纸质档案数字化外包管理的影响因素及措施

陈翠娟

（凌源市广播电视台，辽宁 朝阳 122500）

一、纸质档案数字化外包的业务

纸质档案数字化外包即档案部门根据自身工作需要，将本单位产生并保管的所有纸质档案委托外包公司进行数字化加工的过程，本科鉴定、整理、编页、录入、扫描、图像处理、质检、校对、装订等多个工作环节，以档案部门与档案外包公司签订合同为起点，从档案出库开始，进行数字化加工，再到验收入库的全过程管理[1]。

纸质档案数字化外包的管理，按管理内容分，可分为业务流程管理、质量管理、组织管理等；按管理主体分，可分为承包方的管理、发包方的管理、监理机构的管理等；按管理层次分，可分为部门管理、项目管理、业务管理等。由此可见，纸质档案数字化外包的管理覆盖面广泛，涉及内容复杂。

二、纸质档案数字化外包管理的影响因素

1．从业人员档案专业素养

档案工作人员的专业素养是影响纸质档案数字化外包管理的首要因素。第一，档案理论知识。它是纸质档案数字化外包管理工作的支撑。特别是在数字化前期，对档案的鉴定、整理等需要牢固、深厚的专业理论基础，并对档案数字化有整体上的认知，对档案的概念有着高度的理解，才能让自己在工作中游刃有余。因此，能够充分借助所学理论知识，解决工作中的难题，是做好管理工作的必要条件。第二，档案实践经验。丰富的档案工作实践经验是纸质档案数字化外包管理工作的宝贵财富。管理者将工作流程以及工作细节熟记于心，对于高效的工作和面对棘手的问题或突发的状况，就能够利用自身储备的工作经验去及时应对、灵活解决。第三，档案保密意识。在数字化流程中，各环节都与纸质档案内容密切接触，对人员的保密管理是数字化外包项目平稳运行的关键，也是发包方重点关注的方面。如果保密工作不到位，造成不可估量的损失。第四，信息组织能力。管理者具备一定的信息组织能力，能够准确地进行内容分析，在数字化阶段将完成既定目标，大幅提升数字化水平和完成档案信息系统的信息匹配工作[2]。

2．从业人员计算机应用水平

2.1 硬件熟练程度。对硬件使用的熟练程度是数字化工作的一项基本技能。在工作中，需要使用高速扫描仪、平板扫描仪、高拍仪以及大型图纸专用的扫描仪，同时还包括打印机、复印机、计算机等硬件的使用。作为纸质档案转变为数字档案的核心环节，数字化技术决定着最后的工作成果。

2.2 软件操作技术。对软件的操作是纸质档案数字化水平的重要体现。包括办公自动化软件、图像处理软件等，是对数字档案的质量进行检查并调整的技术，主要集中在修图、做目录数据库、数据挂接几个方面。如果不了解软件的操作，将会使数字化工作难以开展，影响数字档案的质量。

3．管理人员项目管理水平

每个项目是由主管进行全程管理，包括设备、场所、人员、流程、质量等工作具体细节。从管理学的角度出发，包括对项目人员的管理，思考如何合理分配工作岗位，明确个人职责，激发工作动力，发挥出员工的最大价值；对业务流程的管理，能够透彻地认识各流程的特点，分析各工序相互之间的关系，如何将业务流程整合出最高效的工作方式，使工作流程合理化、有序化；对风险的预判和评估，头脑能够时刻保持清醒，深刻认识到纸质档案数字化外包的安全隐患，并有能力进行应急处理。具有全局意识、核心意识，具备一定的管理学基础，有专业的管理团队，才能提高外包项目的管理水平，更好地与档案素养与数字化水平相结合，建立一套完整、系统的纸质档案数字化外包管理制度，保障项目的顺利完成。如果缺少一定的管理能力或是体系，在工作中将会出现了高劳低效的现象，增加了公司的运营成本，降低了工作效率将会影响档案数字化成果的质量，不利于长远发展。

三、加强纸质档案数字化外包管理的措施

1．员工岗位化管理

员工岗位化管理是根据数字化环节的职能，结合各工作岗位的特点，建立多个专业的部门，对其包含的工序进行统一管理。从档案数字化项目工作人员的专业度来看，档案专业水平较低，对各项工作环节掌握不到位，返工现象颇多，因此，基于此问题提出了员工岗位化管理的模式，数字化管理中心下辖档案整理部门、档案鉴定部门、档案著录部门、档案扫描部门和图像处理部门。岗位可设置整理岗、编页岗、裱糊岗、录入岗、标引岗、挂接岗、处理岗、质检岗及校对岗。

