国土事业单位档案管理工作的创新思考

2021-03-27马建花

中文信息 2021年12期

马建花

（灵丘县自然资源综合事务中心，山西大同 037000）

一、国土事业单位档案管理工作创新的重要性与必要性

无论是企业单位，还是事业单位，档案管理工作都具有极高的重要性，在一定程度上能够反映出企事业发展现状及管理工作的具体水平。各个单位均通过档案记录着单位的发展历史、各个部门以及人员的相关信息，是单位结合自身实际情况、综合理念发展状况，为企事业未来发展指明方向的重要依据。通过详细的历史资料，时刻提醒着单位要避免曾经犯过的错误。国土事业单位档案管理工作的合理创新，不仅有利于单位管理部门切实掌握当前管理情况，以充足的准备对各类突发性事件制定详细解决对策，并且也有助于单位各项成绩得到社会各界的广泛认可与支持，继而为其不断前行与发展提供力量。因此，国土事业单位需要在保留传统档案管理工作各项优势的前提下，对传统档案管理的方法、模式等进行创新，使其即符合时代发展的必然要求，更能推动国土事业单位的不断发展。

二、国土事业单位档案管理工作现存的主要问题

1．体制机制建设不够完善

档案管理机制是确保档案管理工作可以顺利开展的基础性因素，是档案管理工作能够有效推进的坚实保障。我国的《国土资源业务档案管理办法》是在2015年12月30日出台实施的。先前缺乏统一的管理标准和程序要求，部分国土事业单位在进行档案管理的过程当中，经常是业务部门移交哪一类档案，便对这个档案进行管理；档案管理部门收到多少档案，便对多少档案进行管理，继而引发信息不平衡、不对称的问题。部分国土事业单位档案管理内部衔接机制也不够顺畅，部、省、市、县四者之间的职责划分不够明确、不够清晰，这是今后应该予以着重解决的问题[1]。

2．程序混乱

国土事业单位在进行档案管理工作的过程中，必须具备一套较为完备的规章制度体系，以此对管理人员进行管理。但是，就当前国内部分国土事业单位档案管理的基本情况来看，仍然存在诸多不足和问题。

首先，档案收集工作作为档案管理工作的重要一环，缺少前瞻性的科学化规划。部分国土事业单位在档案管理期间，尽管能够按照规章制度对档案管理人员进行管理，但是制度不够细致和深入，造成制度很难发挥出其作为一项管理标准、管理指标应有的功效，并且考核工作力度不足，导致档案上交延缓乃至不上交的现象时有发生。

其次，部分国土事业单位在进行档案管理时，缺乏规范性过程。近年来，在经济飞速发展和同行业单位竞争日益激烈的背景下，大量优秀国土事业单位不惧外部环境制约，规模不断壮大、经济效益平稳发展。在此期间，持续性招聘全新管理人员入职，造成档案管理部门内部人员素质参差不齐、专业水平差距明显。在进行实际档案管理的过程中，难以以统一化、一体化的工作标准，在资料录入阶段时常由于人为原因出现与现实情况不符合、不匹配的问题发生。

最后，综合档案管理是当前档案管理领域中一种较为科学和先进的档案管理模式，但是一些国土事业单位缺乏这种意识，综合管理的力度不足，导致制度化管理水平低。具体而言，这些国土事业单位在档案管理期间，主要以班组为基本单位，不能利用行政手段对单位各个部门进行有效管理。仅通过汇报、报告等手段将管理信息传递给上级领导，档案管理工作缺乏实质性、过于形式化，在面对各类突发事件的时候难以应对，较大程度地提升了综合档案管理工作创新成果的衍生，从而加大了档案管理工作难度，档案管理自然也就难以发挥出应有的作用，影响了单位整体的发展。

3．技术水平与设备落后

当前，很多国土事业单位在长期发展中，已经具备了较为先进的管理理念和模式，不过仍采用一套计算机管理软件，档案管理工作专门使用的计算机等设备数量也比较匮乏。这种现象和信息化时代先进的管理模式存在很大差距。同时，一些国土事业单位尽管资金充足，无论是硬件还是软件都比较全面，但是因为领导以及部分档案管理人员缺少对档案管理工作的认识，对其不够重视，导致管理人员技术水平不高，不能在实际工作中得到丰富的经验，获得培训晋升的机会也很少。除此以外，因为国土事业单位规模的不断扩大，也出现了工作人员数量不足的问题。单位在开展档案管理人员招聘期间，在一定程度上降低了纳入标准，这就导致很多技术水平、业务能力、综合素养较高的档案管理工作者被拒之门外，影响了单位档案管理工作的质量[2]。

