强化医院档案管理提升档案资源利用率

高 丽

（淄博市中心医院，山东 淄博 255000）

引言

医院档案不仅是历史事件的记录，同时还是所有文献资料的集合，其档案资源会涉及患者、医护人员、医学研究等，如果缺乏完善的管理体系，则会给医院以及患者带来较大的损失，对医院的未来发展有着深刻的影响，因此，需要对医院档案管理工作进行强化，不断提高档案资料管理的效率，以此为基础来开展各种工作，对医院的发展有着积极作用[1]。

一、新形势下改进医院档案管理方式的必要性

1．档案管理工作的用处

档案管理工作作为医院的核心部分，既能为医院的改革提供支撑的条件，还能精准地提供医院工作的开展信息。医生可以清楚地了解病人的情况，不仅可以有效节约病人的看病时间，还可以提高医院的服务水平。医生如果可以了解更多的特殊情况，也就能够提高自己的业务能力[2]。

2．医院档案管理工作的形式

医院档案有书面资料、电子资料、影像资料等多种形式，可以记录医院发展建设的方方面面信息。按照档案管理内容的分类，有医疗档案管理和后勤档案管理两种。医疗档案管理主要用于记录医院的日常医疗工作，后勤档案管理用于记录医院的绿化以及水电等其他后勤服务[3]。

二、医院档案管理存在的问题

1．档案的利用率不够高

有的档案管理人员没有意识到档案管理的必要性，档案录入后，没有得到有效利用，这就在医院的工作上起不到真正的帮助作用，档案管理的价值也就没有被真正发挥出来，使得档案的利用率不高，功能也就不断地被弱化。

2．档案管理缺乏完善制度

就目前而言，一些医院在管理档案时，只通过简单的制度来进行，使得各个管理制度缺乏完整性，而且许多岗位职责并未明确，责任无法落实到位，从而会导致档案管理工作的混乱。医院档案记录着医院许多重要信息，如果没有制定完善的制度进行科学管理，而是将档案简单地理解为对资料的归档、对信息的整理以及封存保管等，则会导致档案管理水平低下[4]。

三、医院档案管理提升档案资源利用率强化措施

1．完善与档案管理相关的制度

医院在开展档案管理工作的过程当中，经常会表现出条理性与严谨性等特点。而对医院当前的档案管理制度进行完善，是保证其档案管理人员能够顺利完成档案管理工作的重要前提。为此，医院要着眼于当前实际，结合我国相关的法律法规，制定并完善档案管理制度和奖惩制度，合理构建监管系统，以此来实现档案信息的标准化和规范化管理。与此同时，医院也要对如下制度体系进行完善。第一，要完善档案收集体系，明确各部门的具体职责，加大检查监督的力度，确保各科室及部门可以上交档案信息的实效性。第二，要构建系统的档案分类体系。具体来讲就是依据档案内容所属的性质与类别，由档案管理人员对其进行分类管理。第三，健全档案保管体系，完善档案管理室的工作制度，并聘请专业的档案管理人才，对档案室的档案管理工作进行定期的抽查与指导，确保医院的档案管理工作有序进行[5]。

2．开发档案管理应用

在新时代发展背景下，档案管理工作需要重视对信息化的建设，在档案管理工作中引入信息管理系统以及数字信息设备，充分发挥计算机作用，从而全方位地监控档案资料的收集与整理，这样是能够将档案管理的质量与效果有效提升，并且还能够将其现代化与规范化。通过信息技术来管理档案资料，能够帮助管理者更加快速地进行整理与编制。管理者在查找文件时，只需要在检索中填入关键词便能够检索到相应文件，使得查找的效率极大提升，不仅能够节约时间，同时还能够节省人力、物力和财力。

3．不断提升档案管理人员的综合素质和能力

信息化的大潮给各类工作人员都提出了新的工作要求，档案管理人员也不例外。档案管理人员除了要加强档案相关专业理论知识的学习和具备满足档案管理工作的专业素质以外，还要进一步提升信息化工作水平，提高运用信息化、新媒介管理档案、利用档案的水平和能力。医院可举办培训班或者邀请专家授课等方式，将信息化工作水平作为培训提升的重要内容，将信息化手段（网站、微信、公众号等）应用到医院档案管理工作中，发挥信息化技术在医院档案管理中的优势[6]。

