大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析

杜 寒

（铁岭日报社，辽宁 铁岭 112000）

提升事业单位档案管理工作效率和水平，有助于促进事业单位的发展。而大数据技术在其中的运用恰好可以进一步加强档案管理工作水平，因此，事业单位需要帮助档案管理人员学习更加先进的技术，使大数据技术在档案管理工作实践中得到充分利用，从而为事业单位发展而助力。

一、事业单位档案管理利用大数据技术创新工作的意义和急迫性

1．意义

现阶段，部分事业单位制度还存在落后现象，这显然已经不符合当前时代发展需求，因此，需要给予及时改进。同时，在事业单位中还大量存在手工检索和纸质记录的情况，在先进技术融入档案管理工作之内时，就会与原有的传统工作模式冲突，导致二者在短时间内无法得到平衡，容易使工作出错，而这势必也是一种会被淘汰的工作模式。现如今在网络管理越来越被大家所熟知和大力度推广运用之下，事业单位只有跟随大势所趋，才能更好地适应时代发展，将更好的服务回馈于社会和人民，及时提供准确且有价值的信息供人们使用[1]。

2．急迫性

大数据技术目前在各个行业中的应用可谓是耳熟能详，它在档案管理工作中的应用，首先是适应时代发展的必要举措；其次是事业单位时代发展所必须。将其应用到档案管理工作中，实践证明可以大幅度提高应用工作中的效率，使工作变得简单而易操作，大大降低在工作中出错率，在一定程度上也可以帮助事业单位降低工作成本。除此之外，大量数据化档案信息的生成，给档案工作人员带来了挑战，在大数据技术的融入下，档案工作不仅仅可以将档案存档工作做得更加优秀，而且还可以充分利用大数据资源共享功能，通过互联网平台了解其他单位档案管理动向，这样也便于更好地促进事业单位档案管理工作人员之间在大数据信息方面上的经验共享与交流，提高工作内热源运用大数据技术的专业技能水平。

二、大数据技术下事业单位档案存储管理工作模式

1．云存储模式

云存储可以为档案管理工作提供巨大的储存空间，可以有效解决掉以往传统信息存储方面的问题。与其他管理形式相比，云储存对档案信息的处理更加具有可靠完整性，可以快速准确地确定存储位置，为使用档案信息后续使用工作提供了极大的便利，因此，也比较受到使用单位的认可与青睐。有效实施云储存模式需要前期做好基础设施建设的投入，也需要充分配备相对应用软件。另外，此种形式可以衍生出很多类型的信息库，可以分门别类保存各种信息，同时也在根本上保证信息的完整性。目前，因云存储自身优势，在档案管理工作中发挥出了十分明显的作用，从而也助力于云存储模式的推广与使用，进一步提升了我国档案信息管理水平[2]。

2．用户的数据分析服务

在档案管理工作开展中应用大数据技术，可以实现对管理工作程序的优化，使服务功能更加多样化，对于各类数据可以进行集中综合化处理，可在最大程度上满足用户的不同需求，弥补以往管理程序上的不足。因而，大数据技术在档案管理工作中可以提升用户数据分析质量，提高分析效果，以便于在日后工作中满足用户更多对信息的各类需求，使服务水平得到提升，帮助单位大幅度提升工作效率。在大数据技术应用下，档案信息资源实现了互通共享，有效拓展了数据可分析范围，使档案信息管理价值得到进一步升值。

3．数字化档案检索

大数据技术在档案管理工作中的应用巨大的存储是现代智能化发展的体现，除此之外，高效查询检索也是现代智能化发展的体现。大数据技术参与的档案管理工作可以在设定好的专属系统，以及借助网络资源对数据信息完成整理，然后可对数据内容进行进一步深层次分析，然后可按照规定标准进行分类，进而实现对数据信息的科学规范化管理，给用户提供便捷快速的检索查询体验，提升查询效率。另外，大数据技术还可以实现对不同数据信息形式的存储，并也可将多种不同类型信息给予全面展示，这在一定程度上也便于用户直观性地查看信息，利用信息，充分体现出了大数据技术在检索查询方面的强大功能，以及在档案管理工作中应用必要性[3]。

三、事业单位档案管理中应用大数据技术所存问题

1．档案管理安全方面风险相对较大

大数据技术在与互联网结合下，能够为事业单位档案管理带来诸多的便利，但与此同时也会带来一定的不确定性，导致档案管理工作存在较大的风险。在计算机与互联网横行发展的当下，利用二者引发犯罪的案件时有出现，盗取个人私密信息贩卖情况也是现阶段存在的一种警方机关严厉打击现象。在将大数据技术应用于事业单位档案管理工作中，不能够完全保证技术使用的安全性，也不能保证没有上述情况的发生，因此，在大数据技术应用背景下，如何使档案管理工作保证在一个安全的环境下进行就成了目前重点需要研究的课题。

