企业知识产权档案管理的问题与对策

李 娜

（凌源市统计局，辽宁 朝阳 122500）

在我国社会主义市场经济发展的大趋势下，保护知识产权在企业的发展中日显重要。知识产权档案记载了知识产权活动智力成果，具有原始记录性、凭证性和法律性，记载了企业的知识产权活动。知识产权档案有助于提高企业的技术创新能力，起到解决知识产权纠纷问题的作用，从而维护了企业知识产权合法权益。

一、企业知识产权档案的含义及作用

企业知识产权档案是企业档案中的一种，是在国内的知识产权活动日益频繁的情势下所出现产生并发展。企业知识产权档案是指企业在所有的知识产权活动工作的过程中，所产生的一切具有保存价值的文件材料，经过收集、归档、整理后形成文件集合，是企业知识产权活动过程的原始记录，并且具有法律性。主要包括了专利档案、商标档案、著作权档案和商业秘密档案等[1]。

企业知识产权档案的作用表现为具有原始记录性、凭证性，部分档案具有法律效力，是对企业的知识产权活动的真实记载，见证了企业知识产权活动过程，在企业面对知识产权纠纷的时候，能够发挥其凭证性作用。

企业知识产权档案曾发挥其凭证性作用，为韩伟集团赢得了百万元的赔偿。“咯咯哒”鸡蛋品牌在我国东北著有名誉，是我国东北地区的第一个农产品的驰名商标。“咯咯哒”商标隶属于韩伟集团，韩伟集团为了保护自家品牌，在70多个国家花费了几十万元对商标进行了保护性的注册，同时将所有与“咯咯哒”同音、谐音的商标在国内都进行了商标的注册。韩伟集团对于知识产权及知识产权档案的重视程度非常之高，其档案室特别注重收集、保护商标档案，商标档案在韩伟集团在解决注册商标争议、打击假冒产品中起到了至关重要的作用。北京一家企业的曾经以“咯咯”品牌将自家鸡蛋在市场上进行销售，韩伟集团知晓后便立即起诉，利用保存齐全完整的商标档案打赢了官司，获得上百万元的赔偿，保护了集团的产品的市场占有率，保护了自家的品牌，维护了韩伟集团的产品的信誉。

二、企业知识产权档案管理中存在的问题

通过查阅知识产权法、专门档案管理等相关书籍以及文献资料，并且利用互联网资源进行检索调查和在实习单位的实际调查分析，发现企业对于知识产权档案的管理存在着很多的问题。

1．企业知识产权档案管理意识薄弱

首先，企业高层的重视程度不够，只寻求最高程度的经济效益，而忽略了知识产权档案对于企业效益和核心价值创造长线的发展以及利益。有些企业的领导不愿意在知识产权档案管理方面进行投资，认为很不划算、十分没有必要。还有一些企业的领导觉得自己的企业不够大，中小型企业用不着管理知识产权档案，觉得大型企业才管理知识产权档案管理，跟自己的企业没有什么关系。从而忽略了档案专业人才的价值，对其并没有准确的评估。其次，少数知识产权档案工作者没有意识到自己工作的使命，认为从事档案工作并不会给企业带来多么大的变化，也不会增加企业的利润、树立企业形象，认为管理知识产权档案是没有必要的工作，是可有可无的，造成档案管理成效不佳[2]。

2．企业知识产权档案收集不全

部分企业目前档案管理人员业务不熟练，相关的业务部门递交上来多少就保管多少，很多知识产权档案的资料只保存了部分的证书，而知识产权的核心的资料却没有保存起来，很多相关的文件资料也并未保存，影响到了企业对于自身的权益的保护。有些企业对于知识产权档案的收集工作不重视，有些相关负责人也不认为知识产权有多么重要，从源头上就阻断了知识产权档案的管理。在专利审批通过后有些设计图纸依旧存放在设计部门，未向综合办公室相关负责人移交，导致了知识产权图纸档案的缺失，甚至出现一些档案流失，档案本身破损和电子档案的数据不可恢复，或者是档案泄密、遗失的情况。

3．企业知识产权档案管理分工不明确

目前我国的企业没有统一的管理模式来对知识产权档案进行管理，管理的方式也很混乱、并不统一，部门职能的分工也不明确。有很多的企业并没有成立专门的负责档案管理工作的部门，相关的知识产权档案、文件资料大多数是由行政办公室、综合办公室或者是业务部门的人员兼管。有些部门的工作人员经常流动、流失，导致了知识产权档案并没有进行交接、出现空档或者是交接时候并没有交接完全，导致了知识产权档案管理工作出现了断层。

三、加强企业知识产权档案管理的措施

1．提高企业档案管理人员的业务素质

知识产权档案的管理工作的源头是企业的员工，所以还要普及知识产权档案的教育工作，定期对员工专业能力进行考核评估从根源上增强员工关于企业知识产权档案的意识，并且提高档案工作人员的法律意识与安全意识，员工入职以后还要进行综合系统的培训，对专业知识、技能、保密工作、安全防范工作都要进行全方面的培训。对于企业相关业务也要进行培训，以使得员工的知识结构越来越完善。在对知识产权档案管理人员进行培训的时候一定要从基础知识开始进行培训，包括档案的管理以及专门档案也就是知识产权档案的管理[3]。

