信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策

2021-03-27

中文信息 2021年3期

（山东医学高等专科学校，山东临沂 276002）

一、信息时代高校档案管理工作的重要性

以往档案保存的形式都是纸质的，档案管理人员查阅、保管都不是很方便，破损、丢失都是档案管理时很容易出现的情况。因此为了更好地保障档案管理的有效性，档案管理部门需要耗费一定人力物力资源来开展档案维护工作，与此同时管理人员可以将档案储存在电脑上，这样电脑中就有了备份，档案就不容易丢失或者受到损坏，并且利用信息技术信息检索的效率也会大大提升[1]。

二、信息时代高校档案管理工作面临的挑战

1.管理软件的通用性不强

信息技术在档案管理工作中的应用使得各种档案管理软件开始出现，各大高校档案管理员也都纷纷开始利用档案管理软件来进行软件管理。从当前档案管理工作展开的情况来看，档案管理软件的应用使得档案管理工作的效率有了明显的提升，与此同时也可以减少人力物力的投入。但与此同时目前我国还没有全面应用档案管理软件，软件也没有很强的通用性和兼容性，这样就使得跨区域档案管理和档案调动工作的难度大大增加。

2.信息时代档案管理标准不够规范

任何一项工作的展开都需要有明确的标准，只有标准统一了才能够让各项工作都可以顺利开展，档案管理工作也是如此，严格的标准可以更好地保证档案信息的真实性和安全性。但是从当前我国的发展情况来看，很多高校都没有对档案管理的相关规则进行明确规定，这样就会导致各大高校档案管理人员开展档案管理时无法按照统一的标准，这样必然会使得档案资料的安全性受到损害。

3.档案管理的保密性与安全性仍存在威胁

相比于纸质的保存方式电子档案会更加轻便、容易保存且不容易受到损坏，但是从应用情况来看，由于信息技术的传播速度非常快且容易遭受黑客侵袭，这样就没有办法很好地保证档案的安全性，电子档案也很可能会被人为地篡改，因为和纸质档案相比电子档案没有实物性质，如果电子档案没有及时备份出现意外删除就会导致出现资料损失的情况。

4.相关的法律法规还不够健全

为了有效确保档案管理工作有效，截止到目前我国已经颁布了很多关于档案管理的法律。虽然信息时代下我国还没有关于电子档案形式的相关法律规定，档案管理工作的开展也缺少合理、充分的法律依据，由此可见档案管理工作仍然存在很多需要改进的地方，在以后发展的过程中档案管理人员应当不断地更新自己的观念来帮助提升档案管理工作展开的效果。

三、信息时代高校档案管理工作的优化对策

1.加强软件兼容性的设计

高校档案管理工作主要包括档案的收取和调用，尤其是在学生毕业季，高校档案管理员更应当重点关注档案管理软件的兼容问题，这样才可以更好地保证档案管理工作效果，具体的学校方应当联系相关的软件开发公司，尽可能地选择和系统适配的管理软件。与此同时，学校应当派专门人员定期维修各项设备，及时地更新学校档案管理部门的各种设备设施，保证档案管理工作的硬件设备能够符合要求，与此同时各大高校也应当做好对管理人员的信息化培训工作，全面提升档案管理的信息化程度和专业水平。

2.建立统一信息化档案管理标准，规范管理

一方面国家应该出台有关细则来规范信息化档案管理工作，信息化大背景下为了更好地保证档案管理工作效果相关部门更应当出台相关准则来规范档案管理工作，另外相关部门也应当给予各大高校一定的自主权。不仅如此各大高校也可以在国家出台相关标准之前结合各院校的实际情况来制定一个校内的档案管理办法并且在全校的范围内统一执行，不过如果国家标准已经出台也应当结合国家标准展开工作，注意一定要始终坚持档案管理工作的严谨性和严密性。

3.提高档案管理的安全性与保密性

高校档案对学生之后的成长非常重要，因此各大高校有义务保证高校学生个人档案的安全性和保密性，各大高校在展开档案管理工作时，也要做好档案安全密钥加固工作，如果发现有黑客侵入系就立即启动防火墙装置，按照应急预案展开工作；另外，为了避免调动档案过程中发生信息泄露问题，档案管理人员在调用档案时，一定要有两人以上的负责人员进行签字并盖章；编辑档案信息时也应当立即做好信息应自动备份。

4.完全相关的法律法规

经济的发展带动了档案管理工作质量的提升，不过和发达国家相比还是有一定差距，相关管理人员还是应当始终保持与时俱进的思想，结合档案管理工作的开展情况来完善相关的法律法规，随着信息技术的不断发展档案管理工作也开始逐渐走向电子化、信息化，相关法律也应当及时结合社会的发展情况作出调整，政府也要不断地推出适合电子化档案管理的法律条文来避免出现学生档案泄露的问题，维护学生的合法权益。