文化馆档案的数字化管理措施研究

孙俊伟

（凌源市文化馆，辽宁 凌源 122500）

近几年，各地文化馆都积极地发挥信息技术的优势，尝试档案管理的数字化、信息化变革，以提升档案管理的效率和质量。而在文化馆档案数字化管理中也存在一些问题，主要是管理标准不统一、专业人员缺乏、安全部署不到位、信息技术更新不及时等。明确这些原因，才能找到文化馆档案数字化管理的弊病，并针对这些问题，从构建规范的管理制度，引入先进的信息技术，打造高素质的管理队伍，重视档案安全部署四个方面去论述文化馆档案的数字化管理之路，希望为文化馆档案管理提供相应的指导与参考。

一、文化馆档案数字化管理

文化馆的档案是文化馆在参与社会实践活动中形成并积累下来的有效的活动信息、素材资料，针对这些素材资料进行档案管理，可以实现信息的完整保存和清晰记录，指导文化馆的创新发展，而数字化管理是当前文化馆档案改革的新成果，以纸质档案资料为基本的工作对象，管理人员通过扫描将其录入到数据库服务器存储中，实现档案的高效存储，有效备份和科学的提取利用，让档案管理不仅保密性好，且成本低，不仅检索方便且寿命较长[1]。文化馆的档案相对特殊，一般展览、表演、培训的活动比较多。材料比较零散且类型多元，传统的管理模式下采集、管理、存储难度较大，进行档案管理的数字化改革也具有积极意义。而目前文化馆也尝试借助新媒体去开展一系列的推广宣传工作。在微信、微博、互动触屏等媒介的支持下进行宣传推广会涉及到很多数字化的档案材料，其也对档案的管理改革提出了要求。因此文化馆档案数字化管理改革具有现实必要性。

二、文化馆档案数字化管理的意义

1．提升档案管理实效

档案管理人员如果沿袭传统的管理模式，往往耗费大量的时间和精力，而做到的只是基础的档案整理，在较大的工作负荷下也常常出现人为工作的疏忽，无法保证档案管理的质量。进行文化馆档案数字化改革，引入先进的数字化系统、信息化技术，不仅能提升管理时效，也确保档案管理的完整性，提升档案管理质量，也真正解放劳动力。

2．提升档案服务水平

文化馆作为文化服务机构，档案管理的目的在于服务大众，推动文化建设，而文化管档案的数字化改革也使得档案资源服务能得以持续优化，带来档案信息的及时传递，让档案资料互通共享，使档案服务能力显著提升[2]。档案数字化资源可以重复利用，传输更方便，也摆脱了档案使用的时间与空间限制，带来档案管理时效与质量的双提升，带给档案使用者更优化的使用体验。

3．契合用户档案数据需求

当前用户需求更为多元，个性化特征更明显，以数字化管理尝试带来档案管理与服务的统筹，发挥大数据技术的优势去总结用户对档案数据的现实需求，始终以用户服务为导向，带来档案数据信息的高效整合和针对性筛选，带动档案信息的互通互联、共建共享，方便用户档案查询与使用，增强档案服务的人性化关注，提升用户满意度[3]。

三、文化馆档案数字化管理的既存问题

1．缺乏统一的管理标准

目前大部分县级文化馆对档案管理数字化建设支持不多，且错误地将其作为合同文件管理，使文化馆的档案管理长期处于管理的边缘地位，一些特别的资料没有得到有效的保管、存储，且因为文化馆档案管理规章制度不健全，一些关键的信息与业务材料会交给不相关职位的工作人员去进行管理，如果出现较大的人员流动，便很容易导致主要的资料丢失，影响文化馆相关业务工作的开展[4]。缺乏明确的规章制度、统一的数字化管理标准，在文化馆档案管理中带有较大的主观随意性，各部门之间信息无法有效流通，且因为档案材料格式、内容的不统一，分类标准的不统一，导致档案管理中各自为政，增加了档案统一管理的难度。

2．管理人员专业素质不高

文化馆虽然已经开始关注档案的数字化管理，但依然缺乏专业的管理队伍，这使得数字化档案管理工作的价值没有真正发挥。数字化管理人员专业素质与工作能力偏低，导致其档案分类不合理，更不能有效地应用档案信息，使得资料数据获得时间受制约，档案管理在文化馆中的作用难以实现。档案数字化管理人员素质能力偏低，也使得其缺乏专业的档案管理理论知识，没有充分认识到数字化改革的必要性和紧迫性，工作敷衍塞责，数字化档案管理缺乏实效。

3．缺乏有效的安全保障

现阶段文化馆档案数字化管理中对安全建设管理缺乏应有的重视，就使得档案安全受到威胁。档案管理人员没有充分认识到视档案管理数字化建设的重要性，管理时比较随意，一些关键的信息丢失或损坏。文化馆还没有对档案管理数字化建设给予明确的操作说明，对档案管理人员没有明确的行为约束，也在一定程度上忽视了档案的保密保护工作。当前多数文化馆缺少网络安全管理认知，特别是档案数字化管理中存在较大的安全隐患。

