人力资源档案管理中档案交接工作的特殊意义与应用

蔡 闽

（菏泽日报社，山东 菏泽 274000）

前言

人力资源档案是对于人才所有信息的整合，现代的管理理念以人为本，人力档案管理的质量对于人才的储备以及利用方面具有重要的直接或间接意义。无论是什么行业，对于人才的利用都是极其重要的，人才的利用均需要在实践中得以实现，人力资源档案的管理是人事制度的优化和改革以及人力资源的储备的重要部分，对于人才的发展规划以及发展目标的实现是极其重要的[1]。因此，加强人力资源档案的管理，具有重要的战略意义和现实意义。人力资源档案管理最终是服务于用人单位以及人才本身，随着科学技术的不断发展和进步，传统的人力资源管理并不能满足现在大数据的发展情况。将人力资源档案的管理工作与信息化相结合，人力档案管理体系也在不断完善，对于人力资源档案的管理有许多新变化。本文对人力资源档案管理的重要性以及所存在的问题，并针对性提出一定的改善方法，为更好地进行人力资源档案管理提供一定的理论依据，减少档案交接工作中的问题[2]。

一、人力资源档案管理的重要性

在报社的发展过程中，对于人才的管理是极其重要的。人才的各项资料汇总在人力资源档案中，所以对于人力资源档案的管理是极其重要的。人力资源管理会通过对人员的规划、组织结构的设计、教育、培训、绩效、进阶职称等方式进行，无论从哪一方面进行人才的培养，都需要进行人力资源档案的调取，人力资源档案是在报社进行人力资源管理的过程中形成的，整个档案中会表现出个人的经历以及各种表现，均会记录在人力资源档案中。主要是通过对材料的整理、收集、鉴别等来反映个人在报社的表现、知识才能等，从而更好地对人才进行合理分配，更好地利用人才。人才的合理利用对报社整体水平的提高是极其重要的，所以对人力资源档案管理进行优化和完善，对报社的发展以及个人的发展是十分重要的。档案管理工作虽然是一种服务性质工作，但是也具有一定的工作模式，优化和完善档案管理的制度可以推进报社的稳健发展。在人力资源档案管理过程中，档案的交接工作是极其重要的一个环节，完善人力资源档案管理体系对于减少档案交接产生错误是有着重要意义的[3]。

二、报社人力资源档案管理在交接工作中存在的问题

1．档案交接不及时

档案交接不及时是档案交接中出现的主要问题之一，导致这种现象发生的主要原因是原岗位的员工在新员工未来之前，就转到别的部门进行工作，导致档案的交接出现问题，不能及时进行交接，从而导致工作不能按时进行交接，工作效率有所下降；还有一种可能导致此现象发生的原因为新员工不能按时到岗，导致原岗位员工不能及时进行档案的交接，如果档案资料没有进行及时的处理和整理以及交接，还容易导致档案发生丢失的情况。

2．负责交接的人员不严谨

人力资源档案管理通常会由专业的档案管理人员进行管理和交接，但是即使如此，由于部分报社领导对于人力资源档案的重视度不高，导致人力资源档案管理人员会放松、懈怠，报社领导由于平常工作较忙，对于档案的交接工作更是没有时间进行过问，此种情况极易导致报社的工作人员的人力资源档案丢失，对于工作人员的职业发展具有较为严重的影响。所以应该采取有效的措施进行优化和完善。

3．交接手续缺乏规范性

人力资源档案的交接工作是报社档案管理人员的重要工作内容，但是由于档案管理人员对于档案交接过程不够重视，时间久了，就导致档案交接工作存在一定的不规范性，若出现问题不能及时找到负责人，或是在档案交接的过程中没有进行及时的登记，极易出现错登、漏登等情况的发生，有时档案管理人员没有按照正规操作流程对档案进行接手管理，若交接过程中出现此种问题，就极易影响工作人员的发展情况。