2．档案管理体系缺乏整体完善性

根据调查发现，在以往的日常档案管理工作中，大多数事业单位中并没有十分明确且有完善的档案管理制度。并且相关工作人员在进行工作过程中，大多也没有可以作为基准的具体章程，使工作中增加了很多不确定性，也是工作过程中经常会出现各种各样的问题，接下来就可能会引发责任推脱情况，影响单位和谐工作气氛。同时，事业单位当前也正处于转型期，在这个过程中同样有着很多不确定性因素，这对档案管理工作来说也是一个不小的考验，那么此时便更加不能够将建立档案管理体系完全忽略掉[4]。

3．信息化程度不高，根基不稳

当前，很多事业单位都处于新旧相互融合与过渡的阶段，并且很多档案管理工作已经逐渐转向大数据方向，在计算机辅助下，使档案管理工作拥有一片良好前景。但是在这个阶段很多问题随之也逐渐显现，阻碍档案管理工作的有效开展。比如，管理制度已经制定，但是相关监督机制却始终落实不到位，数字化设备的运用维修与更新跟不上时代发展，或设备与技术已经进行了引进，但相关人员专业能力缺乏等，以此便大大增加了档案管理工作中的不确定性，与以往未改革前的方式相比也显示不出优势，改革进行变得无意义。信息化也是近几年来所快速发展起来的现代化新型技术，所以在使用中也需多加注意，多方考量，否则将会在建立初期导致大数据技术参与工作根基不稳，给日后工作造成层出不穷的麻烦。

四、事业单位档案管理中有效应用大数据技术的措施

1．加强信息化建设，做好档案存储与归档

在以往工作中，档案管理通常是由人进行纸质版的记录与保存，然后每天在繁忙中完成档案管理工作中的各项任务。在这个过程中会产生很多纸质版信息，如果想进一步查询信息就会十分的吃力，同时也不符合当前我国提倡的绿色环保理念。利用大数据技术，信息化进行档案管理可以与网络相连接，借助与云储存进行大量档案信息的存储，在节约纸张方面功不可没。这种工作方式虽然十分的简洁便利，具有很高的利用价值，但若大数据下的网络存储安全防护不到位，则更加容易受到病毒等的攻击，因此，介质存储对环境也有着很高的要求，需要在使用中多加注意。为了避免上述情况的发生，在对档案进行管理过程中可以进行分门别类，将档案由重要程度划分，然后再依照相关管理办法条例进行分类归档，并做不同的保护处理，这样便不至于使不同重要程度的所有信息在受到攻击时都暴露在外，任人摆布和获取[5]。

2．加强相关制度建设，充分利用档案价值

在上述分析可得知，在大数据技术背景下的档案管理工作，若想得到更好的发展，那么就需要加强对管理制度的建设，将工作按照职能不同分配，使之公平公正，具有说服性。同时，也需要将档案工作与编办一同部署，明确个人访问权限，保护档案信息安全。对于档案查看与调取也应进行严格的设定，并还要同时制定相关制度，将这个流程规范。在档案管理工作中，工作人员是其中实施的关键因素，所以需要将工作人员的培训重视起来，可以通过组织开展档案数据化管理技术培训等，帮助档案人员业务提升，然后在工作中发光异彩，也使档案可以在被利用的过程中体现出本身价值。

3．加强信息化技术应用，建立大数据信息库

档案是记录过去以及现在一个单位发展过程中的资料，而单位在不断的进步，档案中需要存储信息资料也在逐渐增多，仅凭传统管理方式进行档案管理效果可想而知。因此，就需要加强信息化技术的应用，建立起一个相对完善的档案信息数据库，使信息采集工作得到优化，将先进技术的工作优势发挥出来，保证信息的安全性、准确性和完整性，在严格保密的制度下，将信息出现问题的责任落实于个人，使档案管理工作效率与质量兼顾。为了促进大数据在档案管理中的利用率，可以建立起系统数据库平台，实现不受空间时间限制的信息共享。在需要某种信息资料时只需要动一动手指和键盘，通过网络和建设的平台就可以便利获取到，减少不必要的资源消耗。

结语

综上所述，从时代发展特点出发，通过分析大数据技术在档案管理工作中的应用意义和问题，总结大数据技术在应用中的优势。而档案管理工作需要人的参与，基于此，档案工作人员需要紧跟时代脚步，不断提升自身业务能力水平，科学合理地应用大数据技术，从而构建出更加高效的档案管理体系，提升档案管理工作质量，为促进事业单位更好的发展助以一臂之力。