴、专业史、科技发展史及其他专题资料；二是根据技术商品化和外向型经济发展的需要，通过对室藏特色地域文化档案信息进行综合分析研究，将本单位可供转让的技术成果和先进工艺用见解、概要、摘编等二次文献形式报道出去，促使技术成果转让和推动技术出口，使本单位取得最佳的经济效益；三是根据需要和可能，参与经济和科研活动，进行内外信息的综合分析研究，写出有现实参考价值的论著资料，为本单位领导和各有关方面的管理人员在进行生产、经营或科研决策时，提供参考依据。

2.4 加强领导和增加投入。综合档案室的工作涉及本单位的各个部门，尤其是要综合开发特色地域文化档案信息资源为本单位的工作、生产和科研服务，除了要得到领导重视以及吸引高质量的档案人才之外，还必须逐步采用现代化手段管理、传递特色地域文化档案信息。

除上述机关档案室、综合档案室外，还有专门档案室、联合档案室和一些小型企业事业单位监管档案的部门，将特色地域文化档案信息资源的形成、积累和开发利用纳入领导和管理工作的议事日程，根据当前和长远的需要，采取各种有效措施进行各种形式的开发利用，使特色地域文化档案信息资源在发展经济中发挥应有的作用。

三、域内多方协同开发特色地域文化档案信息资源

1.利用上级的支持与协调

在政府的统领下，各类档案室要与文化馆、图书馆、博物馆、青少年宫、美术馆、艺术馆等公共文化服务平台一起发挥各自的职能，并共同合力开发特色地域文化档案信息资源。首先，制定和实施本地区开发特色地域文化档案信息资源的规划，实现对特色地域档案文化资源系统、完整、高层次的整理、开发、利用与传播，加大档案文化载体建设，探索开发的新路。其次，组织各个相关部门开展特色地域文化档案的征集活动，政府通过协调，多方合作，共同征集开发，将会达到事半功倍的功能。最后，建立特色地域文化档案信息资源开发的机制，以历史文化为题材，文化创意为手段，打造地区文化工程、开展文化惠民等重大活动，政府引导与市场化推动相结合，弘扬人文精神并统领各部门积极参与特色地域文化档案信息资源开发[3]。

2.挖掘高校社会科研团体的潜在开发作用

档案室可与高校建立联系，可以在高校开展一系列与特色地域文化档案信息资源开发相关的比赛活动，让更多的学生参与特色地域文化档案信息资源开发的活动；也可以将特色地域文化档案信息资源开发的内容纳入教学内容；还可以通过构建宣传和推广平台，要让更多的人认知特色地域文化档案信息资源开发，扩大档案文化的认知度。高校除了要借助校报、广播、宣传栏等常规宣传阵地外，要充分利用档案网站、手机、微博等媒介的传播作用，有条件的高校还要通过不定期组织档案主题展览、开展档案学术会议交流、开设档案文化教育课程等形式，营造一个多维度、立体式的地域档案文化传播空间。