4．对档案交接缺乏一定的认识

由于报社许多管理人力资源档案的工作人员并非专业的管理人员，有的报社会雇佣兼职人员进行档案管理工作，多数管理人员没有进行过正规培训，由于种种原因，这些工作人员对于档案交接缺乏一定的认识，也没有意识到档案交接工作的重要性，许多工作人员单纯认为档案交接工作只是一种形式，极易导致人力资源档案的混乱[4]。

三、加强完善报社人力资源档案管理

1．加强档案交接工作的及时性

首先需要报社领导注重人力资源档案管理工作，提高对交接工作的重视度，采取较为严格的措施，将档案交接工作列入档案交接人员的工作日程中，明确相关责任，保障档案交接过程出现问题，可以找到负责人员。另外，在交接过程中，领导人员应该进行严格把关，充分做好相关的人力资源档案的管理和保管等工作，加强档案交接的及时性，从而提高人力资源档案管理工作的工作效率，对于档案交接管理工作的工作人员应当在其完成交接手续后，确认无误才可离开工作岗位，从而保证档案交接工作的及时性[5]。

2．提高档案交接人员的档案交接意识

提高档案管理人员对档案交接的意识是极其重要的，应该让报社档案管理人员牢记自己的工作职责以及相关业务，加强档案管理人员的思想教育工作，让他们了解档案交接工作对于工作人员的重要性，提高工作人员的责任心，保障保障档案工作可以顺利进行。另外，对于档案管理人员交接工作的业务能力进行提高也是极其重要的，要加强工作人员的业务知识、相关管理技能。合理安排全面培训，使其熟悉档案交接工作的相关内容，有利于提高人力资源档案管理工作的效率，因此，只有不断加强 报社档案管理工作，提高档案交接意识才可以推动报社人力资源档案管理工作的持续发展[6]。

3．对于档案交接手续进行规范化

在报社人力资源档案管理中，如果档案交接工作做得不彻底，或者由于许多问题没有及时解决，例如，报社员工的信息没有及时登记等情况，也极易导致人力资源档案管理混乱。针对有问题的材料不能及时进行信息的补充，或在交接过程中没有进行标记，从而降低了人力资源档案管理工作的管理效率。加强报社人力档案管理过程中，档案交接的管理情况需要要求原岗位档案管理人员尽快解决档案中存在的问题，解决完毕后进行档案交接工作，从而提高工作效率。档案管理过程中，规范化管理应对档案材料进行登记，保证档案管理过程中档案的完整性。另外，对于交接环节应该进行完善，一般档案人员进行交接时，由机构负责人进行监督管理，机构负责人进行交接时，应该由档案工作相关领导进行监督。在负责人的监督下进行档案交接工作，应当在交接文据上注明时间地点以及相关交接人的姓名和职务，应该对档案进行统一有效的管理，确保档案的安全性，也方便平时对于档案管理工作的进行，对相关管理人员的行为进行规范[7]。

4．加强对档案管理的监督和管理

报社内部对人力资源档案的管理制度是极其重要的，人力档案管理是一个大的范畴，具体在工作过程中，会将人力资源管理分为许多组成部分，包括交接档案、监督管理制度、人才培养等。只有对人力档案管理进行更好的监督管理，才能保证人力资源档案管理工作的效率提高，在工作过程中，应该严格落实到个人，明确每个人的职责所在，保证在出现问题时可以及时找到涉事人员，在追究责任过程中应该奖罚分明，根据实际情况对报社管理制度进行调节优化[8]。

报社人力资源管理主要是包括对人才的利用和规划、职业发展等，报社人力资源档案主要是对 报社职工的平时各项表现、个人经历、德才等情况进行汇总，人事档案的管理关系着报社人员的情况，关系到报社整体发展水平，对于报社的发展是极其重要的环节[9]。综上所述，档案管理的交接工作对于报社的发展极其重要，因此，在整个过程中都需要管理人员不断加强道德意识，提高责任心和工作能力，对档案交接工作的整个过程了解透彻，这样才可以保证报社的稳步发展。