新能源电站EPC采购管理的优化研究

白 颢

(中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司，四川 成都 610072)

0 前 言

在当今世界范围内，由于各国持续面临着能源紧缺与环境污染的双重矛盾，因此，以风力发电、太阳能发电为首的新能源发电项目成为了近几年社会发展的重要工程类型。目前，国内的新能源发电项目开发大多采用了EPC工程总承包的模式，该模式与传统模式相比，可以节约投资、简化管理结构并实现全程化的控制。在新能源发电项目中，由于设备物资采购费用往往可占整个项目总投资的60%～80%，因此EPC采购管理对整个项目的建设起着重要的作用。

然而，新能源发电项目往往面临工期紧、任务重的挑战。以四川省甘孜州乡城县某光伏项目为例，按照项目的生产进度，该光伏电站须于当年6月30日完成发电目标。然而，项目总承包合同于同年1月才完成签订，项目前期采购周期短、生产难度大。例如，按照工期推算，主变压器于当年5月20日左右才能运抵工地现场，因为时间紧迫，如果项目部采购及设备运输工程一旦出现问题，必然会影响工期，业主将失去千万余元的发电收益，因此项目部必须做到万元一失。

面对设备占比高、工期紧张的新能源项目，传统项目的EPC采购管理方法往往无法满足项目需求，所以必须对EPC采购管理进行优化。

1 传统的EPC管理

1.1 传统的EPC采购管理流程

EPC采购管理是EPC工程总承包管理的重要组成部分，它是综合质量管理要求、进度管理目标、成本控制目标、健康安全管理目标四个方面，并结合实际采购情况以及采购设备的特点，遵照规定的流程实现价格合理、品质优良、交货及时的全过程管理[1]。传统的EPC采购管理流程如图1所示。

图1 传统EPC采购管理流程

EPC采购应遵循“公平、公开、公正”和“货比三家”的原则，保质、保量并按时以合理的价格采购到相应设备。其主要流程包括采买、催交、检验，按照设备采购管理的不同阶段，大概可以分为以下三个部分：准备期、实施期和收尾期。

(1)准备期工作。设备采购工作以成立采购组织开始。首先要依据《中华人民共和国招标投标法》的要求成立采购小组；然后分析采购需求，熟悉市场，调研相关设备在市场上的采购价格，以及设备所需原材料的供给情况，如设备厂商的业绩情况、潜在供应商的任务饱和度等；最后在完成需求分析和市场调查的基础上，确定采购策略并编制采购计划，明确需要采购的设备名称、规格型号、数量、技术质量标准等。

(2)实施期工作。基于对供应商的调查结果，通过法定秩序评估后，按照采购计划中圈定的供应商短名单进行招标(询价)。编制完成招标文件(询价文件)后，通过公众媒体发出招标公告进行公开招标，或者采取邀请招标的方式选择合格供应商进行投标。收到投标文件后，设备采购小组应在开标后尽快组织相关专家，依据《中华人民共和国招标投标法》的相关规定进行投标文件的评审。评审完毕后，由采购小组负责人牵头召开供应协调会并与最适合的供应商签订合同。签订合同后，采购小组根据实际情况调整采购计划，最后协调安排催交、检验、包装运输等事宜。

(3)收尾期工作。这一时期，采购小组的主要任务是在工地现场完成货物交接，材料处理，缺陷、缺件处理，资料归档、采购总结等工作。

1.2 传统的EPC采购管理在新能源项目中面临的问题与挑战

传统的EPC采购模式以质量安全保证、进度保证、经济保证为核心，使管理工作尽量做到“按程序、有依据、求节约”，即在满足质量安全和进度要求的基础上尽可能降低成本。然而，新能源发电项目建设周期一般为6～12个月，采购周期往往只有3～6个月，并且需要采购的设备繁多，而设备到货时间又相对集中，这给采购管理工作带来了极大的挑战。在新能源发电项目中，采购管理工作主要面临以下问题。