4．不断提升医院档案编研水平

对原本枯燥无味的档案资料进行档案编研，是提高档案利用率的必要手段，也是档案存储有效开发和利用的重要方式，档案编研的水平和质量直接决定着档案的利用效率。结合大多数医院的实际情况，医院的档案编研工作水平在以下两方面需加以提高。一方面，提高重视程度，增强编研力量。档案部门在医院内部并非业务部门，容易被忽视，基础设施建设和工作人员配备等都落后于医院临床科室。因此，医院需要从机构设置着手，加强人员和职能配备，完善档案专业人才队伍，为编研工作的顺利开展创造有利条件。另一方面，提高编研质量，发挥档案价值。编研人员在工作中需要遵循实用性原则，在原有基础上提高成果质量，根据档案资料的不同特点，或编研成册，集中利用；或复刻成影像资料，绘声绘色；或建设档案网站，广而告之等。通过多种多样的编研工作，面向医护、面向病患、面向社会提供档案服务，将档案室的社会功能全面激发出来[7]。

5．完善软硬件设施

首先，配备了先进的扫描仪、电脑、复印机，通过档案管理购买了与载体需求相对应的一种设备，得到了高质量的电子档案管理。医院联合相关软件开发公司，与办公自动化系统、档案管理系统建立对接接口，促进档案人员成长，确保工作成效。同时，强调设施管理系统、人事管理系统和档案管理系统的有效衔接，建立档案数据库，逐步丰富档案资源。通过调整数据库的局域网，充分利用大数据、云计算等信息技术，增强了其他医院和医疗机构的资源共享，有效提高了档案管理资源的可用性，充分展示了档案管理资源的使用价值。

6．提高信息防护意识，确保档案信息安全

数字化的信息模式相对于传统的纸质记录方式安全系数已经大大提升，但也不是全然没有被破坏的可能，一些电脑高手还是会以黑客的手段盗取别人的信息，对别人产生威胁。因此，数字化信息还是要有一些保护措施为好，要定时对信息进行监测，并确保网络和数据库的安全，在实现数字化的档案管理后，还需要在医院建立数字档案馆，以及相应的信息安全综合管理平台，可以通过这些来对医院的档案进行保护。提供独立的数据操作设施，将文件存储设施放置在远离磁场的环境中，保护设施的电源，并建立独立的电源室，使数据库能够安全运行。同时，加强了电子文件的备份管理，方便了受损电子文件的恢复，保证了文件资源的完整性和安全性。医院可以离线备份，也可以在线备份，因地制宜选择本地备份或异地备份。为了强调电子文件的安全性，避免病毒和黑客的攻击，可以采用软件加密、硬件加密和混合加密的方式进行秘密保护管理。其中，最常见的是混合加密方法，它通过用户身份验证、状态密码和权限分配来保护档案信息的安全[8]。

7．制定与更新医院档案数字化建设标准与规范

健全与完善医院档案数字化管理标准与规范，更有利于档案数字化管理工作的开展，若无规则与标准的支持会导致档案数字化的推进无章可循。医院档案管理部门需结合国内、国际以及行业标准规范，根据医院自身发展实际制定有可操作性的档案数字化管理制度与业务标准，使档案数字化管理全过程均在制度的保障下推进。档案管理部门需从如下几点着手进行标准与规范的制定，第一，对档案收集与整理制度进行完善，要求医院内各科室或部门对所形成的文件材料第一时间传入到相应的共享系统中，供档案管理人员进行信息整理，使得档案收集归档工作能在制度的引领下落实到位，将原来的被动等模式转变为依靠信息技术主动进行信息收集的管理模式。第二，在现有的《文档形式一体化制度》《网络验证识别制度》等一系列规章制度的基础上，制定有针对性的激励约束机制。第三，制定临床、科研、教学等不同部门联动机制，便于管理人员能够全方位跟踪收集各部门所形成的文件材料，使收集渠道畅通。

结语

简而言之，档案管理属于一个医院经营发展中不可缺少的组成部分，记录着医院成长壮大的每个历程，还展现了医院各阶段的经营情况。档案信息资料不仅能够总结和归纳以期工作，同时还能够为医院后续工作内容提高数据参考，因此，对医院的良好发展有着积极作用。为了提升档案资源利用率，医院需要对管理机制进行完善与健全，同时对档案工作的管理意识进行培养，并不断促进信息化管理，这样是能够充分发挥档案资源的作用与价值，进而提高医院档案的管理水平。