4．数字化设备技术应用不理想

当前文化馆档案数字化管理也需要数字化处理设备的支持，需要先进信息系统的支持，但多数档案文化馆档案管理中存在着基础设施设备不齐全的情况，多局限于一台电脑、扫描仪。数字化建设和管理存储设备落后，还停留在本机处理本机上保存的资料的管理模式，缺乏专业的数据库服务器，缺乏专业的存储设备以及配套的安全设备，档案共享利用程度低。文化馆档案数字化管理中信息技术应用水平偏低，也一度制约了其管理实效。信息化技术更新不及时，单点故障发生率偏高，带来的档案管理损失较大。

四、文化馆档案数字化管理优化对策

1．健全规章制度并明确标准

数字档案管理必须有明确的管理标准、管理流程，特别是档案资源整合归纳，必须有统一的标准，让档案资源的收集、存储、管理与利用更高效，带来数字档案资源的协调与共享。文化馆应基于档案行政主管部门颁布的标准和规范，以自身档案管理实际为出发点，建立更适合自己的数字档案资源标准体系，以此为指导开展数字档案管理工作。在日常档案核对中，要基于标准体系及时补充缺失的字段信息，及时修正不规范的著称，让格式和名称统一化。

2．打造高素质的档案管理队伍

文化馆档案数字化管理工作要想落到实处、取得实效，必须打造高素质的档案管理队伍，并加强档案管理人员的日常培训，使其掌握档案管理的新理念、新模式、新技术，自觉树立档案数字化管理理念，去落实好数字化改革尝试。文化馆其他工作人员也应加强与档案馆工作人员的积极配合，于文化馆内部形成信息资源共建共享的格局，达成档案数字化、信息化建设的共识。文化馆要面向档案管理人员、相关工作人员进行专门的教育培训，让其学习数字化实操技术，夯实档案管理的知识基础。在技能培训的同时，也应关注职业道德教育，增强档案管理人员的工作责任感与使命感，使其在数字化管理中具有奉献意识、服务精神，自觉发挥能动性去尝试新型有效的管理模式，带来文化馆档案管理的持续优化。

3．认真做好档案安全管理工作

在文化馆档案数字化管理中，安全管理问题不容忽视。档案管理数字化管理中，只有落实好安全管理工作，才能让档案价值得以充分发挥。要想增强档案管理的安全性，应多措并举，要建立健全相关的保密制度，明确相关的档案管理操作规定，使得档案管理人员行为得以约束，一旦发现有泄密行为，给予严厉处分，让档案管理得到有效的监管，以此增强档案信息的安全性。文化馆应定期宣传推广计算机知识，加强网络宣讲，使文化馆内部人员具有较强的网络安全意识，能够对安全隐患所带来的严重后果有所认知，强化其行为自律。

4．积极引进应用信息化技术

文化馆档案数字化管理工作的稳步推进需要信息技术的支持、设备的支持，要配备专业的档案管理设备，优选高性能的硬件设备，提高数据处理的效率，避免图片处理、视频处理时出现频繁死机的情况。目前必备的设备主要是高速扫描仪、PC机、文本转化机、单反相机等，这是数字化管理工作开展的基本硬件基础。而信息技术引入以及应用方面，主要是基于数字化总体规划去进行数字化设备的选型，再进行软件开发，进行查询管理与安全保护。要基于档案管理的实际需求，结合档案数字化建设的大趋势，构建完善的档案管理信息系统，保证档案管理信息系统扩展性强，可在线扩容。要确保档案管理信息系统运行稳定，如以磁盘阵列产品在结构上的完全冗余设计去减少单点故障发生率，再如采用光纤磁盘阵列产品去带来档案软件系统的定期升级与优化，再如使用专门的图形管理界面去带给管理人员良好的人机互动体验。在文化馆档案数字化管理中只有积极引入与自身发展相契合的数据库管理系统，才能满足文化馆展览展演、文化培训等资料的档案化加工与处理需求，引入专业的数据存储服务器，才能做好文化馆的档案管理工作，实现简单故障的处理。

结语

档案数字化管理是文化馆档案管理变革的必然趋势，其带来档案利用价值的凸显，更好地推动文化馆建设，推动文化产业的发展。而档案管理的数字化变革需要多方面的努力，特别是要建立完善的规章制度，明确档案数字化管理的标准，要构建专业的档案管理队伍，高质高效地开展数字化档案管理工作。要着手信息技术的创新引入与应用，去提升数字化档案管理实效，要加强档案安全管理去做好数字化管理的安全部署，多管齐下才能真正提升档案管理的实效，带来文化的大发展与大繁荣。