(1)新能源发电项目工期紧、时间少，这对常规采购管理工作的流程、效率、质量带来了巨大的挑战。在传统工程项目中，如水电项目，其建设周期往往需要2～8年的时间，因此采购计划可以预留更多时间进行完善，辟如对重要设备的技术参数进行详细地斟酌和讨论，对供应商的综合实力进行细致地评估。然而，在短、平、快的新能源项目中，考虑到供应商的生产周期以及供货时间，如要保证供货设备及材料不影响工期，就须要在项目实施初期尽快编制并完成采购计划、确定设备采购清单及参数、落实采购进度、加快内部商务合同的审批流程和付款流程，并尽量给设备供应商预留充裕的设备制造时间以及物流运输时间，从而保证设备和材料供应不影响整个新能源发电项目的建设工期[2]。

(2)新能源发电项目具有设备到货时间集中的特点，因此其对物流运输能力、现场卸货能力、仓储管理能力带来了巨大的挑战。在传统工程项目中，如果设备运输或现场交货出现意外现象时，一般EPC总承包方都有较充裕的时间进行后期弥补。但是，由于新能源项目工期紧张，设备和材料物流运输、卸货、仓储管理等就显得尤为重要。另外，EPC总承包方对运输道路必须进行预先踏勘，对主变压器到货后的吊装、油检测、电气调试等过程也应编制详尽的施工方案，并对施工方进行细致地技术交底，确保整个过程的万无一失[3]。

(3)由于采购工作强度高、任务重，这就要求采购管理人员必须具有过硬的综合能力和个人素质。对于新能源发电项目来说，发电容量一般较小，为了保证总承包方的利润，EPC总承包项目部的管理人员数目会相应减少，从而降低人力成本。但是，新能源EPC项目中采购工作的难度却明显大于传统项目，为了保质保量地完成运输、验收、仓储、吊装、调试等工作，这就要求采购及现场物资管理人员具备良好的管理和协调能力，且要一专多能，不仅能把现场的设备物资安排得井井有条，还能兼顾设备调试及安装等诸多指导、协调工作。

(4)在新能源项目采购过程中，商务合同的签订至关重要。虽然新能源项目的主要设备的技术难度比大发电容量的传统项目低，但是设备和材料的生产、供货、运输等对项目部的工期和施工影响巨大，因而必须在商务合同签订前进行周密考虑，否则一旦签订合同后在采购环节出现问题，总承包方将会十分被动，并且有可能承担由供应商供货造成的全部或者部分损失。

2 新能源发电项目中EPC采购管理的优化

针对上述可能在新能源EPC采购管理中存在的问题，本文对传统的采购管理进行了优化分析，希望能提升新能源项目的EPC采购管理工作效率，降低人力、物力、物流等方面的成本，并且全方位为总承包管理工作增值。

2.1 新能源发电项目中的EPC采购管理流程

结合新能源发电项目的自身特点，本文建议优化的EPC采购管理模式如图2所示。新采购管理模式更加注重在日常工作和招标前期利用互联网大数据建立和维护合格的供应商平台库，大大缩短招标前期的工作量；同时通过提升采购人员的综合素质，从商务、履约到催交监造、安装调试等全方位严格把控，以实现采购资源的有效整合，提升采购工作效率[4]。

图2 新能源发电项目EPC采购管理流程

2.2 新能源发电项目中的EPC采购管理特点

与传统的EPC采购管理相比，新的采购管理主要具有以下六个特点。

(1)重视合格供应商平台的优化和维护，简化熟悉市场、接触供应商等前期工作的时间和人力成本，提升供应商甄选时的工作效率。随着互联网技术的日臻成熟以及大数据时代的到来，合格供应商平台的建立和维护对于采购管理工作非常重要。①运转良好、更新及时、数据以及供应商信息充足的合格供应商平台可以帮助采购管理人员迅速熟悉市场行情、把握市场动向，提前排除不合格供应商，并快速掌握所有合格供应商的第一手资料。例如，通过合格供应商平台，我们可以了解到相应供应商的生产规模以及近期的合同签订情况，通过简单计算就可判断该供应商是否具有为我公司供货的能力。②通过供应商的供货地址，结合工地现场的地理位置以及实时交通，使优化后的平台可以判断出设备供应商供货过程中的物流情况，排除供货存在较大困难的供应商，从而减少后期投标、评标过程的工作强度，提升效率。③建立和完善合格供应商平台，可以处理和解决很多设备供货合同签订前的管理工作，从而提升整个采购过程的效率，节约大量的经济和人力成本。

