精细化管理医院人事档案管理的改革策略与质量初探

2021-03-27刘卓

中文信息 2021年12期

刘卓

（淄博市第一医院，山东淄博 255200）

医院在现代化发展期间，需要对人事档案管理工作进行调整，根据医院发展需要改变过往低效的人事档案管理方法。人事档案管理是医院管理的组成内容，会影响到医院干部队伍建设与人才选拔工作的进行，是保障医院各项活动的基础性。但是当下大部分医院人事档案管理工作并没有得到领导层的关注，同时在人事档案管理期间还存在很多问题，比如管理操作繁琐、管理难度大，同时相关因素会使得人事档案管理难以达成工作目标，影响到医院工作的进行。在信息技术高速发展的背景下，医院需要推进人事档案管理信息建设，应用现代技术，让人事档案管理具备实效性、全面性。

一、医院人事档案管理存在的问题

人事档案管理关乎医院在人力资源方面的应用效果，对医院能否实现可持续发展目标影响重大，其记录原历史信息，可以为日后工作提供凭证，但是目前很多医院在发展过程中采用科学方式处理人事档案，在信息量日益增长的过程中，部分医院仍然采用纸质管理的方式，由于工作量巨大同时纸质资料在使用期间存在损毁、遗失等情况，影响到医院管理工作的开展，无法获得全面的信息，不能快速动态响应个人信息、人事变动等情况。在纸质档案下无法快速查找信息，没有办法提高相应内容的应用效率，会对医院人力资源管理造成一定的影响。目前，医院人员流动频繁，每天都有人离职、入职，如果人事档案资料不完整，不能快速更新档案内容，将会对医院人事审核造成巨大的冲击[1]。

1．规范程度不足

医院在发展过程中对人事档案管理工作的规范程度不足，医院人事档案管理包含的内容众多，涉及人事变动的所有信息。人事档案管理人员需要面对浩大的工作量，同时在高压工作状态中，可能会出现数据记录错误的情况，对人事管理工作开展形成影响。医院在人事档案管理阶段没有完善管理制度内容，使用存在漏洞的管理制度无法满足医院对未来发展的需要，当下医院制度建设发展迟缓，对人事档案管理改革并没有投入足够的力度，也没有快速引进信息化设备与系统，使人事档案管理效率低下且存在不规范的问题，对医院人事调动等活动的开展会形成不利的影响[2]。

2．工作人员专业能力不足

人事档案管理工作对从业人员的专业能力有一定的要求，目前发现医院负责人事档案管理的工作人员在医疗卫生方面的专业程度不足，还有部分工作人员之前没有从事医疗领域行业工作，也不具备相应的专业知识，缺乏档案管理的技能以及知识，影响到其在工作中的表现。医院在人员编制架构方面，没有从实际情况入手，使医院在人事档案管控期间无法获得精准的人事信息，导致人事管理效率低下，严重影响到医院档案查询工作的进行，对医院发展形成巨大的阻碍[3]。

3．没有明确的发展规划

医院人事档案管理工作直接关乎医院人事调动，目前医院管理层在人事档案管理方面并没有给出确定性的发展计划，医院管理层将工作着重点放在院内医疗工作，没有关注人事档案管理，也没有为其进行发展规划。由于对人事档案管理重视程度不足，同时存在资金、技术、人才等资源限制的问题，使人事档案管理难以快速推进，也无法满足医院在发展方面的需求，浪费医院的资源[4]。

二、医院人事档案精细化管理的优势

1．提高档案信息管理效率

医院人事档案建设期间改变传统粗放式的管理方法，在精细化管理模式下推进资料整理、分类与查询等工作。在我国信息技术高速发展下，医院考虑自身未来发展需要，为医院引入适合自身特征的操作平台，建立人事档案管理数据库，改变低效的档案管理方式，选择信息化检索手段，提高工作人员在档案管理方面的效率，还可以削减相应领域的人员数量，降低医院在人力成本方面的压力。在人事档案精细化管理期间，必须合理应用现代信息技术，使用计算机并建立档案信息管理系统，定期对管理系统进行优化、升级，配置满足工作需要的硬件基础，在软硬件同步推进的过程中，发挥计算机在数据计算存储方面的优势，提高档案管理的自动化、逻辑运算水平，快速完成人事档案管理工作，并为档案管理人员提供便捷的条件[5]。