三、针对国土事业单位档案管理工作现存问题的创新策略

1．完善国土资源档案工作体制机制

想要提升国土事业单位档案管理水平，其关键在于做好顶层设计，这也是档案管理工作的保障和基础，构建起以部、省为源点，以市、县为辐射点的管理机制。在自然资源部的一体化正确领导之下，把国土资源档案管理工作归于国家国土资源部门，形成一种归口负责，多方共同参与的全新档案管理模式。深刻明确省、市、县等彼此之间的职责、权利、分工，达到各司其职、各负其责、承上启下、紧密配合的良好局面，要统一力量，联合起来一起提升国土事业单位档案管理的水平和质量。因为我国土地面积辽阔，不同地区情况不同，所以应该在严格落实《国土资源业务档案管理办法》的基础上，确保《国土资源业务档案管理办法》当中各类文件应归尽归的前提下，凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统的照片、音像等），要严格按规定及时归档。各地国土资源档案管理部门可根据不同地区的不同情况、实际问题继续沿用本省下发的国土档案管理规定，或是下发有关实施细则。除此之外，还需要强化国土档案的统筹管理及针对性指导，进一步彰显出省级国土档案管理部门的引领、模范、带头功效。

2．提高档案管理人员思想意识，赋予其相应管理权力

创新是一个社会发展的重要力量，只有不断地创新才能推动发展。在我国国土事业单位档案管理工作的过程中，很多管理人员不能认识到自身的缺点与不足。其主要原因就是对档案管理工作缺乏创新意识，不具备创新精神。而思想又是决定行为的最重要因素。所以必须从观念和思想的层面对档案管理工作进行创新，使其能够发挥出对档案管理工作效率、工作质量促进中的作用，确保档案信息的准确性和有效性[3]。具体来说，首先，应不断向档案管理人员融入档案资源是单位最重要的资源之一的思想，使其认识到档案管理工作的重要性，不断提升和强化个人能力。其次，应赋予档案管理部门监督权，单位各个部门领导以及上层领导脱离管理和被管理的关系，让档案管理部门成为一个独立的机构，不受单位内部因素制约，防止由于畏惧领导而出现的形式化管理，将可信度更高、完整性更强的档案整理到档案库当中，使档案能够准确地反映出单位整体和各个部门真实的发展情况，继而为企事业战略发展起到参考作用，为其长期发展打好基础。

3．加大硬件设备投资力度，构建信息化档案中心

为实现单位档案管理工作的不断创新，国土事业单位需要增加档案管理信息化建设水平和力度，建立更加科学的信息档案管理模式。其一，电子设备和其他档案管理工作配套软件作为信息化管理的基础，单位必须要确保资金充足，为档案管理创新工作提供更加充足和稳妥的外部条件，形成资金和设备保障。其二，在事业单位档案信息化管理模式当中，数字档案库是其主体[4]。在对其进行建设的实际过程当中，单位档案管理部门各级人员必须要求自身行为与思想观念，以信息资源内部共享为原则，以现场管控为工作重点，使档案管理工作基本形成档案管理一体化、文档管理系统化、互联网操作简单化。

4．加强人员培训工作，提升档案管理准入门槛

在新员工培训方面，需要利用合理的培训措施使新员工积极、快速融入到企业氛围之中，使其学会档案管理岗位所需技能，尽快成为一名合格的档案管理工作者。具体来说，新员工的首次培训就是使员工了解企业文化、了解企业发展方向，认识到档案管理的必要性和重要程度，使新员工更加快速地适应全新的单位。国土事业单位可以利用自身发展的经历，未来发展前景及所获得的各项荣誉，让员工对单位有一个好的认识，将员工带入企业发展的一个氛围当中，继而在员工心目中建立较高的威望，增加员工对企业的归属感，提高新员工对档案管理部门的责任感。在档案管理人员的面试考核方面，单位需要做到严格招聘、不弄虚作假，本着一切为实际工作发展而选人用人的态度。还要适当提升档案管理人员的准入门槛，确保学历在本科以上，具备相应资质和证书等。