2．建立一套相对完整的企业知识产权档案管理的模式

在企业进行知识产权档案的管理工作时候需要同时建立一套较为完善的知识产权档案管理模式作为管理的规范和准则，以使企业知识产权档案的管理工作越来越规范化且完善。建立完整的企业知识产权档案的管理的模式对于明确各个部门、各部门间管理人员的工作内容和责任划分有着非常大的作用。只有各部门间分工明确、相互配合，在工作中互相合作并且互相支持，在收集相关知识产权文件材料、移交档案，将文件材料进行分类划分总结，将需要保存的、对企业有价值的知识产权文件材料作为档案长久地保存下来，并且不断地完善和调整改进企业知识产权档案工作的管理模式，使得企业知识产权档案的管理工作发挥作用，对企业的发展有重要的意义。

3．制定企业知识产权档案收集、整理制度

3.1 制定企业知识产权档案的收集制度

知识产权档案工作非常重要的一部分就是知识产权档案的收集工作，知识产权档案的收集工作是整个知识产权档案管理工作的基础，是一切的起点。不收集知识产权档案，企业的档案组成也就不完整，日后想要查找、利用起来就十分困难。在收集知识产权档案时候，应该要保持作品、文件资料的完整、准确、系统。企业在收集知识产权档案时主要判断相关部门产生的文件、资料是否具有价值性应当作为档案保存，并且协助知识产权文件资料的形成积累并且整理立卷，再对归档移交进行协助工作，并要指导和监督相关部门的工作，确保最后归档文件准备性、完整性、高质量性。因为各企业的规模、性质、历史和所在行业不同，所以知识产权工作的重点也不相同，侧重的也不一样。在收集工作后对档案类型进行细分，再建立一套完整的知识产权档案的归档制度，归档时一定要明确归档的时间、范围、份数和相关的手续。

3.2 建立知识产权档案的整理制度

知识产权档案整理工作是建立一套完整的管理秩序来管理知识产权档案，使得已经收集、保存的档案有序且条理化的管理，在日后查找、利用的时候也很方便快捷、节省工作效率。知识产权档案的整理是知识产权档案实体管理的核心，是基础性的且十分重要的。知识产权档案整理工作，要在知识产权档案收集齐全、完整后对知识产权档案全宗进行分类、科学的划分，商标档案、版权档案、商业秘密档案以及专利档案都需要明确的分类划分。知识产权工作中所产生的合同档案也包括在知识产权档案中，应随着项目一起保存到相关的档案中。对企业知识产权档案案卷进行分类以后按照日期编号，按照顺序入库摆放整齐、库存整理顺序，使得企业知识产权档案具有系统性和有效性。

4．加强档案载体保存环境

许多知识产权档案的载体会出现各种形式的损坏，针对知识产权档案载体损坏的情况就要严格遵守“八防”的原则，并且因地制宜地进行档案载体保存工作。建立库房的防火制度，管理人员严格遵守，档案库房附近不能有易燃易爆的物品存放，库房禁烟，并且一定要有灭火器，还要定期检查防火装备；防潮：库房内要有温湿度计，及时检查档案室内温湿度的情况，需要时候要开窗通风、洒水增加湿度、降低室内温度或者放置干燥剂；防光：库房要安装窗帘，避免档案受到阳光照射，档案纸质变黄、变脆，损伤档案；防尘：要做好室内外环境卫生处理工作，室内配备吸尘器、窗帘，不定期进行吸尘；防盗：库房的门窗都要加固，安装安全保险门并且加装报警器，节假日的时候要贴封条；防鼠：要定期放置灭鼠药，防止老鼠对档案啃噬造成档案损坏；防虫：档案入库前先杀虫，定期杀虫，放置杀虫剂，库房内禁止食物出现；防水：库房整体防水，检查屋顶，取暖检查暖气管道的情况，确保档案的安全以免损坏。

5．建立电子备份与登记系统

随着科技的发展，计算机技术发展的越来越好。档案大部分载体为纸质和磁介质。纸张与磁介质载体都会随着时间的推移受到一定的损伤，无论保存得多么好，磨损是必然事件。为了知识产权档案能够保存得更加完好，能够被更好的利用，在计算机上建立一套完整的档案入库、移交、利用等活动的记录表格，严格记录知识产权档案活动。在档案入库时，由档案负责人负责将档案进行电子备份，存入到档案人员专用的办公计算机中并加密，防止其他人查看。

总之，随着我国社会主义市场经济大发展，保护知识产权对于企业的发展日益重要。企业的发展离不开自身品牌的保护、核心技术的发展，企业应该重视对知识产权档案的保护，并且合理的保护、开发和利用。