2．实现精细化管理

在信息技术应用到人事档案管理领域后，为精细化管理工作的开展提供技术支持，医院的工作人员也能快速查询档案，人事档案管理人员可以更加便捷地完成信息录入、更新等工作。此外，在信息建设过程中，需要快速将原有的纸质档案变为电子档案，从而可以节省纸质档案管理耗费的成本，还可以在数据查询方面快速找到有价值的信息，为工作人员服务。

使用信息化技术进行人事档案信息的采集、分类等工作，人事档案人员随着工作的进行定期更新人事信息，提供各类人才内容，方便医院完成人才信息的整理、归类与收编等工作，实现人事资源共享，提高人才利用效率，进一步提高医院在人力资源方面的管控水平，造福社会大众。

三、医院人事档案精细化管理发展方向

医院在现代化发展过程中，已经注意到人事档案对自身发展起到的作用。为了提高人事档案管理水平，选择精细化管理方法，但是发现相应方式较为复杂，在具体实施中存在很大的难度，对硬件设施与工作人员专业能力、职业素养有较高的要求。医院着手推进精细化管理工作，必须顾虑到档案信息化建设可能遇到的所有问题，加强对信息安全的关注度。为了防止外部攻击盗取医院人事档案信息或非法篡改档案信息，必须完善信息安全建设体系，通过健全的信息化管理体系，高效、安全地完成人事档案管理任务。

四、医院人事档案精细化管理的策略

1．完善精细化档案信息数据库

医院引入信息技术，根据人事档案管理需求，构建精细化的档案信息数据库，不断地引入现代技术，完善档案信息库的系统架构，提高系统作业水平。在医疗规模不断扩张的过程中，考虑到从事医疗卫生领域人员数量日益增加的现状，必须快速推进人事档案信息化建设，需要采用精细化管理方法，提高人事档案管理效率与效果。针对医院职能部门众多，在人事档案管理期间需要在数据库中按照类别进行合理、科学的分类，可以提高信息检索效率，也便于工作人员调取、录入信息。同部门科室的档案也存在差异，为了防止档案录入错误或查询效率低等情况出现，必须重视信息分类的工作，同时防止出现数据分离、档案资源分散等情况。

在医院人事档案信息系统建设期间，从安全层面考量设计安全保障系统，从而可以安全地传输信息、处理信息，防止人事档案受到网络窃听或黑客攻击，导致病人信息泄露，造成不良的社会影响。在安全保障系统下，可以减少病毒或技术缺陷带来的问题，提高系统运行的可靠性、安全性。

2．编制内容健全的人事档案管理制度

人事档案管理工作的执行效果与医院是否具备健全的人事档案管理制度息息相关，在医院人事档案管理信息建设期间，结合信息化时代特征改革传统人事档案管理制度，根据应用需求设计制度内容。

医院为提高人事档案管理效率，积极地应用信息技术，通过计算机完成人事档案信息的录入、整理、分类、调用等工作，与传统管理工作模式不同，人事档案管理制度也需要进行调整。目前，医院在人事档案管理方面需要推行信息化工作模式，还需要利用计算机完成人员信息的整理工作。工作人员应该接触人事档案管理所用到的各类信息系统，需要转变传统人工作业方式，快速将纸质档案转变为电子档案，加强对系统相关设备的检修维护力度，推进软件信息系统建设。需要完善与系统相关的软件硬件设施，建立完整的数据库，由此保证各项工作均在数据支持下进行。

在人事档案内容健全的数据库下，可以使管理层掌握人员变动情况，快速确定各部门在人员方面存在的不足，及时补录各部门所需要的人才。医院建立完善的人事档案管理制度，确保人事信息在日常工作中得到良好的发挥。此外，建立其他相关的管控系统，让医院人员数据得到有效的利用，为医院各项工作的开展提供数据支持。

3．开展文化建设工作

人事档案建设管理工作与工作人员的作业行为息息相关，为了更好地提升人事档案管理作业水平，需要在关注人事档案管理系统建设与制度构建同时，推动医院文化建设凭借医院文化。改变人事档案管理人员的工作观念，通过文化潜移默化地影响工作人员，使其形成责任意识，遵循医院提出的管控要求，开展人事档案精细化管理工作，调整管理方式，推动医院文化建设，让人事档案建设精细化管理在具体工作中拥有良好的效果。