在数字化管理中心设置的项目主管必须是精通整个数字化流程的管理者。其培养方式主要从各部门中的优秀复合型人才中挑选，进行多个岗位的培训与实战，最终晋升至主管。在每个部门中，对不同岗位、不同部门进行针对性的业务培训，弥补专业素养的不足。设置级别化岗位职称，并根据工作速度、质量所带来的工作成果以及专业知识考核进行评定，以此激发员工的工作动力。同时，也是提高主管管理能力的有效方法。

在这种管理模式中，打破了以往一个部门负责整个项目的传统模式，能够更加灵活地进行人员管理和能力培养。由数字化管理中心直接负责，每个部门相互平行，设置部门经理，对每一个外包项目直接分配人员，组成一个团队。在这种模式下，能够充分发挥员工的特长，根据不同部门的职能进行有针对性的管理和培训，增强档案专业素养以及提高档案数字化水平，员工的操作熟练度、专业度将大幅提升，同时能够节约一定的资金成本。每一个岗位能够各司其职，全方位地提高工作效率，也节省了大量的时间成本。通过明确自身岗位职责，也有助于解决组织权责不明确的问题。

2．项目网络化管理

依托企业内网，以及各项目上的企业局域网，建立实时监测系统，对各个项目实施动态化管理。通过数字化外包管理中心的控制，实行网格化管理，通过主管在系统中上报日工作量、工作问题等情况，了解各项目的工作进展和需求，从而实现远程对各项目的全方位管理。同时给予发包方不可编辑的访问权限，局限于其进行辅助管理与监督；设立工作量系统，将各工序的日工作量、员工日工作量、工时、月总结等信息进行汇报，能够计算出各工序的平均效率，制定合理的量化考核方案。

通过大量的数据分析，加强企业对项目的宏观控制，保障对纸质档案数字化外包量化管理的需求。使大量数据依靠此平台进行长期保存，更加规范化；设立表单系统，将企业自身以及各项目档案领取加工表、出入库登记表、工作制度等各种需要进行登记的文件材料输入系统中，便于项目上与客户进行工作上的协调，也加强了对档案信息的保密；设立人员信息系统，将各项目工作人员的名字、岗位等必要的详细的个人信息进行登记和备份。对员工的现实工作状态进行跟踪管理，同时负责项目上的考勤和签到，以便公司的考核，免除了纸质版考勤的复杂性。保证各项目上人员的灵活管理，可根据信息进行合理的任务匹配与调整；设立日常需求系统，对工作缺少的用具、需要补充的设备等条件需求直接上报到公司数字化管理总部，从而更迅速地下达指令、集结人员，满足各项目的需要。

项目主管可根据实际工作情况，将出现的问题以及相关调整、建议等及时报告，设立交流区，利用视频功能、语音功能，能够随时进行抽查和监督，开展简单的业务指导，了解真实的工作情况。

3．工序阶段化管理

实体档案整合阶段：本阶段以实体档案为主，通过鉴定纸质档案的价值，有规律地进行组件、排序，对编页环节进行集中管理，是决定数字化效率的基础工作。

实体电子转化阶段：本阶段通过录入，将整合后的档案逐条输入到计算机中，将实体的信息字段转化为电子版。通过扫描，将纸质档案转换成数字图像。这是数字化的决定性环节，也是核心阶段。在外包管理中，此阶段是整个流程中较为机械化的工作，是提高工作速度的最佳控制时期。

电子档案处理阶段：本阶段是纯粹的电子档案工作，全程在计算机中操作，主要集中在档案信息系统或图像处理软件中进行，对数字档案进行细致的去污、纠偏、拼接等技术工作体现出较强的计算机技术。此阶段易出现错误或风险的阶段，需要对外包项目重点管理、反复检查。

实体电子验收阶段：本阶段是一个外包项目自检的过程。对已经完成数字化的纸质档案进行裱糊、装订、装盒，对全部对应好的档案数据进行备份，等待发包方进行验收。本阶段对两种形式的档案展开最后的检查核对，排除前面所有阶段的错误，需要员工进行自觉的自我管理，是管理者进行监督考查的最佳阶段。

4．业务流程条链化管理

业务流程条链化管理就是将一些与数字化工作环节不相关的却又是必不可少的环节补充到数字化业务流程中，形成联合统一的管理模式。外包企业也按照其内容进行数字化。但其中的环节还有很多并未纳入管理中，例如外包用具的购买、档案实体的运输、设备的损坏等一系列存在于数字化过程中的问题，将会导致整个工作流程停滞、断层。比如，在运输环节上，打造自己的外包运输体系，能够及时、迅速地将物品、人员送达到每一个项目。在维护环节，建立风险预估制度及突发事故应急小组，培养一流的技术人才，能够准确专业地解决设备故障、档案风险等问题。针对业务流程出现的问题，提出业务流程的链式管理，能够更加便捷、紧密地进行数字化，提升整个工作流程的速度，保障工作流程的顺畅。