(2)重视与供应商合作的长期性。①基于合格供应商平台，采购管理人员可以掌握与相关供应商合作的历史记录，了解相关供应商在之前合作中的信用度、合同履行、服务质量等情况，甚至可以了解到供应商的企业文化、签订合同时的特有习惯等重要信息，从而在新的合作中采取正确的合作方式，并尽快选择出最适合该项目的供应商。与此同时，保持与优秀供应商的良好合作关系对于新能源发电项目也至关重要。②对于生产周期短、质量及技术要求高的设备，如果多数供应商因为成本或者生产难度的原因而不愿意参与投标时，我们可以用邀请招标的方式，邀请到长期合作、信誉度高的供应商前来竞标，从而避免由于无处采购导致工期延长的尴尬[5]。

(3)高度重视商务合同，严格定义和完善商务合同的内容，降低在后续采购环节中所有可能出现的风险，尽量避免在物流运输、到货验收、安装调试过程中由于设备原因带来的一切损失。鉴于新能源项目的特点，上述过程中的纰漏有时会对项目的工期带来难以弥补的重大损失，因此签订合同时一定要保证合同具有很强的约束力，保证供应商可以严格按照合同要求的时间、设备质量来履行合同。另外，合同中要严格规定由于设备供应商违约所造成的相关责任，避免设备发生意外时出现责任界定不清的情况，尽量将工程总承包方利润受损的风险降到最低。

(4)重视设备监造环节、物流运输环节，确保设备到货时间不影响施工工期。新能源项目工期短的特点要求供应商在生产和运输设备过程中尽可能避免意外以保证时间，尤其是那些重要设备，如风电站的风机、光伏电站的电源板、升压站中的主变压器以及高压开关等。上述设备一旦在生产或者运输过程中受到损坏，其后期重新生产或者修补带来的时间代价以及经济成本通常较高。例如，一个工期为6个月左右的光伏电站，其主变压器生产周期约为2个月，如果发生主变压器在生产或者运输中的损坏，那么该项目的工期可能顺延1～2个月，这相当于延长原有工期的25%～33.3%，对项目工期影响巨大。

(5)高度重视到货验收、物资管理、分类储存等现场工作，提升现场管理人员的协调能力与工作效率。由于新能源发电项目设备和材料具有在短时间内大量到货的特点，以乡城光伏二期项目为例，在短短一个月内共有十二万块太阳板组件、SVG设备、主变压器、GIS开关柜、预制舱设备、二次保护装置、光功率检测系统等陆续到货，这就要求工地现场必须在短时间内协调安排好相应设备的卸货、分类仓储管理工作，同时还要兼顾材料和设备的发放工作，制定相应的计划，做好定额领料、限料发放、建立出入库台账管理系统等工作。以上所有工作都需要在设备到货前做好详尽的设备到货计划，并确保在设备到货前有足够的人力应对。

(6)提升采购管理人员的技术能力，使管理人员能兼顾现场的机电安装、电气调试等工作，为总承包团队节省人力以及管理成本。由于新能源项目的机电安装、电气调试工作相较于复杂的大型火电、风电项目简单，如果选派的采购管理人员既懂商务管理又懂机电技术，那无疑为项目部节省了大量人力成本。另外，具有机电安装、电气调试等工作经验的采购管理人员，更利于对项目前期采购环节的把控，尤其在合同谈判时对相关技术参数及监造过程中对设备生产质量的把控，从而保证设备从运输到安装调试过程的顺畅性和协调性，减少中间沟通环节，降低出现意外的可能性。

3 结 论

本文根据新能源发电项目工期紧、任务重、到货时间集中的特点，在EPC采购管理优化研究中得出：在新能源发电项目采购管理中，可以应用日臻成熟的互联网和大数据技术，维护、完善合格供应商平台，开发平台相关附属功能，与优秀供应商保持长期良好的合作关系；重视合同履约过程中现场物资管理、存放、安装调试工作；在项目货物供应期间做好设备到货检验、卸货、分类存储计划，并编制出入库台账制度，使技术型管理人才在项目中发挥主观能动作用，并在项目采购管理中独当一面。通过优化新能源电站EPC采购管理，保证采购流程顺畅无误，使采购环节紧密结合，高效运转。总之，采购管理是总承包工程能否成功的关键因素之一，对总承包工程的质量控制、费用控制、进度控制都产生较大影响，合理采购对提升企业竞争力，降低经营风险具有重要意义。