巧施妙招快速整理工作表为A4样式

俞木发

对于超过A4页面的文档，如果需要将内容打印在一张A4纸上，我们可以先在Excel中依次切换到“视图→页面布局”，然后再切换到“视图→普通”，这样在当前页面就会使用虚线显示A4纸的范围，可以看到文档的右侧超出A4范围（图1）。

如果要在一张A4纸上打印上述文档，切换到打印预览窗口后在“设置”栏的下方选择“将工作表调整为一页”，这样就可以将文档缩为符合A 4 纸打印的样式了。不过需要注意的是，这里对文档进行缩放，A5、A6列的内容（即户口所在地和常年居住地址）变成堆叠在一起无法完全显示，因此我们还要进行再次调整（图2）。

因为所有工作表的结构都是一样的，所以为了调整的方便，可以录制一个宏（设置快捷键为“Ct rl +W”），宏的内容是调整A列的列宽到合适的位置，使得打印预览后可以完全显示单元格的内容。然后将宏保存到“个人宏工作簿”，这样打开其他的文档后，按下“Ctrl+W”即可实现批量调整，完成调整后再进行打印即可打印在一张A4纸上了（图3）。

上面的操作仅是在打印时进行缩放操作，如果需要批量将文档转换为A4样式显示，那么我们可以借助VBA脚本实现。先将所有需要调整的文件全部放置在一个目录下，打开其中的任意一个文档，同上使用录制宏（假设宏名为“aa”）的方法对文档的列宽进行调整，使得文档内容正好显示在A4区域中。

接下来到“https：//share.weiyun.com/7JJxgtr4”下载所需的代码文件，按下“Alt+F11”组合键，然后点击“插入→模块”，将下载的代码粘贴到代码框中，再打开上述录制的宏aa，将其中类似“Columns（"G：G"）.ColumnWidth=2.13”的调整列宽代码粘贴到“sht.PageSetup.PaperSize=xlPaperA4”和“Next”之间（圖4）。

这样只要运行此代码，便会依次自动打开目录下的所有文档并自动调整列宽，使得文档的内容正好在A4纸的区域之内。