办公自动化环境下医院档案管理探讨

王建博

[摘要]现阶段，由于社会的不断进步，有效带动了科学技术的发展。处于新时期背景下，医院需要加强自身的档案管理工作，提升档案管理效率和质量，不断完善医院中不同部门的档案管理体系。在实现档案管理自动化的过程中，提升档案信息的处理水平，提升医院可持续发展的数据管理支持，为医院的良好发展提供充足的源动力。本文针对上述内容展开研究，分析办公自动化背景下，医院档案管理工作在未来阶段的发展情况，为医院的平稳发展提供合理化建议。

[关键词]医院管理；档案管理；办公自动化

[中图分类号]R197 [文献标识码]A

对于医院的服务工作而言，想要始终保持足够稳定的发展势头，需要关注自身的档案管理工作。医院档案资源管理属于服务管理体系中的重要组成部分，医院档案管理工作需要实现办公自动化发展，将各种先进的科学、信息技术应用到医疗服务和基础设施配置方面。不断升级并完善医院内部的档案管理工作，利用办公自动化技术，实现档案管理工作质量的升级。

1 医院档案管理特点

1.1 数据储存安全性

对于档案管理工作而言，数据信息储存是一项重要组成部分。在此前阶段的档案资料储存工作中，大多使用纸质档案，这种纸质档案易受外界因素干扰。在潮湿或温度较高的环境下会发生文字难以辨认或文字丢失的情况，部分资料还会出现画面质量失真等诸多问题，对档案管理工作产生直接影响。但是，在应用办公自动化技术之后，档案的储存效率、储存安全性和管理效率都会大幅度上升。

1.2 高效性

针对办公自动化的实际应用情况展开分析，大部分使用单位和企业会使用办公自动化系统，为企业自身的可持续发展和稳定运行提供可靠保障[1]。传统档案管理工作中，大多采用人工管理方式，这种管理方式存在很多弊端。工作人员的劳动强度和劳动量非常高，并且管理质量和管理效率普遍不高。除此之外，医院中的部门较多，各个不同科室如果同时采用人工档案管理方式，出现差错的概率很大。但是，应用办公自动化系统能够很好地改善上述问题，能够有效提升管理效率，减少工作误差的出现[2]。

1.3 资源共享性

医院办公自动化背景下，可以有效实现各种档案资源的数据共享，能够进一步优化档案资源的有效利用。如微信、QQ等社交软件，均能够进行信息传输作用，并且信息传输的安全性和准确性也能够得到更为有效的保证。在档案管理工作中，还可以通过文字检索的方式进行档案资料的查询，减少人工查找需要的时间，大大提升了管理效率。

2 档案管理主要问题分析

2.1 缺少健全的管理制度

在当前阶段的档案管理工作中，医院体系中的档案管理工作缺少足够健全的管理制度保障，硬件设施和软件设施相对不足。这些情况会对档案管理工作的效率和质量造成直接影响。在医院进行档案管理期间，资源浪费的情况时有发生，档案管理质量会逐渐下降。出现这种情况的主要原因是档案管理制度的缺失，没有可靠的制度做支撑，档案管理工作无法做到尽善尽美，并且工作期间产生的实际问题也会更多。

2.2 办公自动化系统不够完善

对于当前阶段的医院系统而言，办公自动化系统尚属于一种比较陌生的新科技，对该系统的了解程度不深。很多人则从未接触过这类办公系统。同时，办公自动化系统在当前阶段的技术开发并不完善，很多功能尚处于研发阶段，在应用过程中存在不稳定性，极有可能造成卡顿、延迟等情况，此时出现数据丢失的可能性非常高。因此，需要提升办公自动化系统的研发力度，进一步优化办公自动化系统的各项服务功能。

2.3 专业人员数量较少

医院中缺少足够专业、足够数量的人才操控办公自動化设备。在医院正式引进办公自动化系统之后，工作人员在使用过程中缺少规范性，同时还会闲置大部分系统功能。这种情况非常容易造成新系统的运行不畅，对档案管理工作质量和工作效率造成不利影响。

3 办公自动化背景下，档案管理工作需要采取的有效措施

3.1 改变传统档案管理工作方式

处于新时期背景下，医院档案管理工作需要应用办公自动化系统，对传统档案管理模式进行改革，保证档案管理期间的文件独立性，保证每一份文件都能够作为一个基本单位进行传输。通过这样的改革方式，促进文件归档工作的高效完成。在此基础上，还需要提升自动办公系统的完整性，保证办公自动化系统的应用能够取得应有效用。为进一步优化办公系统的构建工作，需要保证信息部门和技术部门之间的有效交流和沟通，通过这样的方式为办公自动化系统提供科学的运行保障。

3.2 促进工作人员专业素养的提升

在医院档案管理工作期间，需要有效满足办公自动化档案管理工作提出的实际需要，针对工作人员的专业素质进行锻炼，用以保证档案管理工作的高效性。对于部分比较复杂的办公自动化管理方式，需要端正员工的工作态度，保证工作质量，保证档案资料的管理工作效率和质量。在此期间，管理层可以设定相关奖惩制度，表彰优秀员工，对工作表现不良的员工进行批评教育，通过这样的方式能够有效提升医院档案管理工作人员的整体素质。

3.3 完善档案管理制度

对于医院的档案管理工作而言，需要在足够完善的制度支持下才能够取得更加优质的工作效果。因此，完善现有档案管理制度内容属于一项必要性工作。在日常工作期间，工作人员需要针对不同类型的档案进行归纳和整理。由于医院的部门和科室较多，在制度存在缺陷的情况下，档案管理工作非常容易出现误差，并且会对档案管理工作造成非常严重的影响。针对这种情况，需要医院为档案管理工作制定足够完善的工作制度，用以保证档案管理工作能够正常展开。与此同时，还需要针对现有管理制度进行优化，保证管理制度能够有效迎合不同时间、不同科室、不同部门的档案管理需求。

4 结语

综上所述，对于医院档案管理工作而言，提升档案管理效率和管理质量，需要充分发挥办公自动化系统的支持，进而实现档案管理工作的便捷性和高效性。与此同时，还能够为档案资料的安全性、可靠性、完整性提供切实可靠的安全保障。此外，对传统档案管理模式进行转变和革新，能够在档案管理工作的发展过程中实现现代化、信息化发展。

参考文献

[1] 王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016，13（24）：148-149.

[2] 房建玲.办公自动化环境下的医院档案管理探讨[J].管理观察，2017，37（3）：113-115.